Erinnerungsschreiben sind nützlich, wenn Sie sich an Kunden wenden, die möglicherweise vergessen haben, eine Rechnung zu bezahlen, und wenn Sie sich an Personen wenden, um sie an einen Termin oder ein Ereignis zu erinnern. Für Kunden, die häufig E-Mails verwenden, können Sie eine Erinnerungs-E-Mail senden. Dies ist eine sehr bequeme Methode, um sie schnell zu erreichen. Bei Online-Briefen muss jedes Wort genauestens beachtet werden, um sicherzustellen, dass Ihr Brief nicht aggressiv oder unhöflich klingt und eine korrekte Grammatik ein Muss ist.
Überprüfen Sie die Richtigkeit der Informationen, an die Sie die Person erinnern möchten. Wenn Sie eine Sammlungserinnerung mit ungenauen Informationen versenden, wird der Kunde verwirrt und möglicherweise verärgert. Termin- und Ereigniserinnerungen sollten auch genaue Informationen enthalten, um sicherzustellen, dass Personen diesen Termin vereinbaren oder an diesem Ereignis teilnehmen, wenn sie dazu aufgefordert werden.
Bestätigen Sie die Möglichkeit, dass Ihre Informationen falsch sind oder der Kunde bereits eine Zahlung gesendet hat. Eine Aussage, die besagt, dass Sie nur Ihre eigenen Unterlagen sehen können und keine weiteren Informationen haben, auf die Sie sich beziehen können, kann der Person, die den Brief liest, helfen, Ihr Ziel aus Ihrer Sicht zu verstehen. Wenn Sie bestätigen, dass die Partei kürzlich eine Zahlung gesendet hat und diese Zahlung sich nicht in dem Brief widerspiegelt, wird die wütende Antwort des Empfängers des Erinnerungsschreibens eingeschränkt.
Seien Sie höflich und behandeln Sie den Kunden so, wie Sie möchten, wenn Sie ein Erinnerungsschreiben erhalten. Übersehen, Fehlberechnungen und mildernde Umstände finden sich im Leben aller Menschen. Übermäßig unhöfliche oder respektlose Kommentare in einem finanziellen Erinnerungsschreiben helfen nicht, das Geld von der Person zu erhalten, an die Sie den Brief senden. Behalten Sie stattdessen den Brief genau und besprechen Sie höflich nur die Einzelheiten des Kontos - vermeiden Sie unhöfliche oder verletzende Bemerkungen.
Fügen Sie die Original-Rechnungsinformationen hinzu, wenn Sie ein Erinnerungsschreiben mit Zahlungsaufforderung senden. Viele Kunden werden nach der ursprünglichen Abrechnung gefragt, wenn sie vergessen haben, wofür dieses Konto bestimmt ist. Um Zeit zu sparen, schließen Sie die ursprüngliche Abrechnung in das Erinnerungsschreiben an den Kunden ein. Die ursprünglichen Rechnungsinformationen können ein Link zum Online-Konto des Kunden sein, wenn Sie ein Erinnerungsschreiben per E-Mail senden.
Frage anfragen Wenn Sie vom Kunden nach einer Antwort gefragt werden, kann dies die Beantragung einer Zahlung, einen Rückruf, eine E-Mail-Antwort oder das Ausfüllen der korrekten Kontaktinformationen und die Rückgabe an Sie umfassen. Wenn Sie auf höfliche Weise nach einer Antwort des Kunden fragen, sind Sie eher dazu bereit, den Kunden für die Diskussion des Kontos zu öffnen und vom Kunden eine Zahlung zu erhalten.
Geben Sie Kontaktinformationen an, um Sie zu erreichen. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Ihre Kontaktinformationen in der Erinnerungs-E-Mail haben. Eine physische Adresse oder Postanschrift reicht möglicherweise nicht aus. Geben Sie E-Mail-, Website-, Telefon- und Faxnummern ein, um dem Kunden so viele Möglichkeiten wie möglich zu bieten, Sie zu erreichen.
