Unternehmen verursachen eine Vielzahl von Ausgaben und müssen genaue Finanzaufzeichnungen führen. Seit der Entwicklung des Schreibens in der Antike führen Unternehmen Aufzeichnungen über ihre finanziellen Transaktionen. Das Steuersystem der Vereinigten Staaten schreibt vor, dass die Unternehmen aus steuerlichen Gründen genaue Lohnlisten führen.
Lohn-und Gehaltsabrechnung
Die Lohnbuchhaltung ist eine der größten Ausgaben eines Unternehmens. Es besteht aus den Löhnen und Gehältern, die ein Unternehmen seinen Mitarbeitern zahlt.
Steuern
Das US-amerikanische Gesetz schreibt vor, dass Unternehmen bestimmte Steuern vom Lohn eines Mitarbeiters einbehalten. Arbeitgeber müssen von diesen Einkünften die Steuern des Bundesstaats, des Bundes und der Stadt einbehalten. Einige Bundesstaaten und Städte erheben keine derartigen Steuern. Arbeitgeber müssen außerdem die Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern (FICA) vom Lohn der Arbeitnehmer einbehalten. Sie müssen diese Steuern das ganze Jahr über regelmäßig an die Regierung abführen. Arbeitgeber können auch andere Abzüge für Leistungen, wie beispielsweise eine Krankenversicherung, durch das Unternehmen erheben.
Sozialversicherung und Medicare
Das Sozialversicherungsgesetz von 1935 hatte den größten Einfluss auf das Lohnsystem. Dieses Gesetz bot Arbeitslosenunterstützung für Arbeitnehmer, die ihren Arbeitsplatz verloren haben, und öffentliche Hilfe für Bedürftige. Die Regierung finanzierte diese Programme, indem verlangt wurde, dass die Steuern automatisch von den Gehältern der Angestellten abgezogen wurden. Diese Gesetze verpflichten das Abrechnungssystem jedes Unternehmens, genaue Aufzeichnungen über Abzüge und Zahlungen zu führen.
