Die digitale Welt hat die Kommunikation zu einer der wichtigsten Fähigkeiten für Einzelpersonen und Unternehmen gemacht. Wenn die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens auseinander fällt, ist dies oft ein Indikator dafür, wann andere Arbeitsplatzdynamiken dieser Abwärtsspirale folgen werden. Um die Kommunikation zu beherrschen, muss man die grundlegenden Unterschiede zwischen formeller und informeller Kommunikation verstehen und wissen, wann sie am besten angewendet werden. Wenn die Kommunikation fließend und offen ist, führt dies häufig zu mehr Effizienz, besseren Beziehungen und einer besseren Moral.
Was ist Unternehmenskommunikation?
Bevor Sie sich mit den Feinheiten formaler und informeller Kommunikationsmethoden auseinandersetzen, sollten Sie zunächst einmal einen Überblick über die Unternehmenskommunikation haben.
Unternehmenskommunikation kann sowohl intern als auch extern sein. Manchmal kann es auch darum gehen, die Mitarbeiter über das Markenimage zu informieren und die Marke durch all ihre Bemühungen zu pflegen und zu projizieren. Kommunikation wird zum Aufbau von Stakeholder-Beziehungen verwendet. Durch Messaging wird der Schaden kontrolliert oder verschlimmert, wenn die Dinge seitwärts gehen. Kommunikation definiert Marketing, Öffentlichkeitsarbeit und Markenbekanntheit. In der Messaging- und Kommunikationsbranche erstellen Unternehmen Rahmenbedingungen für ihre Ziele und für welche Projekte die Pipes laufen.
Kurz gesagt, die Unternehmenskommunikation steht hinter nahezu jedem Aspekt des modernen Geschäfts. In der Kommunikation zu übertreffen, ist ein Schlüssel, mit dem sowohl Mitarbeiter als auch das Management ihre Karriere verbessern können.
Was sind formale und informelle Kommunikationsmethoden?
Jeder Weg, etwas bekannt zu machen, ist eine Kommunikationsmethode und die Vielfalt ist enorm. Einige beinhalten:
- Um den Wasserkühler reden.
- Senden einer unternehmensweiten E-Mail oder einer persönlichen E-Mail.
- Veröffentlichung in Unternehmensforen.
- Teilen in einem Unternehmensnewsletter.
- Eine Broschüre an der Pinnwand des Lunchrooms fixieren.
- Peer-to-Peer-Chat-Nachrichten.
- Gruppen- oder Teamgespräche in einer Slack-Unternehmensgruppe oder einem Basecamp-Board.
- Adressierung eines Corporate Roundtable.
- Rede bei einem Firmenpicknick.
- Jede Form von SMS, Social Media und sogar Videos.
- Ausgabe eines Stakeholder-Berichts.
Keine dieser Methoden ist für die Kommunikation unwirksam. Sie bringen alle das Wort heraus. Die Frage ist, sind sie eine geeignete Methode für diese Nachricht? Noch wichtiger, sind sie unangemessen?
In einigen Regionen kann das Senden von SMS nach Geschäftsschluss gegen das Gesetz oder gegen die Vertragsbedingungen eines Mitarbeiters verstoßen. Ein Freundschaften auf Facebook kann für einen Vorgesetzten oder Manager unangemessen sein, da dies zu ungezügelter Informalität außerhalb der Arbeitszeit führen kann. Die heutige Kommunikationsvielfalt von Region zu Region und von Unternehmen zu Unternehmen birgt eine Reihe von Dilemmas und Überlegungen, die sowohl von Managern als auch von Mitarbeitern anerkannt und verstanden werden sollten.
Beispiele informeller Kommunikationsmethoden
Informelle Kommunikation ist eine Kommunikationsmethode, die nicht der Befehlskette des Unternehmens folgt oder etablierten Best Practices innerhalb des Unternehmens entspricht. Es kann Klatsch, Gerüchte, gelegentliches Geschwätz, Pausenspiel und vieles mehr beinhalten. Dies geschieht in E-Mails, in Texten, in Gruppen-Messaging-Anwendungen, in handschriftlichen Notizen, in Berichten angehefteten Post-its, in Telefonanrufen und sogar in Team-Blogs. Oft wird es als Peer-to-Peer betrachtet, was bedeutet, dass es selten bei Personen auf verschiedenen Autoritätsebenen vorkommt.
