Wenn Sie ein Unternehmen führen, müssen Sie entscheiden, welche Art von Buchhaltungssystem Sie verwenden möchten. Sie können zwischen einem manuellen oder einem rechnergestützten Abrechnungssystem wählen. Während computergestützte Systeme bequem sind, bieten manuelle Abrechnungssysteme einige entscheidende Vorteile.
Vermeiden Sie beschädigte Daten
Die Verwendung eines manuellen Buchhaltungssystems hat den Vorteil, dass Sie wissen, dass Ihre Dokumente immer verfügbar sind, wenn Sie sie benötigen. Dies ist nicht immer der Fall, wenn Sie ein Computersystem verwenden. Wenn Sie ein computergestütztes Buchhaltungssystem verwenden, werden die Daten oft beschädigt und Sie können nicht mehr auf die Informationen zugreifen. Zu diesem Zeitpunkt könnten Sie möglicherweise Daten verlieren, die Sie für Ihr Unternehmen dringend benötigen.
Vervielfältigungsfehler
Bei der Verwendung eines manuellen Abrechnungssystems müssen Sie sich nicht um Doppelfehler kümmern. Bei einem Computersystem besteht die Möglichkeit, dass Sie die falsche Datei duplizieren und veraltete Zahlen verwenden. Mit einem manuellen System haben Sie einfach ein Buch mit Ihren Daten. Das Duplizieren der Daten wäre ein sehr aufwendiger Prozess, der wahrscheinlich nicht auftritt. So vermeiden Sie die Verwendung falscher Daten.
Änderungen machen
Ein weiterer Vorteil von manuellen Abrechnungssystemen besteht darin, dass Änderungen einfacher vorgenommen werden können. Wenn Sie einen Eintrag in Ihrem Ledger ändern müssen, nehmen Sie einfach einen Radiergummi und löschen den Eintrag. Dann können Sie den neuen Eintrag in das Leerzeichen schreiben. Wenn Sie einen Eintrag in Ihrem computergestützten Buchhaltungssystem ändern müssen, müssen Sie möglicherweise ein Kennwort eingeben und die entsprechende Datei suchen, bevor Sie es ändern können. Dies erfordert zusätzliche Zeit und kann zu Problemen führen.
Zugänglichkeit
Ein weiterer Vorteil der Verwendung eines manuellen Abrechnungssystems besteht darin, dass es für jeden, der die Informationen benötigt, leicht zugänglich ist. Beispielsweise können sich Geschäftsinhaber auf die Buchhaltung und die darin enthaltenen Informationen verlassen. Wenn die Eigentümer auf einige Daten im System zugreifen müssen, müssen sie auf jemanden aus der Buchhaltungsabteilung warten, um sie für sie zu erhalten. Mit einem manuellen System können sie leicht in das Buch schauen und die Informationen selbst abrufen.
