Es ist schwer, ein wachsames Unternehmen im Auge zu behalten. Es kann noch verwirrender werden, wenn Sie versuchen zu verstehen, wie sich die Struktur im Laufe der Zeit verändert hat, beispielsweise durch Erweiterungen oder administrative Änderungen. Process Mapping hilft dem Management, die Änderungen anhand eines Diagramms zu sehen. Damit das Diagramm jedoch genau ist, müssen beim Erstellen einer Prozesslandkarte bestimmte Regeln beachtet werden.
Definieren Sie die Diagrammsymbole
Jede Prozesslandkarte enthält eine Reihe von Symbolen, die verschiedene Aufgaben darstellen. Bevor Sie mit der Erstellung einer Prozesslandkarte beginnen, müssen diese Symbole definiert werden. Ovale zeigen zum Beispiel die Eingabe am Anfang des Prozesses oder die Ausgabe am Ende des Prozesses. Kästchen oder Rechtecke zeigen Aufgaben oder Aktivitäten, die während des Prozesses stattfinden. Pfeile zeigen den Richtungsfluss und Diamanten zeigen Punkte im Prozess, wenn Fragen gestellt werden oder eine Entscheidung erforderlich ist. (Ein Beispiel finden Sie unter Ressourcen.)
Definieren Sie den Prozess
Bestimmen Sie, wo der Prozess beginnt und wo er endet. Prozess-Mapping wird normalerweise durchgeführt, wenn Sie die Art und Weise ändern, in der Mitarbeiter ihre Arbeit erledigen, z. B. einen automatisierten Prozess hinzufügen, wenn Ihr Unternehmen mit einem anderen Unternehmen fusioniert, wenn Sie eine neue Produktlinie einführen und deren Auswirkungen verstehen müssen Ihre Mitarbeiter, Aufgaben und Technologien haben, und wenn Sie versuchen, Kosten zu senken und die Effizienz zu verbessern. Bestimmen Sie, was Sie tun möchten, wann es beginnt, wann es endet, und benennen Sie Ihre Prozesszuordnung entsprechend.
Listen Sie die Schritte auf
Die Schritte können ausreichende Informationen oder eine Fülle von Details zeigen. Unabhängig davon, welchen Weg Sie wählen, halten Sie die Formulierung einfach. Schreiben Sie jeden Schritt in "Verb-Objekt" -Form wie "Aktionsplan".
Erstellen Sie eine Sequenz
Ordnen Sie mithilfe von Post-It-Notizen oder Karteikarten die Schritte von links nach rechts in Form eines Diagramms zu. Machen Sie sich noch keine Sorgen, nur Pfeile oder Figuren zu zeichnen. Dies geschieht, wenn Sie eine visuelle Vorstellung davon haben, wie Ihre Karte aussehen wird.
Zeichne das Diagramm
Zeichnen Sie die Symbole basierend auf den Regeln, die Sie bereits für jede Form festgelegt haben. Ovale repräsentieren beispielsweise Eingabe und Ausgabe. Nachdem die Symbole eingefügt wurden, zeichnen Sie die Pfeile. Wenn für eine Form mehr als ein Pfeil erforderlich ist, müssen Sie möglicherweise eine Entscheidungsraute dort platzieren, sodass Sie wissen, dass es Alternativen gibt, die berücksichtigt werden müssen. Verwenden Sie beim Zeichnen des Diagramms einen Systemmodellansatz, bei dem jeder Schritt durch einen Pfeil mit dem nächsten Schritt oder Ergebnis verknüpft ist. Stellen Sie sicher, dass das Modell vollständig ist und relevante Informationen enthält.
