Vorschläge zur Verbesserung der Office-Verfahren

Wir haben alle in chaotischen Büros gearbeitet - Papiere und anderes Material haben sich in Stapeln aufgestaut, die Mitarbeiter sind frustriert und unsicher, was ihre Verantwortlichkeiten sind, und das Management ist nicht zufrieden mit dem, was die Mitarbeiter erledigen. Wie kann das Büro reibungslos funktionieren? Wenn Sie klare Anweisungen für die Mitarbeiter einhalten, können Sie alles andere erreichen. Sie haben ein saubereres Büro, glücklichere und produktivere Mitarbeiter und in kürzester Zeit bessere Manager.

Artikel, die Sie benötigen

Computer
Papier
Notizbuch

Protokoll erstellen

Erforschen Sie die Bereiche der Organisation, die unklar sind, indem Sie eine Umfrage schreiben und das Personal befragen. Fragen Sie die Mitarbeiter, was ihnen unklar ist, ob es sich um ihre Rolle und Verantwortung handelt, an wen sie berichten oder wie bestimmte Verfahren ordnungsgemäß durchgeführt werden.

Erstellen Sie ein Mitarbeiterhandbuch, das darauf basiert, woran die Mitarbeiter geklärt werden müssen. Hierzu gehören auch Standardrichtlinien des Unternehmens, einschließlich Informationen zur Büroumgebung. Die Mitarbeiter müssen wissen, dass die Papiere rechtzeitig eingereicht werden müssen, um die Schreibtische vor dem Verlassen der Arbeit zu glätten und ihren Teil dazu beizutragen, einen sauberen Arbeitsplatz zu schaffen.

Erstellen Sie Standardarbeitsanweisungen oder SOPs. SOPs sind schriftliche Anweisungen, die festlegen, wer, was, wo, warum und wie für jede Aufgabe gilt. Erstellen Sie eine SOP für jede Aufgabe, der die Mitarbeiter folgen sollen. Fügen Sie einen zusammenfassenden Absatz über den Prozess, schrittweise Anweisungen dazu sowie eine Liste mit Ressourcen hinzu, wenn weitere Informationen benötigt werden. Fügen Sie ein Datum in der Zukunft ein (6 bis 12 Monate), an dem diese SOP überprüft und aktualisiert wird. Geben Sie auch den Namen und die Kontaktdaten der Person in der Organisation an, die für dieses Verfahren verantwortlich ist. Auf diese Weise wissen die Mitarbeiter, an wen sie sich wenden können, um weitere Informationen zu erhalten. Legen Sie alle SOPs in einem Notizbuch ab und machen Sie diese für alle Mitarbeiter zugänglich, damit sie nach einem Verfahren suchen, wenn sie etwas überprüfen müssen. Schreiben Sie neue SOPs für neue Prozeduren und fügen Sie sie dem Buch hinzu.

Personal schulen und organisiert werden

Geben Sie das Mitarbeiterhandbuch nach seiner Fertigstellung allen neuen Mitarbeitern und den neuen Mitarbeitern bei der Einstellung aus. Mitarbeiter können die Verwaltung des Büros verbessern, wenn sie wissen, was von ihnen erwartet wird.

Schulung der Mitarbeiter in allen für sie geltenden SOPs. Lassen Sie die Person, die für das Verfahren verantwortlich ist, andere Mitarbeiter einzeln oder in einer Gruppe schulen. Schulung des Personals in allen Verfahren, nachdem sie entwickelt wurden, damit die Mitarbeiter wissen, was von ihnen erwartet wird.

Halten Sie einen Reinigungstag für alle Mitarbeiter ab, um das Büro zu organisieren. Dies sollte nicht oft gemacht werden. Nachdem das Mitarbeiterhandbuch gelesen und die neuen SOPs geschult wurden, sollten die Mitarbeiter eine klare Vorstellung davon haben, was zu tun ist.