Die sorgfältige Erstellung einer Antwort auf eine geschäftliche E-Mail - ob von einem Kunden, Interessenten, Vorgesetzten oder Kollegen - kann den entscheidenden Unterschied ausmachen, um die gewünschte Reaktion und Reaktion sicherzustellen.
Den Schriftsteller verstehen
Schauen Sie sich genau an, wer die E-Mail geschrieben hat, da dies eine Rolle im Internet spielt Niveau der Formalität Sie verwenden, um zu antworten. Beispielsweise schlägt der Experte für E-Mail-Etikette Lindsay Pollak vor, auf eine E-Mail zu antworten, die die formale Sprache verwendet, indem eine ähnliche formale und höfliche Sprache verwendet wird. Wenn der Absender einen informellen Ton verwendet, verwenden Sie einen entspannteren Ton, aber halten Sie ihn professionell.
Bestimmen Sie das Ergebnis
Herausfinden, was Aktion, die der Leser ausführen soll sobald du antwortest Wenn Sie beispielsweise eine Antwort an einen Interessenten senden, möchten Sie, dass diese kaufen. Wenn Sie Ihrem Chef jedoch eine Antwort senden, möchten Sie, dass er sich für professionell und kompetent hält. Antworten auf Leute ungefähr Kundendienstprobleme sollte zu einem zufriedenen Kunden führen, der das Gefühl hat, dass seine Bedürfnisse erfüllt wurden.
Tipps
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Warten Sie, bis Sie sich beruhigt haben, um auf eine umstrittene E-Mail zu antworten.
Beschreiben Sie das Ergebnis in Satz 1
Verwenden Sie den ersten Satz Ihrer Antwort auf Beschreiben Sie, was Sie erreichen möchten, schlägt Geoffrey James vor, ein beitragender Redakteur bei Inc. Wenn beispielsweise ein Kunde eine E-Mail mit einer Beschwerde sendet, verwenden Sie den ersten Satz, um zu sagen, dass Sie das Problem lösen möchten, damit sich der Kunde mit dem Kauf zufrieden und zufrieden fühlt.
Machen Sie Ihre Punkte
Nun ist es Zeit zu erklären, wie Sie Ihren ersten Satz verwirklichen wollen. Benutzen kleine Absätze um Punkte zu machen James empfiehlt die Verwendung von Beweisen, um die in Ihrer Antwort beschriebenen Ideen zu sichern. Je nach Thema und erforderlicher Handlung können Beweise so einfach sein, dass sie auf eine Tatsache hinweisen oder so umfassend sind, dass sie mehrere themenspezifische Details angeben. Wenn Ihr Chef beispielsweise fragt, warum Sie eine genehmigte Ausgabe wünschen, geben Sie ein oder zwei Fakten dazu an, wie die Genehmigung der Ausgaben der Abteilung oder dem Unternehmen im Allgemeinen zugute kommt.
Geben Sie einen Aufruf zum Handeln an
Verwenden Sie Ihren letzten Satz zu Wiederholen Sie, was der Leser als nächstes tun soll. Dieser Satz sollte mit Ihrem einleitenden Absatz Hand in Hand gehen. Um beispielsweise Ihren Kunden glücklich zu machen, erläutern Sie den Schritt, den Sie zur Behebung des Problems unternehmen möchten.
Ausloggen
Zum Schluss verwenden AbmeldewörterB. "Best" oder "Thank You", damit der Empfänger weiß, dass er das Ende der E-Mail erreicht hat, schlägt Forbes-Mitarbeiterin Susan Adams vor. Fügen Sie Ihren Namen hinzu und fügen Sie Ihre geschäftliche Signatur in alle E-Mails ein. Die Unterschrift sollte Ihren vollständigen Namen, Firmennamen und Kontaktinformationen enthalten, einschließlich Telefonnummer und Website-Adresse.
Tipps
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Überprüfen Sie Ihre E-Mails vor dem Klick auf "Senden" und prüfen Sie die Rechtschreibprüfung. Andernfalls können Fehler aufgrund von Fehlern schlampig und unprofessionell wirken.
