Viele Organisationen planen, dass Mitarbeiter rund um die Uhr an 365 Tagen im Jahr arbeiten, um die Arbeitsanforderungen zu erfüllen und ein höheres Serviceniveau zu bieten als die Mitbewerber. Die effektive Planung der Mitarbeiter für diese Schichten erfordert einen Ausgleich zwischen erwarteter Nachfrage, gewünschten Service-Levels, Verfügbarkeit und Kosten der Mitarbeiter. Da Löhne und Leistungen oft die größten Positionen innerhalb eines Abteilungsbudgets sind, wirkt sich die Genauigkeit der Terminplanung direkt auf das Endergebnis aus. Viele Unternehmen setzen auf Planungssoftware, auch Workforce-Management-Pakete genannt, um diese wichtige Aufgabe zu unterstützen.
Artikel, die Sie benötigen
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Produktivitätsberichte
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Tabellenkalkulationsprogramm
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Workforce-Management-Software (optional, aber empfohlen)
So planen Sie die Mitarbeiter 24-7
Machen Sie sich mit den Geschäftsaufgaben vertraut, für die eine Personalabdeckung erforderlich ist, z. B. eingehende Verkaufsgespräche beantworten, auf E-Mails von Kunden antworten oder Faxbestellungen eingeben. Erkennen Sie die Geschäftsziele, Metriken und Erwartungen an den Kundenservice für jede Aufgabe. Bestimmen Sie die durchschnittliche Zeit, die zum effektiven Ausführen jeder Aufgabe erforderlich ist. Identifizieren Sie alle Faktoren, die die Produktivität der Mitarbeiter positiv oder negativ beeinflussen können.
Bestimmen Sie, wer die Arbeit (z. B. Vertreter, Manager) an welchen Standorten abschließen soll. Wenn es mehrere Arbeitsorte gibt, ermitteln Sie, ob Zeitzonenunterschiede bestehen. Betrachten Sie Ihre Mischung aus Teilzeit- und Vollzeitmitarbeitern.
Machen Sie sich mit den Unternehmensrichtlinien oder gesetzlichen Bestimmungen vertraut, die sich auf Ihre Planungsentscheidungen auswirken können. Wenden Sie sich an Ihre Personalabteilung.
Prognostizieren Sie die Geschäftsnachfrage mithilfe von Daten, Berichten und Prognosesoftware. Analysieren Sie das historische Arbeitsvolumen für die gleichen Zeiträume.Berücksichtigen Sie zukünftige Nachfrageschwankungen hinsichtlich Saisonalität, Produktänderungen, Werbung, Marktbedingungen, Geschäftswachstum oder -rückgang und anderen relevanten Faktoren. Ermitteln Sie das erwartete Gesamtarbeitsvolumen, gegliedert nach Zeitinkrementen wie Monat, Woche, Tag und Stunde. Durch Erstellen einer sehr detaillierten Bedarfsprognose können Sie den Personalbedarf genauer prognostizieren.
Prognostizieren Sie Ausnahmebedingungen für Mitarbeiter, dh die Stunden, zu denen die Mitarbeiter keine Arbeitsaufgaben ausführen können. Ausnahmen sind Krankheitszeit, Urlaubszeit, Pausen, Besprechungen und Schulungen. Überprüfen Sie die historischen Informationen und erstellen Sie Annahmen über den zukünftigen Ausnahmetermin.
Erstellen Sie ein "Was wäre wenn" -Modell mit WFM-Software (Workforce Management) oder Microsoft Excel. Die Eingaben sollten Aufgaben, Produktivität, erwartete Arbeitslast und Ausnahmevorhersagen enthalten. Die Ausgaben umfassen die voraussichtlichen Kundenservicelevel, die Besetzung von Mitarbeitern und die Schichtkonzepte Modelle.
Beenden Sie das Besetzungs / Nachfragemodell und erstellen Sie dann einen Plan, um die erforderlichen Schichten abzudecken. Planen Sie sowohl Mitarbeiter an der Front als auch Führungskräfte. In vielen Unternehmen können Mitarbeiter mit dem höchsten Dienstalter und der besten Arbeitsleistung die gewünschten Schichten auswählen.
Überwachen und passen Sie die Zeitpläne kontinuierlich an die sich ändernden Geschäftsanforderungen an.
Tipps
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Viele Arbeitgeber bieten Anreize für Arbeitnehmer an, die in den weniger wünschenswerten Schichten arbeiten oder im Stundenlohn oder als Bonus bezahlt werden.
Da das Arbeitsvolumen schwankt, ist es üblich, genügend Mitarbeiter einzuplanen, um die verkehrsreichsten oder Stoßzeiten innerhalb einer bestimmten Schicht zu bewältigen und dann weniger Schulungszeiten für Training oder Pausen zu verwenden.
Warnung
Obwohl ständig wechselnde Schichten und Zeitpläne Ihren Geschäftsanforderungen entsprechen, können zu viele Änderungen die Moral der Mitarbeiter negativ beeinflussen. Die meisten Mitarbeiter bevorzugen konsistente Zeitpläne.
