Obwohl einige Kleinunternehmer lieber eine Wurzelkanaloperation haben als ihre eigene Buchhaltung, ist die Buchhaltung ein unverzichtbarer Bestandteil der Führung eines Unternehmens. Die Vorteile der Buchhaltung liegen in der Fähigkeit, eine numerische Geschichte über das Geschehen in Ihrem Unternehmen zu erzählen - eine, die Ihnen helfen kann, Betriebsabläufe zu verbessern, profitabler zu sein und Ärger mit lokalen und staatlichen Steuerbehörden zu vermeiden. Eine gründliche und genaue Buchhaltung kann Ihnen auch dabei helfen, sich mit potenziellen Kreditgebern und Investoren auseinanderzusetzen, wenn Ihr Unternehmen nach einer Finanzierung sucht.
Tipps
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Die Vorteile der Verwendung von Accounting in Business sind mit den Erkenntnissen der Zahlen verbunden. Diese Zahlen helfen Ihnen zu verstehen, was gut läuft und wo Verbesserungsbedarf besteht.
Was ist das Hauptziel der Rechnungslegung?
Das Hauptziel der Buchhaltung besteht darin, die Einnahmen und Ausgaben Ihres Unternehmens zu verfolgen. Einnahmen sind alles Geld, das aus Ihrem Verkauf von Waren und Dienstleistungen und jeglichen anderen Einkünften, wie z. B. Zinsen oder Mieten oder vereinnahmten Lizenzgebühren, in Ihr Unternehmen fließt. Ausgaben sind alles, was Ihr Unternehmen für seinen Betrieb und seine Infrastruktur kauft, wie Material, Arbeit, Miete, Verbrauchsmaterial, Porto, Versicherung, Fahrzeugkosten, professionelle Dienstleistungen, Werbung und Ausrüstung.
Die Informationen, die Ihr Buchhalter oder Steuerberater über Einnahmen und Ausgaben erfasst, werden in die Erstellung von Buchhaltungsberichten einbezogen, die unverzichtbare Informationen über die Finanzlage Ihres Unternehmens enthalten. Diese Berichte helfen Ihnen, Ihre Stärken zu definieren und Ihre Schwächen zu beheben. Sie liefern Ihnen auch die Informationen, die Sie für die Steuermeldung benötigen.
Die Gewinn- und Verlustrechnung ist eine Zusammenfassung Ihrer Buchhaltungsinformationen über Einnahmen und Ausgaben. Es zählt alle Ihre Einkäufe in relevanten Kategorien auf, z. B. Miete und Lohnabrechnung, und listet diese Beträge auf, um eine Übersicht zu erhalten. In ähnlicher Weise werden die eingehenden Einnahmen basierend auf der Einkommensquelle zusammengefasst, z. B. Großhandelsverkäufe oder Einzelhandelsverkäufe. Ihre Gewinn- und Verlustrechnung ist wichtig, weil sie zeigt, wie viel Sie am Ende des Tages tatsächlich verdient haben. Diese untergeordnete Zahl ist der Betrag, der nach Abzug der Gesamtkosten vom Gesamtumsatz übrig bleibt.
Eine Bilanz ist eine Momentaufnahme Ihrer gesamten finanziellen Leistungsfähigkeit zu einem bestimmten Zeitpunkt. Es ist wichtig, weil es Ihren Nettowert zusammenfasst. In der Vermögensübersicht der Bilanz sind alles aufgelistet, was Ihr Unternehmen besitzt, einschließlich Kassenbestand, durch Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, Inventar in Ihren Regalen sowie wertvolle langfristige Einkäufe, wie z. B. wichtige Ausrüstungsgegenstände. Die Passivseite Ihrer Bilanz enthält alles, was Sie schulden, einschließlich kurz- und langfristiger Kreditsalden und Verbindlichkeiten. Der Nettovermögenswert Ihres Unternehmens wird auf der Grundlage der Informationen in Ihrer Bilanz berechnet, indem Sie Ihre gesamten Verbindlichkeiten von Ihrem Gesamtvermögen abziehen.