Im Allgemeinen kann es ungestüm, ungeplant, lässig und ungeprüft sein. Es ist normalerweise nicht dazu gedacht, als abschließendes Wort verstanden zu werden, und es wird oft erwartet, dass es nicht der Fall ist.
Vielleicht sagt einer der Angestellten beiläufig: „Ich habe die Verkaufsberichte gesehen, und ich denke, es bedeutet schlechte Dinge für unsere Arbeitssicherheit.“ Dies ist informelle Kommunikation, die in keiner Weise das Endergebnis des Unternehmens darstellt. Der Verkauf kann aus verschiedenen Gründen zurückgehen, von einem Großkunden, der Insolvenz angemeldet hat, bis hin zur Produktentwicklung, die für einen neuen Start hochgefahren wird, der alte Produkte überflüssig machen könnte. Jeder, der einen so flippigen Kommentar als Evangelium annimmt, kann für die Teammoral gefährlich sein. Es ist wichtig, dass Mitarbeiter gelegentliche Beobachtungen verstehen, da "informelle Kommunikation" von einer Person das Team beschädigen kann.
Angenommen, ein anderer Mitarbeiter schickt einen unternehmensweiten Text, der alle zu Drinks nach der Stunde im Wanda Watering Hole einlädt, wo Happy Hour-Getränke am günstigsten sind. Dies kann auf einem Unternehmenskonto geschehen sein und Mitarbeiter involvieren, es handelt sich jedoch um eine informelle und nicht genehmigte Büroversammlung. Und dies sind großartige Teambuilder, die ermutigt werden sollten. Das Unternehmen sollte jedoch Richtlinien darüber haben, wie solche Ereignisse organisiert werden - beispielsweise nicht über E-Mail-Konten des Unternehmens.
Informelle Kommunikation kann auch jede Art von Brise sein. Die Angestellten sprechen über ihr Wochenende oder verbreiten die Nachricht, dass Joyce ihr Baby hatte. Fußball-Pools, über das Wetter plaudern, über das Parken nachdenken oder sich laut über die neuen Produktveröffentlichungen des neuen Viertels wundern - all dies sind informell.
Wenn die Kommunikation am Arbeitsplatz informell ist, besteht häufig weder die Notwendigkeit, die Privatsphäre zu wahren, noch die Erwartung der Privatsphäre.
Beispiele für formale Kommunikationsmethoden
Bei der formellen Kommunikation am Arbeitsplatz wird in der Regel eine direktionale Es ist von oben nach unten, von unten nach oben, seitlich oder horizontal. Es umfasst Abteilungen und etablierte Praktiken. Formale Kommunikation wird im Allgemeinen vorzeitig verstanden. Diese Botschaft wurde erdacht und geplant und dann für bestimmte Mitarbeiter, bestimmte Abteilungen oder sogar für das Unternehmen oder dessen Stakeholder als Ganzes verbreitet.
Es kann auch in E-Mails oder durch Telefongespräche übermittelt werden. Das wichtigste Kriterium für die formale Kommunikation ist jedoch, dass sie als Kommunikation "über die richtigen Kanäle" betrachtet wird.
Ein Beispiel könnte sein, wenn das Unternehmen Messing eine E-Mail mit einem Anhang verfasst, der formal geschrieben wurde, und erläutert, warum Überstunden nicht in Rechnung gestellt werden können und für eine bestimmte Dauer nicht vergütet werden. Zu einem solchen Brief gehörten Management, Buchhaltung und möglicherweise sogar die Rechtsabteilung, um das Unternehmen vor allen Personen zu schützen, die das Schreiben missverstanden haben, und versucht, nicht genehmigte Überstunden abzurechnen. Es wird wahrscheinlich eine "Lesebestätigung" in einer E-Mail enthalten, um nachzuweisen, dass jeder Empfänger das Kommuniqué geöffnet und gelesen hat.
