Ein ausscheidender Mitarbeiter kann eine Reihe von Kopfschmerzen für ein Unternehmen verursachen, einschließlich einer Unterbrechung des Kundendienstes, Ausfällen von Kunden und einem Umsatzverlust. Die Verwendung eines Ankündigungsschreibens, um Kunden vor dem Ausscheiden des Mitarbeiters zu warnen, kann eine positive, proaktive PR-Strategie sein, mit der Sie eine potenzielle Zitrone in Limonade verwandeln können.
Legen Sie Ihre Ziele für den Brief fest
Legen Sie fest, warum Sie Ihre Kunden kontaktieren möchten oder müssen, um sie über die Abreise eines Mitarbeiters zu informieren. Verwenden Sie eine Liste mit Aufzählungspunkten, um verschiedene Buchstaben an die unterschiedlichen Bedürfnisse der Kunden anzupassen, die Sie kontaktieren möchten. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise einigen Kunden versichern, dass ihre Lieferungen oder der Kundenservice nicht unterbrochen werden. Möglicherweise müssen Sie anderen Kunden mitteilen, dass sie einen neuen Kontakt in Ihrem Unternehmen haben, wer diese Person sein wird und dass der neue Vertreter sie anrufen wird. Sie möchten möglicherweise Gerüchte besprechen und Kunden darüber informieren, dass der ausscheidende Mitarbeiter eine Klausel enthält, die Sie nicht durchsetzen möchten, oder dass der Mitarbeiter zu guten Bedingungen austritt.
Sprechen Sie mit dem Mitarbeiter
Treffen Sie sich mit dem Mitarbeiter, um Ihren Plan zur Kontaktaufnahme mit den Kunden zu besprechen. Bitten Sie den Mitarbeiter um Tipps zur Kommunikation mit bestimmten Kunden, basierend auf seinen Beziehungen zu ihnen, dem Wissen über ihre Geschichte und Bedürfnisse sowie Gedanken zu ihren potenziellen Problemen. Fragen Sie den Mitarbeiter, ob ihm der Grund für seine Abreise mitgeteilt werden soll, oder wenn Sie ihn aus dem Brief herauslassen sollten. Selbst wenn Sie sich zu schlechten Bedingungen von einem Mitarbeiter trennen, sollte keiner von Ihnen Brücken schlagen und die Reputation eines anderen auf dem Markt beschädigen.
Entscheiden Sie sich für die Empfänger
Schreiben Sie eine Liste der Empfänger des Briefes, damit Sie den Inhalt an jeden einzelnen Empfänger anpassen können. Dokumentieren Sie die Gründe, aus denen Sie jeden Kunden schreiben, neben dem Namen des Kunden, und machen Sie sich Notizen zu bestimmten Inhalten, die Sie in den Brief dieses Kunden einfügen oder auslassen möchten.
Schreiben Sie den ersten Entwurf
Schreiben Sie den ersten Entwurf des Briefes und richten Sie den Kunden nach Namen an. Beginnen Sie mit einer Zusicherung, wie z. B. „XYZ Co. war immer stolz darauf, über unser geschultes, professionelles Personal einen hervorragenden Kundenservice anbieten zu können.“ Informieren Sie den Kunden darüber, dass Ihr Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, und warum beschlossen, diese Informationen aufzunehmen. Sprechen Sie alle Bedenken des Kunden an und sagen Sie, wie Sie darauf eingehen. Stellen Sie den neuen Kontakt des Kunden und seine Kontaktinformationen vor, und geben Sie alle anwendbaren Übergangsdaten an. Fügen Sie ein Postscript hinzu, das alle wichtigen Informationen enthält, die Sie hervorheben möchten, z. B. die Tatsache, dass der neue Kontakt anrufen wird, um sich diese Woche vorzustellen. Beenden Sie mit einer Einladung an den Kunden, Sie persönlich zu kontaktieren, wenn Sie Fragen haben.
Schließe den Brief ab
Lassen Sie Ihre Schlüsselmanager und den neuen Kontakt jedes Kunden Ihren Entwurf der verschiedenen Briefe überprüfen, die Sie erstellen, um eine Eingabe zu erhalten. Wenn Sie in Ihrem ersten Entwurf Ihres Kundenbriefs Eingaben erhalten haben, erstellen Sie die endgültigen Kopien. Lassen Sie die zuständigen Mitarbeiter den endgültigen Entwurf sehen, bevor dieser unterschrieben und verteilt wird.
