Business Process Mapping bietet Geschäftsführern die Möglichkeit zu klären, wie Prozesse tatsächlich ausgeführt werden. Es werden Probleme wie Engpässe und Unterschiede in der Art und Weise, wie der Prozess von verschiedenen Gruppen oder Personen durchgeführt wird, aufgezeigt. Führungskräfte können auch herausfinden, ob die Art und Weise, wie der Prozess tatsächlich durchgeführt wird, sich von der Art und Weise unterscheidet, in der er durchgeführt werden sollte. Das Erstellen einer Prozesslandkarte, auch Flussdiagramm genannt, ist ein wesentlicher Bestandteil des Prozessmanagements und der Prozessverbesserung von Six Sigma, kann jedoch auch ohne das umfassende Framework von Six Sigma von Vorteil sein.
Sammeln Sie Informationen von Einzelpersonen, die den Prozess tatsächlich durchführen, wie er ausgeführt wird. Stellen Sie sicher, dass die Schritte unter verschiedenen Umständen oder für verschiedene Personen variieren. Konzentrieren Sie sich darauf, wie der Prozess derzeit ausgeführt wird, und nicht darauf, wie er durchgeführt werden soll.
Legen Sie fest, welche Art von Prozesslandkarte erstellt werden soll. Ein grundlegendes Aktivitätsablaufdiagramm zeigt den Ablauf der Schritte im Prozess einschließlich Entscheidungspunkten, während ein Implementierungsablaufdiagramm auch die Beteiligung verschiedener Gruppen oder Personen veranschaulicht. Erstellen Sie für letztere Spalten für jede Einzelperson oder Gruppe und zeichnen Sie jeden Schritt in die entsprechende Spalte, um anzugeben, wer den Schritt ausführt.
Starten Sie Ihre Geschäftsprozesskarte, indem Sie ein ovales oder abgerundetes Rechteck zeichnen, das Standardsymbol für den Startpunkt. Zeichnen Sie für ein Aktivitätsflussdiagramm den Startpunkt oben links auf der Seite Ihrer Papier- oder Softwareseite. Für ein Implementierungsdiagramm zeichnen Sie es oben in der entsprechenden Spalte.
Beschriften Sie den Startpunkt mit einem Satz, der darauf hinweist, dass es sich um den Startpunkt handelt, z. B. "Anruf kommt herein" oder auch nur "Start". Jeder Ihrer Schritte wird auf diese Weise gekennzeichnet und sollte ein Verb enthalten, um eine durchgeführte Aktion darzustellen.
Erstellen Sie jeden Prozessschritt, indem Sie ein Rechteck zeichnen und beschriften. Jeder Schritt sollte eine eigene Darstellung haben. Kombinieren Sie Schritte nicht in einer Form mit dem Wort "und", um mehr als ein Verb oder eine Aktion zu verbinden.
Verbinden Sie die Schritte mit Pfeilen, die die Richtung des Prozessflusses anzeigen. Es ist in Ordnung, wenn Ihre Karte über mehrere Zeilen verteilt wird, um auf die Seite zu passen. Die Pfeile machen den Fluss unabhängig von der physischen Anordnung der Stufen sichtbar.
Verwenden Sie eine Rautenform, um einen Entscheidungspunkt darzustellen, wenn der nächste Schritt von einem bestimmten Umstand abhängt. Beispielsweise hätte eine Prozesskarte für einen Online-Einkaufswagen einen Entscheidungspunkt, der die Wahl des Kunden für die Zahlung per Kreditkarte oder über PayPal darstellt.
Geben Sie die Schritte an, die einem Entscheidungspunkt folgen, indem Sie die rechteckigen Symbole erstellen und beschriften und die Pfeile hinzufügen, um den Prozessablauf anzuzeigen. Beschriften Sie jeden der Pfeile, die vom Entscheidungspunkt wegführen, um die Bedingung zu erläutern, die dazu führt, dass Sie diesem Pfad folgen. Verwenden Sie in unserem aktuellen Beispiel die Bezeichnung "PayPal" für einen Pfeil und "Kreditkarte" für den anderen Pfeil.
Fügen Sie als letzten Schritt eine letzte ovale oder abgerundete Rechteckform hinzu, die mit "End" gekennzeichnet ist, um das Ende des Prozesses anzuzeigen.
Überprüfen Sie Ihre Prozesszuordnung, um sicherzustellen, dass sie richtig gelesen wird. Lassen Sie auch einige Personen, die den Prozess durchführen, den Prozess überprüfen, um sicherzustellen, dass er genau darstellt, was er tut.
Tipps
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Programme wie Microsoft Visio verfügen über spezielle Funktionen zum Erstellen von Prozesskarten, es können jedoch auch andere Grafikprogramme oder PowerPoint verwendet werden. Wenn Sie zum ersten Mal Informationen über den Prozess sammeln, schreiben Sie jeden Schritt auf eine kleine Notiz und ordnen Sie dann den Prozessablauf an. Diese Methode kann einfacher sein als der Versuch, die Prozesslandkarte von Anfang an auf einmal zu erstellen. Wenn Ihr Prozess viele Übergaben zwischen Gruppen oder Einzelpersonen umfasst, möchten Sie möglicherweise ein Bereitstellungsflussdiagramm verwenden, um die Beteiligung verschiedener Parteien explizit zu veranschaulichen.
