Telefonkonferenzen sind nützlich, um ein Meeting mit einer Gruppe von Personen an verschiedenen Orten zu vereinbaren, die Entscheidungen treffen müssen. Eine Gruppe von Anwälten muss sich möglicherweise treffen und eine Strategie für den Fall ihres Mandanten festlegen, oder eine Gruppe von Junggesellen versucht möglicherweise, eine Hochzeitsdusche zu planen. Eine Telefonkonferenz kann einer Gruppe von Personen helfen, in Minutenschnelle Entscheidungen zu treffen. Dies kann Tage dauern und kann per E-Mail nicht persönlich durchgeführt werden.
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Besprechungsplanungssoftware
Identifizieren Sie die Personen, die Sie zur Telefonkonferenz einladen müssen. Priorisieren Sie dann die Wichtigkeit der Anwesenheit jeder Person. Wenn drei oder vier Personen Ihr Konferenzgespräch anrufen, ist es möglicherweise nicht wichtig, die Liste der eingeladenen Personen zu priorisieren. Wenn Sie jedoch sechs oder mehr Personen einladen, ist es wahrscheinlicher, dass Planungskonflikte auftreten. Stellen Sie sicher, dass die wichtigen Entscheidungsträger teilnehmen können.
Kontaktieren Sie wichtige Teilnehmer, um Planungskonflikte zu identifizieren. Finden Sie heraus, ob und wann diese Personen für längere Zeit außerhalb der Stadt sein werden, im Flugzeug und nicht erreichbar sind oder anderweitig nicht teilnehmen können. Planen Sie Ihre Besprechungszeit um diese Konflikte.
Senden Sie eine Einladung an alle Teilnehmer. Verwenden Sie E-Mail, Evite oder ein anderes Einladungsprogramm. Microsoft Outlook kann die Besprechung planen, Einladungen senden und den Eingeladenen die Annahme oder Ablehnung gestatten. Sie erhalten schnell eine allgemeine Vorstellung davon, wer teilnehmen kann und wer nicht. Die eingeladenen Personen haben möglicherweise Vorschläge zu Zeiten, die für sie besser funktionieren, und sie können Ihnen auch Tagesordnungspunkte in ihren Antworten auf die Besprechungsanfrage senden. Überarbeiten Sie Ihre Einladung basierend auf dem Feedback, das Sie erhalten.
Planen Sie Ihre Besprechung mit einem Anrufservice. Es gibt mehrere Unternehmen, die sich auf das Abhalten von Telefonkonferenzen spezialisiert haben, darunter FreeConference und InstantConference. Wenn in Ihrem Unternehmen häufig Telefonkonferenzen geplant werden, sollten Sie herausfinden, ob Ihr Unternehmen einen Vertrag mit einem bestimmten Anrufservice hat.
Senden Sie die endgültige Einladung an alle Teilnehmer. Senden Sie die Einladung auch an die Personen, die die ursprüngliche Besprechungsanfrage abgelehnt haben, falls sie später verfügbar sind. Stellen Sie sicher, dass Sie alle relevanten Informationen in die Einladung aufnehmen, einschließlich Datum und Uhrzeit des Anrufs, Landeskennzahl und Telefonnummer, die die Teilnehmer verwenden sollen, sowie alle erforderlichen Teilnehmercodes. Geben Sie auch Ihre Kontaktnummer an, damit die Teilnehmer Sie direkt kontaktieren können, wenn sie Probleme bei der Einwahl haben.
Tipps
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Wenn Sie noch nie einen Telefonkonferenzdienst in Anspruch genommen haben, fragen Sie nach der Klarheit der Anrufe und der Benutzerfreundlichkeit. Es gibt einige kostenlose Dienste und einige, die eine Gebühr erheben. Vergleichen Sie die Preise der gebührenpflichtigen Services und entscheiden Sie, welcher Service am besten zu Ihrem Unternehmen passt.
