Eine Überzahlung an einen Mitarbeiter ist in der Regel das Ergebnis eines Abrechnungsfehlers. Als Arbeitgeber kann es zu einer Überzahlung kommen, wenn Sie dem Arbeitnehmer mehr Stunden oder Gehalt zahlen, als ihm zusteht, oder wenn Sie keinen obligatorischen oder freiwilligen Abzug vornehmen. In beiden Fällen können Sie die Situation korrigieren.
Konsultieren Sie das Gesetz des Staates
In dem Moment, in dem Sie den Fehler entdecken, wenden Sie sich an die Arbeitsabteilung des Staates, um Informationen über das Verfahren für das Eintreiben überbezahlter Löhne zu erhalten. In vielen Bundesstaaten können Sie solche Abzüge über den Abrechnungsabzug vornehmen. Abhängig von der Höhe des geschuldeten Betrags können Sie das Entgelt über eine Reihe von Gehaltsschecks als Pauschalbetrag einbehalten. Das staatliche Recht begrenzt im Allgemeinen den Betrag, den Sie innerhalb einer Zahlungsfrist einbehalten können. Beachten Sie, dass der Staat Ihnen neben den obligatorischen Abzügen möglicherweise nicht die Erlaubnis gibt, einen Abzug von der Vergütung eines Mitarbeiters ohne dessen schriftliche Zustimmung vorzunehmen. Des Weiteren kann der Staat Ihnen den Abzug verbieten, wenn dadurch das Einkommen des Arbeitnehmers unter den erforderlichen Mindestlohn sinkt.
Rückzahlungsbenachrichtigung
Das Einziehen der Rückzahlung per Abzug kann für den Mitarbeiter bequem sein, insbesondere wenn Sie den Fehler gemacht haben und der Mitarbeiter die Überzahlung bereits ausgegeben hat. Wenn Sie den Fehler kurz nach der Bezahlung des Mitarbeiters feststellen und ihn unverzüglich benachrichtigen, kann der Mitarbeiter die Überzahlung möglicherweise sofort bezahlen. Wenn Sie die Überzahlung durch Lohnabzug vereinnahmen, informieren Sie den Mitarbeiter schriftlich über die Situation und geben Sie Einzelheiten zur Überzahlung an, z. B. wann die Überzahlung stattfand, den Betrag, wann jeder Abzug der Abrechnung erfolgt, und den Abzugsbetrag. Geben Sie dem Mitarbeiter eine andere Zahlungsmethode, z. B. Scheck, Zahlungsanweisung oder Bargeld. Wenn für den Abzug die schriftliche Zustimmung des Arbeitnehmers erforderlich ist und der Arbeitnehmer sich weigert, können Sie versuchen, die Überzahlung durch Erhebung einer gerichtlichen Klage gegen den Arbeitnehmer geltend zu machen.
Personalabrechnung
Wenn Sie die Überzahlung abholen, müssen Sie auch die Abrechnungssätze des Mitarbeiters entsprechend anpassen. Wenn Sie beispielsweise das Gehalt für einen bestimmten Zahlungszeitraum um 200 US-Dollar überbezahlt haben, nehmen Sie die Berichtigung als negativ vor, sodass das Jahresergebnis des Arbeitnehmers aus dem laufenden Jahr genommen wird und sein W-2 aus steuerlichen Gründen korrekt ist. Wenn Sie die Arbeitnehmerin überbezahlt haben, werden auch die Steuern und Abzüge, die mit dem überbezahlten Betrag verbunden sind, von ihrem Gehalt abgezogen. Die Abrechnungssoftware passt die Abrechnungssätze des Mitarbeiters automatisch an, wenn Sie die Überzahlung als Negativ eingeben. Wenn Sie keine Gehaltsabrechnungssoftware verwenden, ermitteln Sie manuell den Unterschied zwischen ihren ursprünglichen Abzügen und den tatsächlichen Abgaben. Die Differenz ist der zu viel gezahlte Abzugsbetrag. Wenn Sie das überbezahlte Gehalt vom Gehalt des Arbeitnehmers abziehen, reduziert dies ihr Gesamteinkommen und passt ihre Abzüge an, indem es die Beträge reduziert. Wenn die Überzahlung auf einen nicht gezahlten Abzug zurückzuführen ist, passen Sie den Abzug als positiv an, so dass er von ihrem Einkommen abgezogen wird.
Arbeitslosensteuerüberzahlung
Sie müssen die Bundesarbeitslosen- und Landesarbeitslosensteuer jedes Jahr bis zu einem bestimmten Betrag auf alle Arbeitnehmer entrichten, an die Sie Lohn zahlen. Wenn Sie einen Arbeitnehmer zu viel bezahlen und Sie die Jahreslohngrenze nicht erreicht haben, kann dies dazu führen, dass Sie die Bundes- und Landesarbeitslosensteuer überzahlen. Melden Sie in diesem Fall die Überzahlung der Bundesarbeitslosensteuer an den Internal Revenue Service und die Überzahlung der staatlichen Arbeitslosensteuer an die Verwaltungsbehörde, damit Sie die Überzahlung gutschreiben können.
