Regelmäßig geplante Mitarbeiterbesprechungen sind ein wichtiges Kommunikationsinstrument. Anstatt sich auf Memos oder E-Mails zu verlassen, gehen Sie von Angesicht zu Angesicht vor. Dies bietet nicht nur Möglichkeiten zur Bereitstellung relevanter Informationen, sondern auch zur Beantwortung von Fragen und zur Klärung möglicher Missverständnisse. Im Gegensatz zu anderen Arten von Besprechungen konzentrieren sich Briefing-Sitzungen normalerweise auf Geschäfts- oder Projektvorgänge und dauern nicht länger als 15 Minuten bis 30 Minuten.
Grundregeln
Obwohl Briefingsitzungen häufig informell sind, sollten Grundregeln für gutes Verhalten und Kommunikation gelten. Ein kurzer Zeitrahmen macht es unerlässlich, Regeln festzulegen, die sicherstellen, dass andere zuhören, wenn jemand spricht, die Kommunikation auf dem aktuellen Stand und professionell halten und zu Fragen und produktivem Feedback ermutigen. Da sich Briefing-Sitzungen hauptsächlich auf die Bereitstellung von Updates und anderen relevanten Informationen konzentrieren, sollten die Mitarbeiter verstehen, dass dies nicht der richtige Ort für Debatten über Unternehmensrichtlinien oder -entscheidungen ist.
Arbeiten Sie nach einer vorgegebenen Agenda
Bereiten Sie eine Agenda vor dem Beginn des Briefings vor. Dies ist notwendig, um sicherzustellen, dass das Briefing sowohl Standardartikel als auch alle aktuellen Nachrichten enthält. Eine Agenda für eine Mitarbeiterbesprechung vor der Schicht könnte beispielsweise Auftragszuweisungen, Planungskorrekturen und Informationen zu Ereignissen enthalten, die während der vorherigen Schicht stattgefunden haben. Sie können entweder die Tagesordnung verteilen oder Mitarbeiter bitten, sich Notizen zu machen. Das Ziel ist, Sie auf dem Laufenden zu halten und sicherzustellen, dass das Briefing von Nutzen ist.
Beginnen Sie mit einem Knall
Verbringen Sie die ersten zwei Minuten jedes Briefings, um die Mitarbeiter zu motivieren und zu motivieren. Beginnen Sie mit guten Neuigkeiten, z. B. gratulieren Sie dem Team zum Erreichen der Verkaufsziele am Vortag, begrüßen Sie einen neuen Mitarbeiter oder geben Sie den Termin für einen Mitarbeiterbewertungstag bekannt. Laut Albert Mensah, einem professionellen Coach und Autor, ist das, worüber Sie sprechen, nicht so wichtig wie die Motivation.
Fragen für das Ende reservieren
Die meiste Zeit für das Verteilen von Informationen reservieren. Teilen Sie den Mitarbeitern mit, dass Sie am Ende Fragen beantworten und Informationen klären möchten, nicht während der Besprechung. Dies ist wichtig, um sicherzustellen, dass Sie sich innerhalb des Zeitrahmens aufhalten und die Aufmerksamkeit aller auf die vorliegenden Informationen konzentrieren. Wenn Sie eine Frage nicht sofort beantworten können, erhalten Sie die Antwort, sobald das Briefing beendet ist, und nehmen Sie so schnell wie möglich Kontakt auf, insbesondere bei zeitkritischen Fragen.
