Das Beenden einer Telefonkonferenz kann entscheidend dafür sein, wie sie die Beziehung und die Zukunft der an der Konferenz beteiligten Personen beeinflusst. Wenn beispielsweise ein Konferenzverkaufsgespräch schlecht endet und über die nächsten Schritte des Verkaufsprozesses keine Rede ist, können falsche Vorstellungen gemacht werden, die den Verkauf behindern könnten. Am besten planen Sie eine Beendigungsstrategie für den Anruf, damit der Anruf reibungslos beendet wird.
Planen Sie den Anruf. Mit dem richtigen Plan können sich die an der Ausschreibung Beteiligten darauf verlassen, dass alle Themen behandelt werden und alle Themen auf der Tagesordnung angesprochen wurden. Wenn Sie den Anruf vorzeitig beenden, wenn nicht alle Informationen übermittelt wurden, kann dies katastrophal sein.
Planen Sie eine Exit-Strategie für verschiedene Szenarien. Aus verschiedenen Gründen kann der Anruf vorzeitig enden, und wenn er vorzeitig endet, sollten die anderen Parteien wissen, wie sie reagieren sollen und welche Schritte unternommen werden müssen, um sicherzustellen, dass der Anruf nicht verloren geht. Dies kann erreicht werden, indem Sie einige letzte Notizen vorbereiten und umsetzbare Schritte wegnehmen.
Fassen Sie den Anruf zusammen. Wenn alle Punkte der Tagesordnung besprochen und alle Fragen beantwortet wurden. Fragen Sie die am Telefon, ob sie noch etwas hinzuzufügen haben. Fassen Sie die Aufzählungspunkte des Anrufs nicht zusammen und stellen Sie sicher, dass alle das Gesagte verstehen. Gehen Sie nacheinander vor und wiederholen Sie alle Folgeschritte mit jedem Mitglied der Telefonkonferenz, so dass jeder weiß, wer was tut, und jeder sich des geplanten Plans bewusst ist. Schließen Sie, indem Sie jedem sagen, wie das Follow-up kommuniziert wird. Respektieren Sie respektvoll jede Person am Telefon und verabschieden Sie sich und legen Sie dann auf. Senden Sie eine Folge-E-Mail an alle Teilnehmer, die den Anruf zusammenfasst.
