Ein manuelles Abrechnungssystem wird vollständig von Hand ausgeführt, wohingegen ein computergestütztes Abrechnungssystem es einem Unternehmen ermöglicht, seine Abrechnung über eine eigene Abrechnungssoftware durchzuführen. Ein manuelles System kann zu Abrechnungsfehlern führen und ist in der Regel ein langsamer, mühsamer Prozess. Computergestützte Systeme bieten eine Reihe von Vorteilen, einschließlich erhöhter Genauigkeit und Geschwindigkeit.
Zeitimport
Viele Arbeitgeber verwenden ein Zeitnehmungssystem, wie z. B. eine Uhrzeit, um die Arbeitsstunden der Mitarbeiter zu verfolgen. Ein manuelles System erfordert die manuelle Nachverfolgung der Mitarbeiterzeit, ein computergestütztes Abrechnungssystem kann jedoch automatisch Einträge des Personals aus dem Zeitnehmungssystem in das Abrechnungssystem übertragen.Ein solches System kann reguläre Arbeitsstunden von geleisteten Überstunden trennen, obwohl Mitarbeiter gelegentlich Anpassungen vornehmen müssen.
Automatische Berechnungen
Computergestützte Abrechnungssysteme können die Arbeitsstunden der Mitarbeiter in Viertelstundensegmente abrunden und die Gesamtarbeitsstunden sowie die zu zahlenden Stunden genau berechnen, wodurch Zeit für manuelle Berechnungen eingespart wird. Diese Systeme berechnen alle Zahlungsfrequenzen, z. B. wöchentlich, zweiwöchentlich, halbjährlich und monatlich, basierend auf den erhaltenen Eingangsdaten.
Ein computergestütztes Abrechnungssystem berechnet automatisch die gesetzlichen Abzüge der Mitarbeiter, wie Steuern und Löhne und freiwillige Abzüge, wie Parkgebühren, 401 (k) Beiträge und medizinische Leistungen. Die Lohnbuchhalterin gibt einfach die Daten ein, auf denen die Abzüge basieren, z. B. Informationen zum Formular W-4 für die Einkommensteuer auf Bundesebene.
Gehaltsscheck-Verarbeitung
Bei einem manuellen Abrechnungssystem müssen Sie Gehaltsschecks auf einer Schreibmaschine oder von Hand ausdrucken. Ein computergestütztes Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem kann direkt eingezahlt werden, wodurch Geld für Live-Checks und den Abgleich gespart wird. Darüber hinaus erfolgt das computergestützte Drucken von Gehaltsschecks und Pay-Stubs unabhängig vom Volumen schnell.
Berichterstellung
Ein computergestütztes Abrechnungssystem erstellt Abrechnungsberichte, mit denen Sie die Abrechnung überprüfen können, bevor Sie Gehaltsschecks oder Lohnabrechnungen drucken. Das US-Arbeitsministerium verlangt von Arbeitgebern, die Lohnlisten mindestens drei Jahre lang aufzubewahren. Ein computergestütztes System ermöglicht das Ausdrucken von Abrechnungsregistern, die zu jeder Zahlungsperiode gehören, in Papierform und speichert die Informationen unbegrenzt im System.
Computergestützte Systeme tragen zur Einhaltung der Lohnsteuer bei, indem sie Steuerberichte erstellen, einschließlich vierteljährlicher und jährlicher Lohnauszüge und W-2-Formulare für Mitarbeiter. Diese Systeme liefern den Buchhaltern des Unternehmens die erforderlichen Daten, um die Lohnsteuer und Abgleichungspflichten des Unternehmens zu erfüllen und die erforderlichen Berichte zu drucken. Darüber hinaus erfassen diese Systeme die erfassten und bezahlten Leistungstage, z. B. Urlaub und persönliche Zeit.