Eine Kapitalflussrechnung oder ein Cash-Flow-Pro-forma ist ein Buchhaltungstool, mit dem Sie vorhersagen können, wann Ihnen Kapital zur Verfügung steht und wann Liquiditätsengpässe bestehen. Der Abflussteil der Abrechnung enthält eine Auflistung aller erwarteten eingehenden Barmittel nach Monat. Dieses Geld muss nicht unbedingt aus Einnahmen aus dem Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen stammen. Es kann auch Kapital aus Darlehen oder Investitionen enthalten. Der Abflussteil der Abrechnung umfasst alle erwarteten ausgehenden Barmittel, einschließlich Lohnkosten, Materialkosten, Miete und Versicherungszahlungen. Ihre erwarteten Ausgaben umfassen nicht nur abzugsfähige Geschäftsausgaben. Sie werden auch Zahlungen des Darlehensbetrags aufgeführt, die nicht steuerlich absetzbar sind und nicht in der Gewinn- und Verlustrechnung erscheinen. In der unteren Zeile jeder Spalte werden die Ausgaben für ausgehende Ausgaben angezeigt, die von den eingehenden Barmitteln abgezogen werden. Sie geben an, wie viel Geld am Ende des Monats verfügbar sein wird.
Was ist der Zweck eines Buchhalters?
Ihr Buchhalter hat die Aufgabe, die Arbeit Ihres Buchhalters zusammenzufassen, indem Sie die Ledger zu Berichten zusammenfassen. Ihr Steuerberater kann auch Ihre Steuerformulare ausfüllen und Sie beraten, wie Sie Ihr Geld am besten ausgeben und sparen können. Je nach Ihrem Komfort beim Arbeiten mit Zahlen, der Komplexität Ihres Unternehmens und Ihrer Steuersituation müssen Sie möglicherweise einen professionellen Steuerberater einstellen.
Der Buchhalter hat die Aufgabe, Quittungen und Rechnungen in eine Datenbank, ein Ledger oder eine Tabelle einzugeben, um Ausgaben und Verkäufe zu verfolgen. Die meisten Buchhaltungssysteme sind computergestützt, da Buchhaltungsprogramme Nummern schneller und effizienter organisieren und hinzufügen können als manuelle, handschriftliche Systeme. Sie benötigen jedoch kein Computerprogramm, um die Buchhaltung Ihres Unternehmens durchzuführen. Ein handgeschriebenes System, das Umsatz und Ausgaben erfasst, liefert auch die Informationen, die Sie benötigen.
Sie können Ihre eigene Buchhaltung durchführen, indem Sie Einnahmen und Ausgaben nachverfolgen und diese Informationen auf eine für Sie und Ihren Buchhalter nützliche Weise verfolgen. Die Informationen sollten leicht lesbar und verständlich sein und die finanziellen Aktivitäten Ihres Unternehmens genau widerspiegeln. Ihre Buchhaltungsinformationen sind für Ihren Steuerberater von Nutzen, da er die erforderlichen Informationen zum Erstellen von Steuerberichten und Darlehensunterlagen enthält. Dieselben Informationen können intern nützlich sein, um Einblicke in Ihr Unternehmen zu gewähren, z. B. um anzuzeigen, wie viel von Ihrem Einkommen aus den Großhandelsverkäufen im Vergleich zu den Einzelhandelsverkäufen und wie viel Sie für Material im Vergleich zu Arbeitsaufwand ausgeben.
