Systeme und Verfahren sind für den erfolgreichen Geschäftsbetrieb von entscheidender Bedeutung. Laut Michael Gerber, Unternehmensberater und Autor des Bestseller-Leitfadens "The E-Myth", sparen systemgetriebene Unternehmen Zeit, verursachen weniger Stress und verdienen mehr Geld als Unternehmen, die vom Wort und den Anweisungen des Eigentümers angetrieben werden. Das Erstellen von Büroprozeduren ist eine Übung in Logik und Organisation, die am besten in einer schrittweisen Reihenfolge durchgeführt wird.
Definieren Sie den Umfang des Verfahrens, genau das, was das Verfahren durchführen soll. Seien Sie einigermaßen detailliert, aber nicht belastend. Beispielsweise benötigen Sie ein Verfahren zur Behandlung eingehender E-Mails, das sich von einem Verfahren zur Behandlung ausgehender E-Mails unterscheidet. Sie benötigen kein anderes Verfahren für Junk-Mail, Rechnungen, Zeitschriften und persönliche Post. Diese Unterkategorien können in dieselbe allgemeine Überschrift eingefügt werden.
Legen Sie fest, wer für die Durchführung des Verfahrens verantwortlich ist, einschließlich der Fristen oder Zeitvorgaben, die mit dem Prozess verbunden sind. Der Verantwortliche muss dies nicht persönlich tun, sondern muss sich mit dem beauftragten Delegierten erkundigen, um die Fertigstellung sicherzustellen und die Qualität zu überprüfen. Diese Definition wird am besten einem Titel und nicht einer Person zugeordnet, auch wenn Sie wissen, wer die Arbeit gerade erledigt.
Listen Sie die einzelnen Aufgaben auf, die diesem Prozess innewohnen. Ordne sie in chronologischer Reihenfolge an.
Schreiben Sie für jede Aufgabe eine Beschreibung mit angemessenen Fristen, den erforderlichen Werkzeugen und den erforderlichen Grundmaßnahmen. Fügen Sie einen "Fertigstellungsstatus" hinzu - wie die Aufgabe aussieht, wenn sie abgeschlossen ist. Der Fertigstellungsstatus ist für die Überprüfung der Arbeit und die Bewertung der Mitarbeiterleistung von entscheidender Bedeutung.
Schreiben Sie die Konsequenzen auf, wenn eine Aufgabe nicht innerhalb des angegebenen Zeitrahmens abgeschlossen wird. Dazu gehören Disziplinarmaßnahmen für den Mitarbeiter und ein Notfallplan für Probleme, die sich aus dem Ausfall ergeben.
