Interne Kontrollen sind Richtlinien und Verfahren, mit denen Unternehmen Fehler und Betrug verhindern. Dazu gehören Diebstahl, Unterschlagung, Begünstigung oder mathematische Fehler in Finanzdokumenten. Sie müssen kein staatlich geprüfter Wirtschaftsprüfer sein oder über einen Finanzabschluss verfügen, um hilfreiche interne Kontrollen in Ihrem Unternehmen einzuführen oder Richtlinien festzulegen, nach denen Ihre Angestellten handeln müssen.
Überprüfen Sie Co-Unterzeichner und autorisierte Unterzeichner
Eine der häufigsten internen Kontrollen für kleine Unternehmen ist das Erfordernis, dass die Kontrollen gemeinsam unterzeichnet werden. Dies verhindert, dass eine Person einen Scheck an sich schreibt oder eine unangemessene Zahlung genehmigt. Wenn Ihr Unternehmen jeden Monat viele Schecks schreibt, können Sie eine Richtlinie einführen, die nur zwei Unterschriften für Schecks erfordert, die einen bestimmten Dollarbetrag überschreiten, beispielsweise 500 USD. Stellen Sie sicher, dass Sie bei Ihrer Bank eine Signaturkarte mit den Unterschriften autorisierter Unterzeichner haben. Auf diese Weise kann die Bank die Signaturen prüfen, bevor sie einen Scheck bezahlt.
Bankabgleiche
Viele Unternehmen erfassen alle ihre Zahlungen und Einnahmen in einem Hauptbuch, in dem die finanziellen Transaktionen des Unternehmens erfasst werden. Die Buchungen in einem Ledger basieren auf eingegangenen Schecks, Bareinzahlungen und Bargeld, elektronischen Einzahlungen oder eingegangenen Kreditkartenzahlungen. Um mathematische Fehler und betrügerische Eingaben zu erkennen, führen Sie jeden Monat einen Bankabgleich durch und vergleichen Sie Ihren Kontoauszug mit Ihrem Hauptbuch. Ihr Kontoauszug enthält alle Einzahlungen, die Sie gemacht oder elektronisch erhalten haben, sowie alle Zahlungen, die Sie vorgenommen haben. Sie enthält auch die von Ihnen bezahlten Bankgebühren, sodass Sie diese in Ihr Hauptbuch aufnehmen können.
Beschaffungsverfahren
Erstellen Sie ein internes Steuerelement, das die Richtlinien für den Einkauf festlegt, um sicherzustellen, dass Sie beim Kauf den größtmöglichen Nutzen erzielen. Dies kann nur die Verwendung zugelassener Anbieter beinhalten, die Beantragung eines Wettbewerbsangebots von Auftragnehmern oder eine Preisprüfung bei mehreren Anbietern vor der Auswahl eines Anbieters. Dazu kann es erforderlich sein, dass Ihr Büroleiter die Online-Preise in mehreren Bürogeschäften überprüft, bevor Sie Büromaterial, Möbel oder anderes Zubehör bestellen.
Rückerstattungsrichtlinien
Erstellen Sie eine formelle Richtlinie für Mitarbeiterausgaben, um hohe Reise-, Unterbringungs-, Unterhaltungs- und Verpflegungskosten zu reduzieren. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern bei Konferenzen oder Messen die Möglichkeit geben, ihre eigenen Reisen und Unterkünfte zu buchen, können sie Flüge und Zimmer buchen, die ihnen die meisten Prämienpunkte einbringen, statt die kostengünstigsten Buchungen zu wählen. Erfordert, dass alle Reisekosten vorab von einem Vorgesetzten genehmigt werden und dass auf allen Kostenerstattungsformularen Quittungen enthalten sind.
Audits
Wenn ein Dritter Einkäufe, Finanzunterlagen, Arbeitszeitnachweise, Kostenerstattungen und andere Geschäftsaktivitäten überprüft, kann dies dazu beitragen, Fehler und Betrug zu erkennen und zu reduzieren. Durch interne Audits kann ein Mitarbeiter oder eine Abteilung die Arbeit eines anderen überprüfen. Bei externen Audits wird ein externer Auftragnehmer oder eine externe Firma hinzugezogen, um die Arbeit Ihrer Mitarbeiter zu überprüfen. Dies kann die Einstellung eines Wirtschaftsprüfers zur Überprüfung Ihrer Bücher jeden Monat oder Quartal umfassen. Wenn Sie eine Bestandsaufnahme durchführen, können Sie feststellen, ob ein Problem mit Diebstahl, Überlieferung oder Bruch vorliegt.
