Wenn Unternehmen die Aufgabe haben, einen Vertrag abzuschließen, werden sie häufig qualifizierten Einzelpersonen, Unternehmen und Auftragnehmern, die in der Lage sind, die Aufgabe auszuführen, eine Angebotsanfrage (Request for Proposal - RFP) ausstellen. Ob Sie die Stelle erhalten oder nicht, hängt weitgehend von den Kontakten des Unternehmens ab, das die Ausschreibung ausgestellt hat, aber auch davon, wie Sie auf die Anfrage antworten. Das Senden eines Angebots als Antwort auf eine RFP ist viel formeller als das Senden einer E-Mail-Antwort, um Ihr Interesse zu bekunden, und sollte auf professionelle Weise erfolgen. Wenn Sie in einem für Sie interessanten Projekt eine Ausschreibung erhalten haben, gehen Sie wie folgt vor, um richtig zu antworten.
Lesen Sie die RFP und stellen Sie sicher, dass Sie genau verstehen, was das Unternehmen will. Rufen Sie den Unternehmenskontakt am Telefon an, wenn Sie sich bezüglich der Punkte unsicher sind und eine Klarstellung benötigen. Ein kurzes Interview mit dieser Person ist viel professioneller als das Senden einer Antwort, die die Anfrage falsch interpretiert. Es hat auch den Vorteil, dass Sie eine persönliche Einführung erhalten, die hilfreich ist, wenn das Unternehmen die Gelegenheit hat, Ihren Vorschlag zu überprüfen.
Erstellen Sie eine Übersicht für Ihre Antwort. Die RFP, die Sie erhalten haben, wies wahrscheinlich ein bestimmtes Format auf, um die Wünsche des Unternehmens mitzuteilen. Verwenden Sie dies als Leitfaden zum Erstellen einer Gliederung. Beginnen Sie mit der Erstellung einer Aufzählung aller Abschnittsheader. Erstellen Sie für jede dieser Fragen eine Liste mit zu beantwortenden Fragen und zu behandelnden Problemen. Wenn Sie eine Übersicht dieser Art erhalten, die Sie durch den Prozess der Ausarbeitung Ihres Vorschlags führt, wird es Ihnen leichter fallen, auf die Ausschreibung klar und präzise zu antworten.
Stellen Sie ein Team zusammen, um den Vorschlag zu erstellen. Einige Personen in Ihrer Organisation verfügen möglicherweise über Fachkenntnisse auf dem Gebiet, auf das sich der Vorschlag bezieht, während andere über ein spezielles Talent für das Verfassen schriftlicher Dokumente verfügen. Stellen Sie ein kleines Team zusammen, um sich zu treffen und die Details des angeforderten Vorschlags auszuarbeiten.
Schreiben Sie den Vorschlag. Der Inhalt variiert von RFP zu RFP, es sind jedoch einige Richtlinien zu beachten. Identifizieren und beantworten Sie alle Fragen, die von der RFP gestellt wurden, und sprechen Sie alle Bedenken des Unternehmens an. Haben Sie keine Angst davor, einen Mehrwert zu erzielen, indem Sie die wichtigsten Elemente identifizieren, die Sie anbieten können, andere jedoch nicht. Sie sollten auch ein klares Verständnis für die Anforderungen der Angebotsanforderung haben, indem Sie bestimmte Leistungen angeben, die Sie als Teil des Projekts bereitstellen, sowie einen voraussichtlichen Zeitplan für jedes Projekt und eine Preisaufschlüsselung für alle Aspekte des vorgeschlagenen Projekts.
Zeichnen Sie die zusätzlichen Elemente, die mit Ihrem Vorschlag eingereicht werden. Schreiben Sie zunächst eine kurze Zusammenfassung, die einen kurzen Überblick über alles enthält, was im Vorschlag enthalten ist. Sie sollten auch ein einseitiges Dokument verfassen, in dem der Fokus und das Fachwissen Ihres Unternehmens erläutert werden. Ersetzen Sie dies durch eine persönliche Biografie, wenn Sie eher eine Einzelperson als eine Firma sind. Beenden Sie zum Abschluss ein kurzes Anschreiben, in dem Sie erläutern, wie Sie die Ausschreibung erhalten haben und an dem Projekt interessiert sind, und um anzugeben, dass der beigefügte Vorschlag zur Prüfung eingereicht wird. Fügen Sie vollständige Kontaktdaten in das Begleitschreiben und in den Vorschlag ein.
Senden Sie das Material an das Unternehmen, das die RFP ausgestellt hat. In der Ausschreibung wurde wahrscheinlich ein Datum angegeben, bis zu dem die Materialien zurückgegeben werden sollten. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Materialien vor diesem Datum einreichen. Es ist auch eine gute Idee, eine Woche nach diesem Termin mit dem Unternehmen Kontakt aufzunehmen, um zu fragen, ob Sie weitere Informationen zu dieser Angelegenheit bereitstellen können.
Tipps
-
Unternehmen treffen nur selten eine Auswahl auf der Grundlage des Vorschlags. Im Allgemeinen ist es jedoch eine gute Politik, immer auf eine RFP zu antworten und einen guten Glauben zu unternehmen, um möglichst detaillierte Informationen zu liefern, die so professionell wie möglich dargestellt werden.
