Die Beantragung einer Genehmigung für ein Projekt oder einen großen Kauf kann nervenaufreibend und frustrierend sein. Mit dem richtigen Wortlaut und der richtigen Einstellung erhalten Sie jedoch wahrscheinlich die nötige Zustimmung. Forschung ist auch wichtig: Sie müssen genau wissen, was Sie benötigen, wissen, wie sich Ihr Unternehmen auswirkt, und Sie können es in Begriffen erklären, die Ihr Chef verstehen kann. Ein spezifisches und gut geschriebenes Anforderungsschreiben kann einen großen Beitrag zur Verwirklichung Ihrer Idee oder Ihres Projekts leisten.
Erforschen Sie Ihren Vorschlag
Der erste Schritt in einem Genehmigungsprozess besteht darin, das zu erforschen, was Sie benötigen. Wenn Sie nach einem neuen Firmenfahrzeug fragen, ermitteln Sie genau, welches Fahrzeug Sie wünschen, wie viel es kostet und wie es den Anforderungen des Unternehmens entspricht. Geben Sie keine allgemeine Aussage darüber ab, was genehmigt werden soll. Der Empfänger Ihres Schreibens entscheidet eher zu Ihren Gunsten, wenn in Ihrem Brief klar ist, dass Sie sich bemüht haben, herauszufinden, was für das Unternehmen am besten ist. Je konkreter Sie sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie sich ohne weiteres mit der Genehmigung eines Projekts oder Kaufs befassen kann, da sie genau weiß, was Sie nach der Genehmigung tun werden.
Formatieren Sie den Brief richtig
Beginnen Sie, indem Sie Ihren Chef mit Namen und Titel ansprechen (zum Beispiel Vice President Smith). Wenn Sie zufällig nicht wissen, wer den Brief lesen wird, richten Sie den Brief an den Titel der Person (z. B. "Sehr geehrter Herr Kommissar"). Allerdings ist Personalisierung wichtig. Versuchen Sie daher, den Namen der Person und den richtigen Titel herauszufinden. Sie finden das häufig auf der Website der Organisation oder indem Sie das Telefon abnehmen und nach dem Namen der Person fragen.
Führen Sie anschließend den Kauf oder das Angebot ein, das Sie genehmigt haben möchten. Versuchen Sie dies im ersten Satz Ihres Schreibens. Auf diese Weise kann der Leser eine klare Vorstellung von dem, was Sie sofort vorschlagen, erhalten und den Kontext für den Rest des Schreibens angeben. Dies lässt sie auch wissen, dass Sie genau wissen, was Sie wollen.
Beispiel:
Sehr geehrter Supervisor Cunningham,
Die Marschkapelle der Castle Rock High School braucht neue Uniformen.
Geben Sie detaillierte Beispiele an
Erklären Sie anschließend, warum die von Ihnen vorgeschlagene Maßnahme ergriffen werden soll. Auch wenn es offensichtlich erscheint, warum ein Kauf notwendig ist, erläutern Sie die Gründe dafür ausführlich. Wenn der Empfänger Ihres Briefs keinen guten Grund für die in dem Brief vorgeschlagene Aktion sieht, schlägt dies fehl. Hierfür sollten nur wenige Sätze benötigt werden.
Beispiel:
Wir haben zuletzt Uniformen im Jahr 1992 gekauft, und die aktuelle Kollektion ist sehr zerrissen und abgenutzt.
Fahren Sie fort, indem Sie alle Gründe aufführen, aus denen der Vorschlag Ihrem Unternehmen Vorteile bringt.Es geht darum, was Ihre Arbeit für das Unternehmen leisten wird, und nicht darum, warum Sie persönlich den Vorschlag für wichtig halten.
Beispiel:
Die Marschkapelle repräsentiert unsere Schule in Paraden, Fußballspielen und anderen Gemeindeversammlungen. Neue Uniformen würden unsere Schule viel positiver erscheinen lassen.
Wir müssen jetzt jedes Jahr Tausende von Dollars zahlen, um unsere alten Uniformen zu erhalten. Neue würden diese Gebühren beseitigen.
Neue moderne Uniformen würden die Moral der gesamten Band stark erhöhen, was in der Regel für alle Mitgliedschüler höhere Noten bedeutet.
Mit wertvollen Informationen abschließen
Schließen Sie Ihren Brief mit Ihrem Namen, Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrer Telefonnummer ab und bitten Sie den Leser, sich mit Fragen zum Brief oder zum Angebot an Sie zu wenden. Notieren Sie gegebenenfalls auch das Datum, an dem Sie hoffen, dass Sie eine Antwort auf Ihre Anfrage erhalten. Wenn Sie mit dem Brief fertig sind, sollte er nicht länger als eine Seite sein, es sei denn, Sie haben einen guten Grund, auf eine zweite Seite zu wechseln (z. B. ein sehr komplexer Vorschlag, der eine ausführliche Erklärung erfordert oder eine lange Liste von Gründen) Ihre Anfrage wäre von Vorteil.
Beispiel:
Wenn Sie Fragen haben, freue ich mich, Sie jederzeit zu treffen.
Vielen Dank,
Ben Warren, Direktor, [email protected] 555-1234
Letzte Tipps
Schreiben Sie immer auf respektvolle und formale Weise. Anstatt zu sagen "Es wäre großartig für das Unternehmen, wenn wir ein paar neue Drucker kaufen könnten", schreiben Sie etwas wie: "Wenn das Unternehmen fünf neue Drucker kaufen würde, würde die Example Corp. davon profitieren, weil …" Wenn dies nicht bereits erforderlich ist, sollten Sie den Brief ausdrucken und von Hand ausliefern, anstatt ihn per E-Mail an Ihren Empfänger zu senden. Es wird zeigen, dass Sie sich wirklich um Ihren Vorschlag kümmern, und es wird wahrscheinlicher, dass er sich daran erinnert, rechtzeitig auf den Brief zu antworten.
Beachten Sie, dass ein gut geschriebenes Bestätigungsschreiben Sie möglicherweise nirgendwo hinbringt - Ihr Empfänger entscheidet möglicherweise, dass der Vorschlag selbst das Problem ist. In diesem Fall müssen Sie sich eine völlig neue Idee einfallen lassen oder Ihre Zeit abwarten, bis Sie es erneut versuchen können.