Ein Bestandsbericht für Stakeholder ist eine formelle Mitteilung. Eine Mitarbeiterbewertung mit einem Vorgesetzten kann als formelle Kommunikation betrachtet werden, wenn ein schriftlicher Bericht vorliegt. Ein vom Management erstelltes Video zur Erläuterung eines Projekts ist über die Cloud des Unternehmens abrufbar. Ein Video-Chat ist informell. Ein Blogbeitrag eines Unternehmens ist eine formale Möglichkeit, Neuigkeiten über neue Produkte oder Dienstleistungen zu erfahren, und zwar nicht nur für das Team eines Unternehmens, sondern auch für bestehende und potenzielle Kunden. Wenn schlechte Nachrichten über ein Projekt auftauchen und die Öffentlichkeitsarbeit brennt, ist dies die externe formale Kommunikation.
Alle diese Kommunikationsmethoden haben eine große Gemeinsamkeit - keine davon ist spontan. Alle dürften eine gute Grammatik, eine knappe Sprache, Branchenjargon, Unternehmensbegriffe und möglicherweise sogar ein Markenzeichen des Unternehmens umfassen.
Warum Sie formale und informelle Kommunikationsmethoden benötigen
Kommunikation beeinflusst so viel von dem, was in unserem Leben passiert. Es unterdrückt Ängste; es inspiriert und erzieht. Es baut Beziehungen auf und kann sie zerreißen.
Unternehmen, die keine gute Kommunikation haben, haben häufig eine Vielzahl von Problemen. Mitarbeiter können dadurch verwirrt werden, welche Maßnahmen sie ergreifen oder wie sie sich verhalten sollen. Konflikte können zwischen Abteilungen auftreten. Fehler passieren Temperamente können aufflammen. Die Ergebnisse können von Ineffizienzen bis hin zu rechtlichen Problemen reichen.
Durch eine gute Kommunikation - sowohl informell als auch formal - ist die Unternehmenskultur tendenziell stärker, gesünder und produktiver. Wenn Mitarbeiter das Gefühl haben, dass sie die Werkzeuge haben, um sowohl miteinander als auch mit dem Management zu kommunizieren, haben sie oft ein besseres Verständnis ihrer Rollen und ihrer Ziele.
Wenn das Management über vielfältige Möglichkeiten verfügt, um mit den Mitarbeitern zu kommunizieren, schafft es bessere Beziehungen, schafft mehr Loyalität und kann die Produktivität insgesamt steigern.
Wenn die Kommunikation nur informell oder formal erfolgt, entstehen Konflikte.
Beispiele für gemischte oder falsch verwaltete Kommunikation
Vielleicht mischt sich das Management nie mit ihrem Team. Vielleicht hat Peter, der Verkaufsleiter, keine Ahnung, dass John sich in letzter Zeit regelmäßig krank fühlte, dank Johns tapferem Gesicht. Daher ist Peter nicht bewusst, dass das Team unter Stress steht, weil John so viel zu kämpfen hat. Als John Peter mitteilt, dass Krebs diagnostiziert wurde, ist das ein Schock, denn Peter hat nie Wert darauf gelegt, mit dem Wasserkühler zu plaudern und informelle E-Mail-Salven zu meiden. Weil Peter auf informeller Ebene so distanziert war, misstraut ihm seine Verkaufsabteilung, und sie haben Angst, was Johns Krebsdiagnose für Johns Arbeitsplatzsicherheit und die bevorstehende Arbeitsbelastung bedeutet.
Gute Manager verstehen, dass informelle Kommunikation Beziehungen stärkt, nicht nur am Ende, sondern als moralischen Baustein für das gesamte Unternehmen, vom Empfangspersonal bis zur Debitorenbuchhaltung.
Wenn die Kommunikation jedoch immer nur informell ist, werden die Mitarbeiter verwirrt und frustriert. Wenn jede Unternehmensrichtlinie nur durch spontane, reaktionäre E-Mail-Explosionen und niemals als wohlüberlegte Mitteilung formuliert wird, kann es sich anfühlen, als würden sich die Torpfosten ständig bewegen. Ist das wirklich eine Politik oder nur eine andere Stimmung, in der sich das Management befindet?
Vielleicht bringt der Leiter der Produktentwicklung im Mai das Unternehmen mit einer zufällig geschriebenen E-Mail mit der Aufschrift: „Das Team hat intensiv an einer neuen Benutzeroberfläche gearbeitet, durch die unsere Buchhaltungssoftware für die Kunden einfacher zu bedienen ist. Ich bin nicht sicher über einen Namen oder ein Veröffentlichungsdatum, aber es ist definitiv in Arbeit."
