Um sicherzustellen, dass sie den Vorschriften des Internal Revenue Service (IRS) sowie den Gesetzen der Bundesstaaten und lokalen Behörden entsprechen, müssen Unternehmen wichtige Informationen zu Mitarbeitern und Unternehmen in ihre Abrechnungssysteme aufnehmen. Das Einrichten und Ausführen der verschiedenen Komponenten eines Abrechnungssystems erfordert Sorgfaltspflicht und ausreichende Kenntnis der Steuergesetzgebung. Daher ist es üblich, dass ein Unternehmen einen externen Berater, einen Buchhalter oder einen Gehaltsabrechnungsdienst beauftragt, um Steuerzahlungen zu leisten, W-2 zu bearbeiten, Alters- und Versicherungspläne zu verwalten und andere auf die Abrechnung bezogene Aufgaben zu erfüllen.
Mitarbeiterinformation
Während des Neueinstellungsprozesses müssen Unternehmen Informationen wie Krankenversicherung und W-4-Formulare einholen, um festzustellen, was vom Gehaltsscheck eines Mitarbeiters abgezogen werden sollte. Diese Formulare liefern den Arbeitgebern auch wichtige Informationen wie die Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers und den Einbehaltbetrag für Bundes- und Landessteuerzwecke. Das System muss auch Änderungen am Steuerbefreiungsstatus des Mitarbeiters, an Renten, Versicherungsplänen oder Pensionskassen nachverfolgen und verarbeiten.
Informationen zum Gehalt
Als Teil des neuen Einstellungsprozesses enthalten die Abrechnungssysteme eine Komponente, die festlegt, welche Mitarbeiter Vollzeit, Teilzeit und Auftragnehmer sind. Die Einstufung von Arbeitnehmern in ein Gehaltsabrechnungssystem ist wichtig, da die Regierung Unternehmen, die ihre Mitarbeiter falsch einschätzen, hohe Strafen auferlegt.
Stundenzettel
Ohne Kenntnis der Anzahl der Arbeitsstunden eines Arbeitnehmers kann der Arbeitgeber nicht bestimmen, wie er einen Arbeitnehmer bezahlen soll. Während einige Arbeiter ein Gehalt erhalten, werden andere stundenweise vergütet oder als nicht-freie Mitarbeiter bestimmt. Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme enthalten Informationen zu Arbeitszeittabellen oder Bereiche, in denen stundenweise und nicht ausfallende Arbeitsstunden erfasst und auf Genauigkeit überprüft werden. Informationen können über eine computergesteuerte Zeituhr, Stempeluhr oder Papierzeitblatt erfasst werden.
Anwendbare Steuern und Abzüge
Obwohl der IRS Unternehmen Steuertabellen zur Berechnung der Steuerabzugsbeträge von Mitarbeitern zur Verfügung stellt, können Anbieter und Lohncomputersysteme diese Informationen ebenfalls bereitstellen. Die Arbeitgeber müssen bei der Zusammenstellung der anwendbaren Steuern das Jahreseinkommen, das Lohnniveau und die Steuerfreibeträge auf Jahresbasis berücksichtigen. Darüber hinaus muss das Abrechnungssystem Abzüge berechnen, die durch Pensionspläne, 401 (k) s, Versicherungspläne, Gewerkschaftsbeiträge und Pfändungen vorgenommen werden. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung überwacht auch Kredite und andere Abzüge, die Höchstbeträge aufweisen, und beendet den Abzug von Gehaltsschecks, wenn der Gesamtbetrag zurückgezahlt wurde.
Abrechnungsregister
Das Abrechnungsregister fasst die Informationen zu Verdiensten und Abzug von Mitarbeitern in einer Journalbuchung zusammen, die zu Buchhaltungszwecken und zur allgemeinen Recherche in das Hauptbuch eingefügt wird. Abrechnungsregister werden auch zum Erstellen von Steuerberichten verwendet. Diese Dokumente werden vom Personal der Personalabrechnung erstellt oder mithilfe von Computersystemen der Personalabrechnung erstellt.
Manuelle Zahlungen
Gelegentlich geben Unternehmen manuelle Gehaltsschecks zwischen den Zahlungsperioden aufgrund von Kündigung oder Abrechnungsfehlern aus. Abrechnungssysteme müssen den Scheckbetrag im Steuerregister für Steuer- und Berichtzwecke berücksichtigen. Dadurch wird sichergestellt, dass der Steuerbetrag des Arbeitgebers mit dem Abzug der Arbeitnehmer abgeglichen wird.
