Wenn Sie ein Projekt oder ein Team verwalten, müssen Sie eventuell Produkte oder Dienstleistungen von einem externen Unternehmen erwerben. Unternehmen verfügen über Protokolle, in denen bestimmte Dollarbeträge aufgeführt sind, die Mitarbeiter im Namen des Unternehmens genehmigen können. Wenn ein Kauf, den Sie abschließen möchten, über dem angegebenen Schwellenwert liegt, muss der Supervisor den Kauf autorisieren. In diesen Fällen wird der Kaufvorschlag verwendet, um die Notwendigkeit eines Kaufs zu rechtfertigen, insbesondere wenn die Kosten hoch sind oder einen erheblichen Teil des Geschäfts betreffen.
Erstellen Sie eine Vergleichstabelle. In der Tabelle sollte jeder Anbieter der gewünschten Ware oder Dienstleistung aufgeführt sein und relevante Attribute bezüglich des Angebots enthalten. Wenn Sie beispielsweise nach einem Anbieter suchen, der Teambuilding-Aktivitäten für Mitarbeiter anbietet, umfassen die Kategorien: Unternehmensname, Standort, Aktivitätsoptionen, Optionen nach Preis, Inkludierte Mitarbeiter, Frühere Kunden und Verweise / Referenzen. Fügen Sie so viele Attribute auf einen Blick wie möglich ein. Dadurch können die Daten leicht überprüft werden.
Tun Sie Ihre Forschung. Stellen Sie eine Liste mit drei bis fünf Anbietern zusammen, die die gewünschten Waren oder Dienstleistungen liefern. Die Einbeziehung mehrerer Anbieter in Ihr Angebot weist auf Due Diligence hin und hilft Ihrem Manager, Ihre Argumente schnell zu verstehen. Fordern Sie von jedem Lieferanten ein schriftliches Angebot an und füllen Sie das Vergleichsdiagramm mit ihren Daten aus. Planen Sie dementsprechend, da einige Anbieter Vorlaufzeiten für die Angebotserstellung benötigen. Erhalten Sie eine Zusage von Ihrem Lieferanten, wann Sie das schriftliche Angebot erhalten. Bitten Sie den Verkäufer schließlich um Referenzen von Firmen, mit denen sie Geschäfte gemacht haben, die denen Ihres Unternehmens ähneln.
Rufen Sie Lieferantenreferenzen an. Alle anderen Eigenschaften, wie z. B. Preis und Service, können als gleichwertig angesehen werden, aber nicht alle Anbieter passen gut zu Ihrer Firma. Ein Anbieter hat möglicherweise das richtige Produkt, kann es aber nicht zuverlässig liefern. Service-Anbieter haben möglicherweise keine Erfahrung mit Ihrer Art von Unternehmen, sind jedoch mit anderen Unternehmen sehr gut. Anhand von Referenzen können Sie sich vor solchen Problemen schützen und die Gültigkeit Ihres Vorschlags stärken.
Triff eine Entscheidung. Vergleichen Sie die Anbieter anhand der von Ihnen definierten Attribute, Referenzen und schriftlichen Anführungszeichen. Teilen Sie Ihre Ergebnisse mit einem Kollegen, dessen Meinung Sie wertschätzen, und bitten Sie um einen Beitrag. Bleiben Sie objektiv und wählen Sie den Lieferanten mit dem höchsten Wert für das Unternehmen.
Erstellen Sie ein Memo. Adressieren Sie den Brief an den Entscheidungsträger für den Kauf. Schreiben Sie eine kurze Erklärung über Ihre Kaufabsicht und erklären Sie klar, warum der Kauf notwendig ist und welche Vorteile er für das Unternehmen hat. Wenn Sie eine Kapitalrendite berechnen können, geben Sie diese Details unbedingt in die Notiz ein. Berücksichtigen Sie auch die von Ihnen durchgeführte Recherche, die Gründe für Ihre Entscheidung und die damit verbundenen kurz- und langfristigen Kosten des Kaufs.
Liefern Sie das Memo an Ihren Vorgesetzten. Fügen Sie die Lieferantenvorschläge und das Vergleichsdiagramm als Anhang bei. Planen Sie ein Meeting mit Ihrem Vorgesetzten, um den Kauf detailliert zu besprechen. Versuchen Sie, die Fragen, die Ihr Vorgesetzter haben wird, zu antizipieren, und kommen Sie mit starken, sicheren Antworten zum geplanten Meeting.
Tipps
-
Trennen Sie die laufenden Kosten und die Einrichtungskosten in Ihrer Vergleichstabelle.
