Ein Geschäftsbrief an jemanden zu schreiben, den Sie nicht kennen, ist normalerweise nicht schwieriger als einen Brief an jemanden zu schreiben, den Sie bereits kennen. Das Format des Briefes sollte jedoch immer noch professionell sein und den korrekten Standards der Kommunikationsetikette in der Wirtschaft entsprechen. Stellen Sie vor Beginn eines Geschäftsbriefs sicher, dass Sie wissen, wie der Name des Empfängers richtig buchstabiert wird, und dass der korrekte Titel und die Firmenadresse der Person angegeben sind.
Beginnen Sie den Brief mit einer ordnungsgemäßen geschäftlichen Einführung für eine unbekannte Person wie "Sehr geehrter Herr Smith" oder "Sehr geehrte Frau Johnson". Wenn der Brief an eine Frau adressiert ist, deren Familienstand unbekannt ist, verwenden Sie das Präfix "Frau". Beenden Sie die Einführung mit einem Doppelpunkt anstelle eines Kommas, wenn der Buchstabe formeller ist.
Stellen Sie sich dem Empfänger vor, seit Sie sich noch nicht getroffen haben. Erklären Sie, warum Sie im ersten Absatz des Schreibens schreiben.Vermitteln Sie mit professioneller Stimme den Zweck Ihrer Anfrage und das, was Sie vom Empfänger verlangen.
Geben Sie den Brief in einem für das Unternehmen geeigneten Format ein. Verwenden Sie Absätze, die links neben der Seite angezeigt werden, und vermeiden Sie Absatzeinrückungen. Fügen Sie nach jedem Absatz ein Leerzeichen ein. Beenden Sie den Brief mit einer geschäftlich passenden Unterschrift wie "Mit freundlichen Grüßen" oder "Beste Grüße".
Verwenden Sie eine professionelle und objektive Stimme im Briefkörper. Bleiben Sie unvoreingenommen und freundlich und vermitteln Sie trotzdem Respekt. Fügen Sie einen Dank für seine Zeit bei.
