Wenn Sie einen Bericht schreiben, der in einer Besprechung vorgelegt werden soll, müssen Sie einige grundlegende Richtlinien befolgen, die Sie wahrscheinlich in der Schule gelernt haben. Sie müssen sich zum Beispiel über den Zweck Ihres Berichts sicher sein, müssen sich auf ein genau definiertes Unterthema konzentrieren und müssen im Hinblick auf Ihre Zielgruppe schreiben.
Kennen Sie vorab den Bildungs- und Arbeitshintergrund der Meetingteilnehmer. Auf diese Weise können Sie wissen, wie viel von dem Thema erklärt werden muss. Stellen Sie sich beispielsweise vor, Sie erstellen einen Bericht über die Anzahl der Unfälle an bestimmten Stadtkreuzungen, die auf der nächsten Sitzung des Verkehrsausschusses präsentiert werden. Wenn drei der fünf Ausschussmitglieder über Hintergründe in der Strafverfolgung verfügen, müssen Sie keine Ausdrücke wie "Navigieren in einer Kurve" erklären.
Erinnern Sie sich an den Rat eines High School-Englischlehrers: Versuchen Sie nicht, das Universum in Angriff zu nehmen. Schreiben Sie über ein kleineres Segment Ihres Hauptthemas. Dadurch wird Ihr Bericht verständlicher. Zum Beispiel kann „Fußgängersicherheit“ das Hauptthema eines Verkehrsstudienberichts sein, aber Ihr Bericht beschränkt sich auf einen Teil dieses Themas - die Verbesserung der Sicherheit an zwei Kreuzungen.
Stellen Sie sicher, dass Sie in Ihrer Einführung und Schlussfolgerung genügend Kontext angeben. Auf diese Weise können Meeting-Teilnehmer die Bedeutung Ihrer Vorschläge verstehen. Wenn Ihr Bericht beispielsweise empfiehlt, Hilfspolizisten für die Arbeit vor dem Amtsgericht zu beauftragen, würde Ihre Einführung die jahrelangen Kämpfe der Stadtverwaltung erklären, um den Anstieg der Überstunden an Polizeibeamten auszugleichen. Die Schlussfolgerung würde erneut bekräftigen, dass dieser Vorschlag nur einer von vielen ist, die der Stadtverwaltung helfen können, Löcher in ihr Budget zu stecken.
Lassen Sie den Titel des Berichts anregen, ob die Besprechung geplant ist, um Probleme zu lösen oder Informationen bereitzustellen.Wenn ein Manager beispielsweise die Besprechung angerufen hat, um die Teammitglieder darüber zu informieren, dass die Umsätze des letzten Quartals gestiegen sind, lautet Ihr Titel möglicherweise "Umsatz im dritten Quartal: Auswirkungen der neuen Kundendienstverfahren".
Berichte zielen in der Regel darauf ab, die Handlungen von jemandem zu beeinflussen. Erwähnen Sie das Feedback, das Sie erwarten - und von wem. Zum Beispiel kann der Bericht eines Schulaufsehers über die Erhöhung der Testergebnisse von Schülern empfehlen, dass der Vorstand einer Resolution zustimmt, die aus einem Pilotstudienprogramm einen dauerhaften macht.