Dann, im Juli, erscheint eine E-Mail mit den Worten: „Bei den Schnittstellen sind wir wieder am Reißbrett. Das Ziel ist eine erhöhte Funktionalität, die zu weniger Kundendienstanrufen führt. “
Es gibt jedoch kein formelles Kommuniqué in Bezug auf Schnittstellenumgestaltungen. Was sollten Mitarbeiter zu Schnittstellenproblemen sagen oder tun, wenn Kunden fragen? In diesem Fall ist es zwingend erforderlich, dass das Unternehmen es zusammenbringt und eine formelle Kommunikation herausgibt, in der genau angegeben wird, worauf das Entwicklungsteam hinarbeitet, denn dies ist für alle Ebenen des Unternehmens von der Budgetierung bis zum Marketing von entscheidender Bedeutung, und die Abteilungen können einen Plan entwickeln für anstehende Schnittstellen.
Unterrichten von Mitarbeitern formale und informelle Kommunikationsmethoden
Bei der Kommunikation geht es um mehr als je zuvor. Richtlinien sind in Unternehmensumgebungen von entscheidender Bedeutung. Es sind schriftliche Richtlinien erforderlich, die bei Bedarf geklärt werden. Möglicherweise kann die Klärung erfolgen, indem Sie sich an Mitarbeiter in einer Besprechung wenden oder einen Slack-Kanal für die Diskussion zulassen, aber es ist wichtig, dass es keine Unklarheiten gibt.
Bitten Sie die Mitarbeiter, sich zu engagieren und Fragen zu stellen, wenn sie sich unsicher sind. Lassen Sie sie wissen, dass es in Ordnung ist, eine E-Mail oder eine andere schriftliche Mitteilung zu senden, wenn sie eine Antwort auf die Antworten wünschen. Ein solcher Papierweg schützt auch das Unternehmen.
In den Richtlinien sollte angegeben werden, wo sich das Unternehmen in Sachen Klatsch und Tratsch befindet - dass es schädlich und unproduktiv sein kann, wenn alle Mitarbeiter Respekt und Privatsphäre in Angelegenheiten sowohl am Arbeitsplatz als auch außerhalb haben. Die Politik sollte auch klarstellen, dass Menschen zwar die Möglichkeit haben, Social Media als Privatpersonen zu nutzen, sie dürfen jedoch keine Arbeitsprodukte teilen oder auf ihren sozialen Kanälen über Unternehmensangelegenheiten sprechen.
Mithilfe von Richtlinien kann auch geklärt werden, ob E-Mails informell innerhalb der Arbeit verwendet werden dürfen oder ob solche Mitteilungen auf Messaging-Apps und dergleichen beschränkt werden sollten. Sie sollten festlegen, ob Regeln für das SMS oder E-Mail nach Geschäftsschluss gelten und ob Mitarbeiter diese außerhalb des Unternehmens überwachen sollen.
Hier sollten auch die Richtlinien bezüglich Flirt und Belästigung wiederholt werden, da es sich stets um informelle Kommunikation handelt, die häufig Unternehmensregeln zum Ausdruck bringt.
Letztendlich ist ein schriftliches Handbuch über die Kommunikation innerhalb des Unternehmens die beste Möglichkeit, die Unternehmenskultur zu etablieren. Denken Sie daran, dass informelle Kommunikation ein wertvoller, moralischer Faktor für jeden Arbeitsplatz ist, der gelegentlich gedeihen sollte. Sicher, es kann aus dem Ruder laufen, wenn es ununterbrochen läuft. Daher sollte das Unternehmen Richtlinien haben, wann es angebracht ist und was angemessen ist, um informell diskutiert zu werden. Sexuelle Eroberungen, nein, aber ein tolles Wochenende in einer Kabine, das ist in Ordnung.
Wenn Sie ein positives, offenes und kommunikatives Arbeitsumfeld schaffen, werden Sie feststellen, dass Ihr Unternehmen ein weniger stressiges, produktiveres Umfeld mit Mitarbeitern hat, die sich am Arbeitsplatz loyaler und wertvoller fühlen.
