Eine der am wenigsten bevorzugten Aufgaben bei der Führung eines Unternehmens ist das Bezahlen von Rechnungen. Die Notwendigkeit, eingehende Rechnungen zu verfolgen, zu verwalten und zu warten, wirkt sich häufig nachteilig auf die Konzentration der Geschäftsinhaberin auf den Aufbau ihres Geschäfts aus. Infolgedessen verlassen sich viele Unternehmer auf einen Rechnungszahlungsdienst, um ihre ausgehenden Zahlungen zu verwalten. Zusätzlich zum Verwalten von Rechnungszahlungen kann ein Rechnungszahlungsservice verspätete Zahlungsstrafen verhindern und sogar Geld sparen, indem er die Frühbucheranreize der Anbieter nutzt.
Wählen Sie einen Namen für Ihr Rechnungsgeschäft, der einzigartig und einprägsam sein wird. Im Idealfall sollte Ihr Firmenname positive Eigenschaften vermitteln, die Sie mit Ihrem Unternehmen verbinden möchten. Zum Beispiel könnte "Secure Bill Payment" Sicherheit in einer Weise vorschlagen, die "Daves Bill Paying Service" nicht tut.
Registrieren Sie Ihren neuen Firmennamen im Büro Ihres Staatssekretärs. Um ein Unternehmen unter einem anderen Namen als Ihrem eigenen Namen zu betreiben, ist eine fiktive Namensregistrierung bei Ihrem Staatssekretär erforderlich. (Eine Liste der landesweiten Websites der Außenministerien finden Sie in Ressource 1.)
Besuchen Sie Ihr Rathaus oder das Gerichtsgebäude, um eine Händlerlizenz zu erhalten. Staaten ohne Umsatzsteuer, einschließlich Montana, Alaska, Oregon, Delaware und New Hampshire, benötigen keine Händlerlizenzen.
Schreiben Sie einen Geschäftsplan, der eine Beschreibung der von Ihnen angebotenen Dienstleistungen enthält, eine Zusammenfassung der Nutzung Ihrer Dienste, eine Analyse der Konkurrenzunternehmen, einen Marketingplan, einen Finanzplan und ein geplantes Budget für Ihre ersten drei Betriebsjahre.
Entwickeln Sie Ihr eigenes System für die Nachverfolgung und Durchführung von Zahlungen für Ihre Kunden oder erwägen Sie den Kauf von Software für die Zahlung von Kundenrechnungen wie BillPay oder PPS-Zahlungssoftware (siehe Ressourcen). Durch die Verwendung vorgefertigter Software können Sie Ihre Kunden besser bedienen und sich auf die Suche nach Kunden konzentrieren.
Erstellen Sie einen sicheren Ort, an dem Sie die Schecks, Rechnungen, Zahlungsaufzeichnungen usw. Ihres Kunden sowie die Berichte aufbewahren, die Sie jedem von ihnen zur Verfügung stellen. Schecks sollten insbesondere in einem verschlossenen Safe oder in einer Sicherheitsbox aufbewahrt werden, und ein Schließfachschrank schützt vertrauliche Aufzeichnungen.
Bestimmen Sie, wie viel Sie für Ihre Dienstleistung in Rechnung stellen. Sie können dies tun, indem Sie bestimmen, wie viel Geld Sie pro Monat verdienen müssen, und dann abschätzen, wie viele Kunden Sie benötigen, um diese Anzahl zu erreichen. Sie können sich auch an ähnliche Dienste wenden und sich nach ihrer Gebührenstruktur erkundigen.
Entwerfen Sie eine Broschüre, die Ihren Service vorstellt und die Vorteile beschreibt, die Sie Ihren Kunden bieten können, wie z. B. rechtzeitige Zahlungen, verbesserter Cashflow, Vermeidung von verspäteten Zahlungen und Abzüge bei vorzeitiger Zahlung. Geben Sie Ihre Kontaktinformationen, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Website sowie Startbedingungen und laufende Gebühren an.
Entwerfen Sie Geschäftsdrucksachen und Umschläge, die Ihnen helfen, Ihren Service so professionell wie möglich zu präsentieren. Große Bürozubehörketten wie Staples, Office Max oder Office Depot verfügen über Standard-Briefpapierpakete, die den Anforderungen der meisten Unternehmen entsprechen.
Schicken Sie ein Einführungsschreiben, in dem die Sicherheit und die Bequemlichkeit Ihres Rechnungszahlers sowie eine Ihrer Broschüren hervorgehoben werden, an alle Unternehmen in Ihrer Nähe, die potenzielle Kunden sind. Verschicken Sie Ihre Briefe in kleinen Stapeln, um Zeit für die Nachbearbeitung zu haben.
Verfolgen Sie Ihre Briefe mit persönlichen Telefonaten an jeden potenziellen Kunden. Möglicherweise möchten Sie ein spezielles Angebot ohne Risiko anbieten, z. B. einen Monat kostenlosen Service, um neue Kunden dazu zu bewegen, Ihren Service auszuprobieren.
Vereinbaren Sie mit Ihren neuen Kunden, wie Rechnungen an Sie geliefert werden. Werden sie zu dir gebracht? Wirst du sie abholen? Oder gehst du zur Post, um sie abzuholen?
Begleiten Sie Ihre Kunden zu ihren Banken, um sie als Unterzeichner auf ihren Girokonten hinzuzufügen. Fordern Sie dann von jedem Ihrer Kunden eine Liste der aktuellen Anbieter und Lieferanten sowie spezielle Anweisungen an, die Sie erhalten, wenn Sie ihre Schecks erhalten.
Legen Sie für jeden Ihrer Kunden eine monatliche Aufstellung der erhaltenen, bezahlten und ausstehenden Rechnungen an, damit die Buchhaltung aktualisiert werden kann und sie genau wissen, welche Verpflichtungen erfüllt wurden und welche noch ausstehen. Notieren Sie sich alle Zahlungen, die Ihren Kunden durch vorzeitige Zahlung Geld gespart haben.
Tipps
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Vergessen Sie nicht, sich am Ende eines jeden Monats entsprechend den von Ihnen erbrachten Leistungen selbst zu bezahlen.