Selbst wenn Sie einen Steuerberater und einen Buchhalter beauftragen, um Ihre Finanzinformationen zu organisieren und Ihre Steuerformulare vorzubereiten, haben Sie als Unternehmer immer noch Buchhaltungsaufgaben. Sie müssen alle erforderlichen Informationen speichern, z. B. die Rechnungen, die Sie schreiben, und die Quittungen, die Sie für geschäftliche Einkäufe erhalten. Je organisierter diese Dokumente sind, wenn Sie sie zu Ihrem Buchhalter und Buchhalter bringen, desto weniger müssen Sie für ihre Zeit bezahlen. Ein Buchhalter benötigt mehr Zeit, um einen Schuhkarton voller Quittungen zu organisieren, als methodisch durch eine Datei zu arbeiten, deren Schreibarbeit bereits nach Datum oder nach Kreditkartenkonto sortiert ist.
Was sind die Rechnungslegungsregeln?
Die Regeln der Rechnungslegung regeln die Art und Weise, wie Aufwendungen und Erträge als Lastschriften oder Gutschriften in ein System eingegeben werden. Diese Regeln regeln die doppelte Buchführung, ein System, das seit dem späten Mittelalter weit verbreitet ist. Doppeleinstiegssysteme erfassen nicht nur Ihre Einnahmen und Ausgaben, sondern zeigen auch, wie sich Geld und Vermögenswerte in Ihrem Unternehmen bewegen. In einem Doppelbuchungssystem muss jede Buchung, die als Lastschrift eingegeben wird, mit einer entsprechenden Gutschrift abgeglichen werden und umgekehrt. Die Alternative zur doppelten Buchführung ist ein System mit nur einer Buchung, in dem Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben ohne integrierte Protokolle auflisten und abgleichen, um diese Einträge mit Ihrer tatsächlichen finanziellen Situation in Einklang zu bringen.
Bei der Arbeit mit persönlichen Konten sollte eine Person, die Vermögenswerte an das Unternehmen übergibt, gutgeschrieben werden, während der Empfänger oder das Unternehmen belastet wird. Dies erscheint nicht intuitiv, da die Gelder die Hände des Einzelnen verlassen haben und in die Hände des Unternehmens übergegangen sind. Buchhaltungskonten beschreiben jedoch nicht immer tatsächliche Barguthaben. Sie beziehen sich vielmehr auf geschuldete Beträge oder deren Besitz. Wenn eine natürliche Person, z. B. ein Eigentümer, Geld an ein Unternehmen überweist, erhöht oder verbilligt diese Transaktion das Konto und stellt den Betrag dar, den das Unternehmen dieser natürlichen Person schuldet. Dieselbe Geldüberweisung verursacht eine Belastung für das Geschäftskonto, denn obwohl das Bargeld vorhanden und verfügbar ist, ist es jetzt der Person geschuldet, die es zur Verfügung gestellt hat.
Wenn Sie mit realen Konten wie Immobilien und Maschinen arbeiten, müssen Sie nach den Regeln der Buchhaltung neue Einkäufe und Gutschriften belasten, die Sie verkauft oder anderweitig außer Dienst gestellt haben. Das Asset wird ursprünglich als Lastschrift gebucht, weil Sie Geld ausgegeben haben, um es zu erwerben. Wenn Sie das Produkt verkaufen oder aus dem Betrieb nehmen, nachdem es seine Nutzungsdauer überschritten hat, entfernen Sie die Belastung oder schreiben das Konto gut, das Ihnen den Betrag darstellt, den Sie beim Kauf schulden.
Wenn Ihr Unternehmen Material kauft oder Miete zahlt, müssen Sie nach den Regeln der Buchhaltung diese Transaktionen als Lastschriften buchen. Wenn Sie dagegen Produkte oder Dienstleistungen verkaufen, behandelt Ihr Buchhaltungssystem diese Transaktionen als Kredite. Einkäufe, für die ausstehende Mittel erforderlich sind, verringern das Kapital Ihres Unternehmens und werden daher als Lastschriften erfasst. Einnahmen und andere Gewinne, wie etwa eingehende Mietzahlungen, erhöhen das Kapital Ihres Unternehmens, sodass sie als Kredite erfasst werden.
