Wenn Sie ein Call Center einrichten möchten, können Sie die uralte Empfehlung, dass der Ort alles ist, sicher zurückstellen. Da Ihr einziger Kontakt mit Kunden - oder die meisten davon - Sie nie persönlich besuchen werden, ist ausreichender Raum wichtiger als der Ort. Infrastruktur- und Datenspeicheranforderungen sind ebenfalls wichtige Überlegungen. Da die Arbeitsumgebung sehr laut sein kann, sollte das physische Layout nicht nur für Ihre Mitarbeiter angenehm sein, sondern auch den Lärm reduzieren.
Platzbedarf
Die auf Design von Call Centern spezialisierte Response Design Corp. erläutert den Platzbedarf in Quadratfuß pro Sitzplatz und empfiehlt 125 bis 150 Quadratfuß pro Sitzplatz. "Diese Quadratmeterzahl gilt für alle gängigen Bereiche, nicht nur für das kubische", so Response Design. In Bezug auf die Kabinenfläche wird ein Callcenter angegeben, in dem jeder Kundendienstmitarbeiter eine Kabine von 33 Quadratmetern zur Verfügung gestellt hat. Wenn Sie diese Schwerpunkte kombinieren, benötigen Sie für den Start mit 10 Telefonen ungefähr 330 Quadratmeter Platz für Kabinen und zusätzliche 920 bis 1170 Quadratmeter große Fläche für einen Besprechungsraum, Toiletten und Datenspeicher.
Ermitteln Sie die Infrastrukturanforderungen
Arbeiten Sie mit einem Telekommunikationsberater zusammen, um die Infrastrukturanforderungen zu ermitteln. Interne Verkabelung, Telefonsystem und Bandbreitenanforderungen gehören zu den wichtigsten Überlegungen. Entscheiden Sie sich beispielsweise dafür, ob herkömmliche Telefonleitungen mit Standardwählverbindung oder Voice-over-Internet-Protokoll die beste Wahl sind. Wenn Sie sich für VoIP entscheiden, prüfen Sie, ob bereits ein potenzieller Standort für den Glasfaser-Netzwerkdienst eingerichtet ist und ob Sie die Kosten für erforderliche Änderungen in die Leasingzahlung einbauen können oder ob Sie diese Kosten im Voraus bezahlen müssen. Die Bandbreite bezieht sich auf die Datenübertragungsrate, die wiederum die Geschwindigkeit und die Effizienz Ihrer Internetverbindungen bestimmt.
Optimieren Sie die Datenspeicherumgebung
Installieren Sie die Datenausrüstung in einem geschlossenen Raum, der mit einer separaten Klimaanlage und Feuchtigkeitsüberwachung ausgestattet ist, um Betriebszeit und Systemzuverlässigkeit sicherzustellen. Avtech Software, Inc., ein Unternehmen, das auf Temperatur- und Umgebungssteuerungen für Rechenzentren spezialisiert ist, empfiehlt eine Raumtemperatur zwischen 68 und 75 Grad Fahrenheit und eine relative Luftfeuchtigkeit zwischen 45 und 55 Prozent.
Kauf von Software und Ausrüstung
Der Autor und Unternehmer Vikas Gupta empfiehlt in seinem Buch „Comdex Call Center Training Course Kit“, dass alle neuen Call Center mit fünf Basistechnologien beginnen. Dazu gehören eine Internetverbindung, ein automatisierter Anrufverteiler, ein interaktives Sprachantwortsystem, Computer-Telefonie-Integration und Tools für den Kundenkontakt. Wenn Sie sich auf ausgehende Anrufe konzentrieren, benötigen Sie auch eine Predictive Dialing-Software. Jeder Agent benötigt außerdem einen Computer und ein Headset. Die Preise für Software und Ausrüstung variieren beträchtlich. Vergleichen Sie daher mindestens drei Angebote, bevor Sie eine Kaufentscheidung treffen.
Geräuschminimierung
Klingeltelefone, laufende Gespräche und Bediengeräte tragen zu einer lauten Arbeitsumgebung bei. Dies macht die Raumplanung, das Layout und das Arbeitsplatzdesign so, dass der Lärm reduziert wird. Zu den Optionen, die dies ermöglichen, gehören das Aufteilen von Arbeitsstationen anstelle der Gruppierung von Agenten, das Hinzufügen von Schallschutzpaneelen zwischen den Arbeitsstationen, das Errichten von ein oder zwei privaten Büros für Besprechungen und Anrufe, bei denen Privatsphäre erforderlich ist, und Drucker und Kopiergeräte von Arbeitsstationen fernhalten. Pflanzen und weiche, geräuschdämpfende Einrichtungsgegenstände wie Jalousien, Teppiche, Kissen und Polstersessel können den Lärm noch weiter reduzieren.
