Unternehmen sind auf professionelle, zuverlässige Kommunikation angewiesen, um auf dem Markt profitabel und wettbewerbsfähig zu bleiben. Die Mitarbeiter kommunizieren mit Mitarbeitern, Managern, Kunden, Lieferanten, Medien und zuständigen Regierungsbehörden, sodass Kommunikationsausfälle erhebliche Auswirkungen haben können. Trotz negativer Auswirkungen und professioneller Frustration ist es entscheidend, eine geeignete Sprache zu verwenden, wenn ein Mitarbeiter wegen mangelnder Kommunikation gerügt wird.
Überprüfen
Die mangelnde Kommunikation ist einer der Hauptgründe, die von den Mitarbeitern beim Wechsel zu einem neuen Job angegeben werden, weil das Management frustriert ist. Bevor Sie einen Verweis abgeben, sollten Sie sich die Zeit nehmen, um die fraglichen Situationen zu untersuchen, um festzustellen, ob das Management oder andere Mitarbeiter eine Rolle in diesem Bereich gespielt haben Verbindungsfehler. Es wäre ein Fehler, einen Mitarbeiter für Kommunikationsprobleme zu rügen, die in direktem Zusammenhang mit den Handlungen anderer Mitarbeiter stehen.
Neutraler Ton
Die Sprache, mit der ein Mitarbeiter wegen mangelnder Kommunikation gerügt wird, sollte neutral bleiben. Behalten Sie bei der Einleitung des Disziplinierungsprozesses einen professionellen Ton bei, anstatt in Wut, Frustration, Herablassung oder Sarkasmus zu verfallen. Dies erleichtert eine effektive Diskussion und vermeidet mögliche rechtliche Verstrickungen, wenn der Mitarbeiter eine Haltung einnimmt, dass Ihr Verweis akzeptable Grenzen überschreitet.
Erläuterung
Die Ausgangssprache für den Verweis auf Mitarbeiter mit Kommunikationsproblemen sollte aus ihrer Sicht nach einer Erklärung fragen. Die Verwendung dieser Inklusivsprache zieht den Mitarbeiter in den Prozess ein und fordert ihn auf, für seine Handlungen verantwortlich zu sein. In einer Aufforderung zur Erklärung könnte Folgendes lauten: "Bitte beschreiben Sie die Umstände, die zu einer Verzögerung der Kontaktaufnahme mit unserer geschätzten Klientin für drei Wochen trotz wiederholter Telefonanrufe und E-Mails führen."
Vorkommnisse zitieren
Vermeiden Sie allgemeine Aussagen, wenn Sie einen Mitarbeiter für Kommunikationsprobleme verweisen. Verwenden Sie stattdessen konkrete Beispiele, um den Kommunikationsausfall aus Sicht des Managements zu beschreiben. Sie können beispielsweise die Daten für nicht zurückgegebene Telefonanrufe und E-Mails, verspätete Berichte und bestimmte von Kunden, Managern oder Lieferanten eingereichte Beschwerden angeben. Ermitteln Sie, wie sich jedes Ereignis negativ auf das Geschäft ausgewirkt hat.
Folgen
Ihre Enttäuschung über die mangelnde Kommunikation der Mitarbeiter zum Ausdruck bringen, aber nicht auf Vorwürfe oder Kritik eingehen. Gehen Sie direkt auf die unmittelbaren Konsequenzen der Entscheidungen des Mitarbeiters für einen effektiveren Verweis ein. Beispielsweise können Sie die Verantwortlichkeiten und Privilegien des Mitarbeiters vorübergehend reduzieren, sodass er über die Ressourcen oder die Motivation verfügt, sein Verhalten anzupassen. Halten Sie sich bei der Zuweisung von Konsequenzen an die in Ihrem Unternehmenshandbuch beschriebenen Disziplinarmaßnahmen, um Anklagen wegen Unfairness oder übermäßiger Disziplin zu vermeiden.
Aktionsplan
Bewegen Sie den Verweis in einen positiveren Bereich, indem Sie zusammen mit dem Mitarbeiter einen Aktionsplan entwickeln, um seine Kommunikationsprobleme anzugehen. Dies kann beispielsweise die Entwicklung eines Plans zur Beantwortung von E-Mails innerhalb von zwei Werktagen für nicht dringende E-Mails oder einen beliebigen Zeitraum umfassen, der beispielsweise für Ihre Unternehmenskultur und Branche angemessen erscheint. Der Aktionsplan sollte auch die künftigen Disziplinarmaßnahmen beschreiben, die bei anhaltender mangelnder Kommunikation durchgeführt werden.
