Ob Sie sich mit Kunden treffen, um ein Angebot zu unterbreiten oder ein Arbeitsessen mit den Mitarbeitern durchzuführen, das Versenden einer Einladung per E-Mail kann eine schnelle und effektive Möglichkeit sein, die Veranstaltung zu koordinieren.
Betrachten Sie Ihr Publikum. Der Ton Ihrer E-Mail muss sich an die Person anpassen, die Sie zum Mittagessen einladen. Ein gelegentlicher Ton funktioniert gut, wenn Sie sich beim Mittagessen mit den Mitarbeitern treffen und die Zeit damit verbringen, Strategien zu besprechen und Brainstorming durchzuführen. Wenn der Zweck des Meetings ernsthafter ist, müssen Sie dies in Ihrer Korrespondenz mit den eingeladenen Mitarbeitern klarstellen. Wenn das Mittagessen mit Kunden abgehalten wird, benötigen Sie möglicherweise einen formelleren Ton, abhängig von Ihrer Arbeitsbeziehung mit ihnen.
Suchen Sie ein Restaurant, das Platz für Ihre Gruppe bietet. Abhängig von der Anzahl der eingeladenen Personen möchten Sie möglicherweise eine Einrichtung suchen, in der ein privates Zimmer verfügbar ist. Wenn Sie ein Mittagessen mit Kunden planen, kann es hilfreich sein, ein weniger hektisches Lokal zu finden, in dem die Konversation nicht durch Lärm belastet wird.
Entscheiden Sie, wer zum Mittagessen eingeladen werden soll, und konsultieren Sie den Bürokalender, um zu bestimmen, ob alle Parteien zu dem betreffenden Termin verfügbar sind. Rufen Sie für die Mittagssitzungen der Mitarbeiter einen kurzen Anruf an, um zu erfahren, ob die ausgewählten Teilnehmer an diesem Tag verfügbar sind. Bitten Sie sie dann, sie während der Fertigstellung der Pläne offen zu halten.
Rufen Sie das Restaurant Ihrer Wahl an und nehmen Sie eine vorläufige Reservierung vor. Lassen Sie sie wissen, dass Sie möglicherweise die Anzahl der Teilnehmer näher an diesem Datum anpassen müssen. Wenn Sie feststellen, dass Sie mehr als geplant anwesend sind, informieren Sie das Restaurant so schnell wie möglich, damit das Personal Ihre Wünsche erfüllen kann.
Verfassen Sie Ihre E-Mail mit den E-Mail-Adressen aller Personen, die Sie einladen möchten. Verwenden Sie die Betreffzeile, um den Grund für die E-Mail anzugeben. Fügen Sie Wörter wie "Wichtig" oder "Markieren Sie Ihre Kalender" hinzu, und geben Sie Datum und Grund an. Beispielsweise könnte Ihr Betreff lauten: "Wichtig: Arbeitsessen am 18.02.09 - RSVP erforderlich." Für das Mittagessen mit einem Kunden müssen Sie natürlich die Betreffzeile verfeinern und einer Anfrage statt einer Nachfrage zuordnen.
Verwenden Sie den Hauptteil der E-Mail, um die Notwendigkeit der Mittagssitzung zu erläutern und zu erklären, was die Teilnehmer während der Besprechung mitbringen oder teilen möchten. Abhängig davon, wie schwer es ist, Personen festzuschreiben, möchten Sie möglicherweise ein RSVP anfordern, damit Sie die Reservierung mit dem Restaurant abschließen können.Wenn Sie ein Mittagessen für Kunden einrichten, möchten Sie möglicherweise ein Mittagessenstreffen anfordern und angeben, welche Punkte Sie mit ihnen besprechen möchten
Tipps
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Ihr Ansatz sollte auf der Arbeitsatmosphäre Ihres Unternehmens basieren, von gelegentlich bis formal. Senden Sie eine Kopie an das Verwaltungspersonal, damit der Bürokalender aktualisiert werden kann.
