In schriftlicher Geschäftskorrespondenz wird häufig eine Anrede verwendet, wenn Sie den Brief oder die E-Mail-Nachricht starten und beenden. Die Anrede, mit der Sie Ihre Nachricht beginnen, gibt den Ton für den Rest der Korrespondenz vor.
Bevor Sie mit Ihrer Kommunikation beginnen, müssen Sie wissen, an wen Sie schreiben und welche Formalität Sie für diese Art von Kommunikation verwenden müssen. Während viele Organisationen in ihrer geschäftlichen Kommunikation formale Sprache verwenden, gibt es auch viele Unternehmen, in denen gelegentliche Geschäftssprache akzeptiert und gefördert wird.
Wählen Sie eine Geschäftsbriefbegrüßung aus
Die geschäftlichen Anreden, mit denen Sie Ihre Nachricht beginnen, hängen davon ab, ob Sie den Namen der Person kennen, an die Sie schreiben. Wann immer möglich, richten Sie Ihren Brief oder Ihre E-Mail an eine bestimmte Person. Auf diese Weise erregt die Nachricht ihre Aufmerksamkeit. Wenn Sie ihren Namen jedoch nicht kennen, gibt es einige formale Optionen, die Sie verwenden können: "Zu wem es möglicherweise gehört", "Sehr geehrte Damen und Herren", "Grüße" und "Hallo".
Wenn Sie den Namen der Person kennen, an die Sie Ihre Korrespondenz richten, müssen Sie sie richtig buchstabieren. Wenn Sie den Namen einer Person in einer geschäftlichen Umgebung falsch schreiben, zeigt dies Nachlässigkeit oder sogar mangelnden Respekt.
Hier finden Sie einige Beispiele für formale Anrede, die Sie verwenden können, wenn Sie den Namen der Person kennen, an die Sie schreiben: "Sehr geehrter Name", "An Name" und "Hallo Name". Abhängig von Ihrer Beziehung zum Empfänger können Sie möglicherweise ihren Vornamen verwenden. Wenn es sich um eine sehr formelle Beziehung handelt, ist es besser, wenn Sie "Herr", "Frau" oder "Frau" gefolgt von ihrem Nachnamen verwenden.
Zu den typischen Beispielen für gelegentliche Geschäftsabläufe gehören "Hi Name" und "Hey Name". Verwenden Sie diese nur, wenn Sie die Kultur der Organisation gut kennen und bestätigen können, dass sie zufällig ist. Sie sollten diese Art von Anreden nicht für formelle Korrespondenz wie Anschreiben, Empfehlungsschreiben oder Untersuchungsschreiben verwenden, unabhängig davon, wie zufällig die Organisation ist. Es empfiehlt sich, diese gelegentlichen Anreden nur in Fällen zu verwenden, in denen eine Geschäftsbeziehung besteht.
Versuchen Sie diese Geschäftsbriefverschlüsse
Achten Sie beim Abmelden bei Ihrem Brief oder Ihrer E-Mail darauf, dass Sie einen Abschluss verwenden, der dem Ton entspricht, den Sie in der Anrede und im Text des Briefes verwendet haben. Wenn Sie zum Beispiel die E-Mail mit einem zufälligen „Hi Name“ gestartet haben, sollten Sie wahrscheinlich keinen formellen Geschäftsbrief wie „Respektvoll davor“ verwenden.
Diese Geschäftsbriefe können in formelleren Briefen und E-Mails verwendet werden: "Mit freundlichen Grüßen", "Mit freundlichen Grüßen", "Mit freundlichen Grüßen", "Sehr respektvoll", "Mit freundlichen Grüßen" und "Mit freundlichen Grüßen" Der Ton ist am besten für Organisationen geeignet, in denen die formale Korrespondenz die Norm ist, oder für Dokumente formellerer Natur, wie beispielsweise Anschreiben.
Hier ein paar abschließende Beispiele für informelle Korrespondenz: „Danke“, „Vielen Dank“, „Beste Wünsche“ und „Beste Wünsche“. Diese Art von Geschäftsbriefenschließungen eignet sich am besten für Unternehmen, die eine geschäftliche Freizeitatmosphäre haben und mit Menschen, mit denen Sie eine feste Bindung haben. Verwenden Sie keinen zwanglosen Ton für das Abmelden von wichtigen formellen Dokumenten.
