Wie bei jeder strukturierten Organisation müssen Sie Protokollregeln festlegen. Das Protokoll ist eine Reihe von Richtlinien in Bezug auf die Befehlskette, wie verschiedene Mitglieder einer Organisation miteinander kommunizieren müssen. Stellen Sie frühzeitig die verschiedenen Kommunikationslinien innerhalb eines Unternehmens auf und verwalten Sie sie, damit alle Mitarbeiter und Manager wissen, an wen sie sich wenden sollen.
Inhaber an Manager
Die Kommunikationswege müssen zwischen Unternehmenseignern und Management offen bleiben. Es kommt selten vor, dass ein Eigentümer in der Regel direkt mit Angestellten oder anderen Kontakten im Unternehmen spricht, wenn er über Manager verfügt, die dies tun. Der Firmeninhaber gibt Anweisungen für die Verwaltung des Unternehmens sowie Updates und Neuigkeiten, die er seinen Mitarbeitern durch Manager geben möchte.
Manager an Mitarbeiter
Die Kommunikationslinien zwischen Führungskräften und Mitarbeitern sind für den Geschäftsalltag des Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Manager müssen bestimmte Aufgaben an die Arbeitnehmer delegieren und Fragen zu Arbeitsprojekten beantworten. Ein Manager kommuniziert normalerweise durch regelmäßige Besprechungen mit seiner gesamten Abteilung. Sie kann auch jährliche Mitarbeitergespräche mit einzelnen Arbeitnehmern einplanen, um Leistung und Produktivität zu besprechen. Die Beziehung zwischen einem Manager und einem Mitarbeiter erfordert gegenseitige Kommunikation. Wenn ein Mitarbeiter Fragen hat, muss er seinen direkten Manager oder Vorgesetzten bitten, die Befehlskette zu respektieren.
Mitarbeiter oder Manager für Geschäftskontakte
Ein Eigentümer muss möglicherweise auch Kommunikationsregeln für seine Angestellten oder Manager und für externe Geschäftskontakte festlegen. Beispielsweise müssen Mitarbeiter eines produzierenden Unternehmens möglicherweise direkt mit Vertretern von Unternehmen kommunizieren, die Rohstoffe liefern, um Bestellungen abzugeben oder Informationen anzufordern. Ein Anleger möchte möglicherweise mit dem Management des Unternehmens sprechen. Der Risikokapitalgeber Brad Feld sagt: „Es ist schwer genug, ein Geschäft in Gang zu bringen. Schwierigkeiten bei der Kommunikation zwischen den wichtigsten Führungskräften und Influencern des Unternehmens zu erzwingen, macht es nur schwieriger. “Wenn der Eigentümer oder Manager zu viele Einzelangestellte den Kontakt mit einem externen Kontakt zulässt, kann dies zu Verwirrung führen. Aus diesem Grund weisen Manager bestimmte Mitarbeiter, z. B. Einkäufer oder Geschäftsverantwortliche, zur Kommunikation mit externen Geschäftskontakten zu.
Kommunikation mit Kunden
Möglicherweise ist die wichtigste Kommunikationslinie in einem Unternehmen die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern eines Unternehmens und seinen Kunden. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Mitarbeiter auf jeder Ebene, einschließlich des Geschäftsinhabers, direkten Kontakt mit einem Kunden aufnehmen. In einigen Fällen sind bestimmte Mitarbeiter jedoch nicht berechtigt, mit Kunden oder Kunden zu sprechen, und zwar aus dem gleichen Grund, aus dem sie nicht mit Dienstleistern und Geschäftskontakten sprechen können - dies könnte zu Verwirrung führen.
