Mit einem gut geschriebenen Memo können Sie schnell die Genehmigung zum Kauf von Computern für Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation einholen. Das Memo muss die Notwendigkeit für die Computer klar angeben, warum der Kauf jetzt erfolgen soll, und mögliche Alternativen klar aufzeigen. Das Memo sollte auf geschäftlichen Gründen und nicht auf persönlichen Wünschen beruhen.
Sammeln Sie Informationen zum aktuellen Status der Computer Ihrer Organisation. Finden Sie heraus, ob es genügend Computer für alle Mitglieder der Organisation, ihre Arbeitsbedingungen und wann sie gekauft wurden. Finden Sie den ursprünglichen Kaufpreis heraus und vergleichen Sie ihn mit den aktuellen Preisen. Sammeln Sie Daten über das für Reparaturen ausgegebene Geld. Dokumentieren Sie die Qualität der Ausrüstung und ob sie veraltet ist. Befragen Sie Menschen, die die aktuellen Computer verwenden. Fragen Sie nach ihren Vorlieben und Abneigungen. Fragen Sie, ob sie das Gefühl hatten, dass ihre Computer zu Hause besser waren als ihre Bürocomputer, und wenn ja, warum.
Wenden Sie sich an Ihre Kollegen in anderen Organisationen. Sammeln Sie so viele Informationen wie möglich über die Computer, die sie verwenden, wie lange sie in Betrieb sind, und über Pläne zur Aktualisierung.
Erwägen Sie die Verwendung der gesammelten Daten, um eine SWOT-Analyse durchzuführen. SWOT steht für Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen. Eine SWOT-Analyse ist besonders hilfreich, wenn Sie versuchen, einen großen Kauf für eine große Organisation zu rechtfertigen. Wenn Sie jedoch einen SWOT für jede Entscheidung vorbereiten, kann dies zu einem besseren Argument führen. Mit einer SWOT-Analyse können Sie feststellen, wie stark Ihre Computertechnologie heute ist, welche Schwächen und Verbesserungsmöglichkeiten es gibt. Außerdem werden Bedrohungen geprüft, beispielsweise wie Ihr Unternehmen hinter die Zeiten zurückfallen und den Wettbewerb verlieren könnte, wenn es mit veralteter Technologie weiterläuft. Holen Sie sich schließlich Preisinformationen von mehreren Anbietern.
Schreiben Sie das Memo mit allen erforderlichen Daten. Achten Sie darauf, dass Sie sich beim Kauf auf den Business Case konzentrieren. Die eigentliche Bestellung kommt später. Argumentieren Sie klar und überzeugend. Präsentieren Sie das Memo und erhalten Sie die Genehmigung.
