Die Menschen führen ein arbeitsreiches Leben und erinnern sich nicht immer daran, wann sie etwas tun müssen. Das Versenden von Erinnerungsschreiben zu einer Frist kann einfach eine professionelle Höflichkeit oder ein Teil Ihres Kontosystems sein. Der Ton dieser Buchstaben hängt von dem Grund ab, aus dem Sie eine Erinnerung senden. Zum Beispiel verwenden Sie einen unterstützenden Ton, wenn Sie beschäftigte Eltern an die Frist für die Anmeldung zum Ferienlager erinnern. Ein Geschäftsbrief, der rechtliche Schritte droht, wenn eine Rechnung nicht bezahlt wird, erfordert einen anderen Ansatz. Wirksame Erinnerungsschreiben werden rechtzeitig vor Ablauf der Frist verschickt, um dem Empfänger Zeit zu geben, zu handeln.
Schreiben Sie den Brief mit einem Konversationston, wenn der Brief als freundliche Erinnerung gedacht ist. Verwenden Sie für ein freundliches Schreiben den ersten Absatz, um den Brief auf unbeschwerte Weise zu beginnen, z. B. eine Beobachtung darüber, wie der Frühling schnell zu Ende geht. Dies bedeutet, dass die Frist für die Anmeldung zum Sommerlager bald näher rückt. Um einen strengen Geschäftsbrief zu erhalten, müssen Sie sofort zum Punkt gelangen, indem Sie angeben, warum Sie schreiben und warum der Empfänger auf den Brief antworten muss.
Beginnen Sie den zweiten Absatz, indem Sie die Frist eindeutig angeben. Geben Sie klare und genaue Informationen zu der Frist an, z. B. Mittwoch, 7. Dezember, um 17.00 Uhr. ET. Die Zeit ist optional, aber in bestimmten Fällen nützlich.
Geben Sie klare Anweisungen zur Einhaltung der Frist. Möglichkeiten, z. B. das Senden einer Zahlung bis zum Ablauf der Frist oder die Online-Anmeldung einer Funktion vor Ablauf der Frist. Listen Sie andere relevante Informationen auf, z. B. den fälligen Zahlungsbetrag oder andere Informationen, die zur Ausführung der Aufgabe erforderlich sind.
Teilen Sie dem Empfänger die Konsequenzen für das Versäumnis der Frist mit. Weisen Sie zum Beispiel darauf hin, dass Personen, die sich nach Ablauf der Frist registrieren, eine höhere Gebühr zahlen oder dass keine Bestimmungen für eine verspätete Registrierung bestehen.
Beenden Sie mit einem kostenlosen Abschluss wie "Herzliche Grüße" oder "Mit freundlichen Grüßen".
