Das Personalsystem (HRS) ist ein Informationstechnologiesystem, das Informationen zu Praktiken, Richtlinien und zur Verwaltung von Humanressourcen in einer Organisation erfasst, speichert und weitergibt. Es ist auch als Personalmanagementsystem (HRMS), Personalinformationssystem (HRIS), Human Capital Management System (HCMS) und Personalinformationstechnologie (HRIT) bekannt. Ein HRS hilft einer Organisation bei der Verwaltung aller komplexen und miteinander verbundenen Aspekte der Humanressourcen, einschließlich der Einhaltung der Bundes- und Landesarbeitsgesetze.
HMS-Struktur
Ein HRS automatisiert wichtige Personalverwaltungsfunktionen wie Mitarbeiterführung, Vergütung und Vergünstigungen sowie Entscheidungsunterstützung. Es besteht aus einer Reihe von integrierten Datenbanken, die mit funktionalen Verarbeitungseinheiten verknüpft sind, wie Einstellung, Zeit und Anwesenheit, Bezahlung, Leistungen und Renten, Fähigkeiten der Mitarbeiter und Schulungen. Da die Datenbanken integriert sind, müssen grundlegende Informationen wie Mitarbeitername, Anschrift und Sozialversicherungsnummer nur einmal eingegeben werden. Danach können alle funktionalen Verarbeitungseinheiten die Informationen abrufen und verwenden.
Mitarbeiter Management
Das HRS erfasst alle Informationen über die Mitarbeiter vom ersten Bewerbungsgesuch bis zum endgültigen Gehaltsscheck. Es erfasst grundlegende Identifizierungsinformationen, Arbeitsaufträge, Leistungsinformationen, Vergütungssatz, Mitarbeiterinventar und Schulungsverlauf. Informationen, die in der Mitarbeiter-Management-Datenbank erfasst werden, werden auch für die vorgeschriebene Berichterstattung über die Einhaltung der Vorschriften für die Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) verwendet, wie Alter, Geschlecht, nationale Herkunft, Rasse und Behinderung.
Entschädigung und Vorteile
Die Vergütungs- und Leistungsfunktionen von HRS sammeln Informationen über die geleisteten Arbeitsstunden und berechnen daraus die Löhne, die Höhe der Bundes- und Landessteuern sowie andere Abzüge wie Krankenversicherung und Altersversorgungsbeiträge. Das System generiert Gehaltsschecks oder Einzahlungen direkt auf die Bankkonten der Mitarbeiter. Es berechnet auch den verdienten Urlaub und den Krankheitsurlaub mit dem Zahlungszeitraum und den laufenden Jahreszahlen.
Entscheidungshilfe
Ein HRS vereinfacht die Berichterstellung und Entscheidungsunterstützung, indem standardmäßige Personalberichte erstellt werden, z. B. Gehälter, Neueinstellungen und Mitarbeiterüberweisungen. Diese Informationen werden verwendet, um das Geschäft zu verwalten, die organisatorische Leistung zu messen und die Zukunft zu planen. Mit einem HRS können Benutzer außerdem spezielle Berichte erstellen, um bestimmte Situationen zu analysieren und Trends zu erkennen, beispielsweise die Mitarbeiterfluktuation in einem Bereich der Organisation.
Informationsaustausch
Personalsysteme erleichtern den Informationsaustausch und die Integration mit den anderen wichtigen Geschäftssystemen einer Organisation, einschließlich Finanzen, Buchhaltung und Lieferkette. Sie ermöglichen auch den Datenaustausch mit Dritten, z. B. Berichte für Aufsichtsbehörden und Datentransfers zu und von Krankenversicherern und Pensionsplanverwaltern.
Mitarbeiter Selbstservice
Viele Personalsysteme umfassen eine Mitarbeiter-Self-Service-Funktion, die über einen Intranet-Link betrieben wird - eine sichere und private Website des Unternehmens. Über diese Website können Mitarbeiter ihre persönlichen Daten aktualisieren, ihre geleisteten Arbeitsstunden eingeben, sich für Schulungen anmelden und ihren gesammelten Urlaub und Krankenstand nachschlagen, ohne sich an einen Personalvertreter wenden zu müssen. Mitarbeiter können ihre Informationen vom Computer aus über ihren Schreibtisch, einen Laptop oder über einen Computerkiosk in der Fabrikhalle oder im Lager abrufen.