Diese Buchhaltungsregeln bestimmen zwar, wie jede Transaktion in Ihrem Buchhaltungssystem angezeigt wird, Sie müssen sie jedoch nicht wirklich verstehen und anwenden, es sei denn, Sie geben Einträge in ein Buchungssystem mit doppeltem Eintrag ein, das nicht für die Organisation Ihrer Informationen vorprogrammiert ist. Wenn Sie beispielsweise ein handschriftliches Ledger als Grundlage für Ihr Buchhaltungssystem verwenden, müssen Sie bei jeder Eingabe entscheiden, ob diese Transaktion eine Lastschrift oder eine Gutschrift darstellt und wo die entsprechende Lastschrift oder Gutschrift erscheint. Wenn Sie jedoch Buchhaltungssoftware wie QuickBooks verwenden, werden Ihre Schecks, Rechnungen und Verkaufsbelege automatisch zusammen mit den entsprechenden Lastschriften oder Gutschriften auf den entsprechenden Kredit- und Lastschriften angezeigt.
So verwenden Sie die Buchhaltung in Unternehmen
Die Vorteile der Buchhaltung sind nicht nur eine Frage der guten Geschäftsstrategie, obwohl die Rechnungslegungsinformationen Ihnen sicherlich beim Strategisieren und Planen helfen. Ohne ein Buchhaltungssystem kann kein Unternehmen überleben. Wenn Ihr Unternehmen Einkäufe und Verkäufe tätigt, ohne die von Ihnen gekauften und verkauften Beträge zu verfolgen, können Sie nicht feststellen, ob Sie am Jahresende einen Gewinn erzielt oder einen Verlust erzielt haben. Sie wissen nicht, wie viel Sie schulden und wie viel Sie besitzen. Sie können also nicht einschätzen, wie viel Bargeld Sie für den persönlichen Gebrauch abheben können und wie viel Sie für Ihr bevorstehendes Geschäft auf Ihrem Bankkonto haben sollten Kosten.
Buchhaltungsinformationen geben auch wertvolle Einblicke in die Unternehmensabläufe. Damit können Sie Ihre Verkäufe in verschiedenen Kategorien im Zeitablauf vergleichen, z. B. Trends für verschiedene Produkte an verschiedenen Vertriebsstandorten betrachten. Sie erhalten die Tools und Informationen, mit denen Sie Ihre Ausgaben als Prozentsatz Ihres Umsatzes anzeigen können, um zu prüfen, ob Ihre Margen nachhaltig sind und wie sich die Leistung Ihres Unternehmens mit der Ihrer Mitbewerber in Ihrer Branche unterscheidet. Mit einem Cash-Flow-Pro-forma können Sie nach Kapitalquellen suchen, bevor Sie sie tatsächlich benötigen, und größere Einkäufe planen, um den Jahreszeiten zu entsprechen, in denen das Geld reich ist. Ein Unternehmen ohne Abrechnungsinformationen zu betreiben, ist wie ein Flugzeug ohne Radar zu fliegen.
Die Buchhaltung ist auch für das Überleben Ihres Unternehmens erforderlich, da Sie gesetzlich verpflichtet sind, Einkommen zu melden und Steuern zu zahlen. Ohne ein vollständiges und genaues Buchhaltungssystem wissen Sie nicht, wie viel Sie verdient und ausgegeben haben, und Sie verfügen nicht über die Informationen, die Sie zum Ausfüllen lokaler, bundesstaatlicher und bundesstaatlicher Steuerformulare benötigen. Wenn für Ihr Unternehmen eine Finanzierung erforderlich ist, müssen Sie bei Ihren Darlehensanträgen mit großer Wahrscheinlichkeit auch Finanzberichte aus den Vorjahren und höchstwahrscheinlich Prognosen für die kommenden Perioden einbeziehen.
