Das Schreiben einer Quittung mit der Hand mag altmodisch oder sogar anmaßend erscheinen, aber die Kunden schätzen die Tatsache, dass Sie sich die Mühe gemacht haben, um sicherzustellen, dass sie über ihre Ausgaben verfügen. Sogar Unternehmen mit automatisierten Kassen haben manchmal Stromausfälle und Ausfälle von Internetdiensten. Anstatt Geschäft zu verlieren, können Sie eine Quittung für den Verkauf von Waren von Hand schreiben, wenn Sie nicht mit großen Mengen einkaufen.
Warum sollten Sie Quittungen bereitstellen?
Die Bereitstellung genauer Quittungen hat für Ihre Kunden und Sie, den Händler, viele Vorteile. Die Praxis schützt Ihren Ruf als Händler oder Dienstleister. Der von Ihnen beigelegte Kaufbeleg zeigt Ihrem Kunden an, dass er alle Waren und Dienstleistungen, die er gekauft hat, zum richtigen Preis erhalten hat. Die Quittung dokumentiert auch die Präferenzen des jeweiligen Kunden. Das Erfassen von Kundenpräferenzen und Kaufmustern hilft Ihnen, Ihren Bestand zu verfolgen und Wiederauffüllungen zu planen.
Neben der Einhaltung der IRS- und Industriestandards werden durch die Bereitstellung genauer Belege auch folgende Punkte erfüllt:
- Sie schützt Ihre Mitarbeiter vor falschen Anschuldigungen über unfaire oder unehrliche Praktiken.
- Die Praxis erleichtert die Streitbeilegung.
- Die Bereitstellung von Quittungen hilft dabei, die Start- und Ablaufdaten der Garantie festzulegen.
Wie schreibe ich einen Zahlungsbeleg?
Für IRS-Zwecke muss jeder Zahlungseingang für Geschäftskosten den Tag, den Monat und das Jahr, an dem die Transaktion stattgefunden hat, eine Liste aller gekauften Artikel oder erbrachten Dienstleistungen sowie den Gesamtbetrag enthalten. Branchenstandards für Unternehmen schreiben vor, dass Sie neben der verwendeten Zahlungsmethode auch Ihren Firmennamen und Ihre Kontaktinformationen angeben, z. B. Bargeld, Scheck, Zahlungsanweisung, Kreditkarte oder elektronische Überweisung.
Sind Quittungen gesetzlich vorgeschrieben?
In vielen Bundesstaaten müssen Vermieter eine Mietbestätigung schriftlich einreichen, wenn der Mieter einen Mietschein verlangt, unabhängig davon, welche Zahlungsmittel der Mieter verwendet. In einigen Bundesstaaten sind nur Quittungen für Einkäufe über einem bestimmten Dollarbetrag erforderlich. Selbst in einer Stadt, in der es keine derartigen gesetzlichen Anforderungen gibt, müssen Sie nach den besten Regeln der Branche für jede Transaktion eine Quittung ausstellen. Ein einfaches "Möchten Sie Ihre Quittung?" Erfüllt alle gesetzlichen oder branchenspezifischen Verpflichtungen in den Staaten, in denen Sie nicht dazu aufgefordert werden.
Was bedeutet Zahlungsnachweis?
Der Zahlungsbeleg umfasst den ursprünglichen Kaufbeleg, stornierte Schecks, Kontoauszüge und Kreditkartenauszüge. Die Transaktionsbestätigungsseite oder eine Bestätigungs-E-Mail kann auch ein Zahlungsnachweis sein, wenn sie das Datum, eine Liste aller gekauften Artikel oder Dienstleistungen und die spezifische Zahlungsweise enthält, die zum Abschluss des Kaufs verwendet wurde.
Handschrift eines Zahlungsbelegs
Unabhängig davon, ob Sie eine Belegvorlage verwenden oder nicht, führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen kompatiblen Beleg zu erstellen:
- Schreiben Sie eine Quittungsnummer in die obere rechte Ecke Ihrer Quittung. Um zu vermeiden, dass ein Kunde die gleiche Transaktionsnummer erhält, beginnen Sie mit der Nummer 001 und fahren Sie von dort fort. Solange Sie auch das heutige Datum angeben, können Sie diese Nummern am nächsten Tag verwenden.
- Schreiben Sie Ihren Firmennamen und Ihre Kontaktinformationen in die obere linke Ecke. Fügen Sie Ihr Geschäftstelefon, Ihr Fax, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Website zusammen mit Ihren Geschäftszeiten hinzu. Diese Informationen helfen dem Kunden nicht nur festzustellen, ob es sich bei dem Kauf um einen Geschäftsaufwand handelt oder nicht, sondern er kann Ihre Adresse und Geschäftszeiten an Freunde und Familie weitergeben.
- Überspringen Sie eine Zeile und beginnen Sie mit der Auflistung aller gekauften Artikel sowie einer kurzen Beschreibung der einzelnen Artikel. Sie endet mit dem Kaufpreis des Artikels ganz rechts.
- Geben Sie einen Gesamtpreis an, bevor Sie Gutscheine abziehen. Nehmen Sie danach alle Rabatte und geben Sie die neue Summe an. Mehrwertsteuer hinzufügen. Fügen Sie die Versand- und Bearbeitungsgebühren hinzu, wenn dies nicht ein Kauf in einem Geschäft ist.
- Schreiben Sie abschließend die verwendete Zahlungsmethode und den Namen des Kunden in die letzte Zeile der Quittung oder an die Stelle, an der "eingegangen ist". Geben Sie dem Kunden eine Kopie und bewahren Sie die andere für Ihre Unterlagen auf.
