Buchhaltungsinformationen sind Daten zu den Transaktionen einer Geschäftseinheit. Vom Kauf von Lagerbeständen und Maschinen bis hin zum Abschluss langfristiger Bauaufträge werden die im Geschäftsbetrieb auftretenden Ereignisse fast immer in Buchführungsinformationen umgesetzt. Accounting ist eine Methode zum Identifizieren und Aufzeichnen dieser Daten und zum Erstellen nützlicher Berichte für verschiedene Benutzer. Diese Benutzer werden im Allgemeinen in zwei Gruppen eingeteilt: interne Benutzer und externe Benutzer. Da die Bedürfnisse dieser Benutzer so unterschiedlich sind, hat die Buchhaltung zwei Hauptperspektiven. Die buchhalterische Buchhaltung ist eine zukunftsorientierte Perspektive, die sich an interne Benutzer richtet. Die Finanzbuchhaltung stützt sich auf historische Daten und ist für externe Benutzer standardisiert. Um diese Perspektiven zu verstehen, müssen Sie mehrere grundlegende Konzepte verstehen, die die Grundlage der Buchhaltung als Geschäftssprache bilden.
Tipps
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Buchhaltungsinformationen sind messbare, quantifizierbare Informationen zu den Transaktionen und Ereignissen, an denen eine Geschäftseinheit beteiligt ist.
Was sind Buchhaltungsinformationen?
Buchhaltungsinformationen sind Informationen, die sich aus Geschäftsvorgängen ergeben. Einmal identifiziert, werden die Informationen klassifiziert und aufgezeichnet, und sie finden schließlich ihren Weg in verschiedene Berichte. Für das Cash-Accounting ist dies relativ einfach. Einnahmen werden in den Büchern erfasst, wenn Bargeld eingeht, und Ausgaben werden erfasst, wenn Bargeld ausgezahlt wird. Diese Methode ist möglicherweise einfacher, eignet sich jedoch nur für kleinere Unternehmen mit nur wenigen Eigentümern oder Partnern. Unternehmen mit mehr Investoren und Unternehmen, die über ein Inventar verfügen, finden jedoch die periodengerechte Rechnungslegung notwendig. Darüber hinaus sind börsennotierte Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet, Rechnungsabgrenzungsposten zu verwenden. Transaktionen in der periodengerechten Abrechnung werden in Bezug auf die Abrechnungsgleichung erfasst, wobei jede Transaktion eine Belastungs- und eine Kreditseite hat.
Was sind die drei Grundelemente des Rechnungswesens?
Die Bilanzierungsgleichung setzt sich aus drei Elementen zusammen: Aktiva, Passiva und Eigenkapital. Vermögenswerte sind Dinge, die das Unternehmen besitzt und nutzen kann. Vermögenswerte können materiell sein, wie Inventargegenstände, Maschinen, Gebäude und Vorräte, oder immaterielle Güter wie Patente und Urheberrechte. Zahlungsmittel und geldähnliche Instrumente wie Bankguthaben werden ebenfalls als Vermögenswerte betrachtet. Ein Unternehmen kann auch Anlagen halten, die als langfristige Vermögenswerte betrachtet werden.
Verbindlichkeiten sind Beträge, die das Unternehmen anderen Unternehmen schuldet. Das Unternehmen kann zum Beispiel Inventar für den Weiterverkauf auf Kredit kaufen. Der Betrag, den sie ihrem Lieferanten schulden, wäre bis zur Bezahlung eine Verbindlichkeit. Da das Unternehmen Angestellte bezahlt und Steuern von Gehaltsschecks einbehält, entsteht eine Verbindlichkeit in Form von Steuereinbehalten gegenüber dem Staat. Das Unternehmen kann Kredite oder Kreditlinien aufnehmen, um bestimmte Ausgaben zu bezahlen. Diese Darlehenssalden würden Verbindlichkeiten des Geschäfts darstellen.
Das Eigenkapital ist eine Kombination aus den von Eigentümern oder Anteilseignern in das Unternehmen investierten Beträgen und den Erträgen des Unternehmens über die Jahre. Ein Einzelunternehmen, eine Partnerschaft oder eine LLC könnte damit beginnen, dass die Mitglieder des Unternehmens jeweils einen Geldbetrag auf ein Bankkonto einzahlen, das das Unternehmen verwenden kann. Ein Unternehmen könnte mit einer großen Gruppe von Anlegern beginnen, die alle Geld zusammenlegen. In jedem Fall stellt diese Investition ihren Anteil am Unternehmen dar und wird als Eigenkapital des Unternehmens bezeichnet. Wenn das Unternehmen tätig ist, werden seine Gewinne und Verluste das Eigenkapital erhöhen oder verringern.
Diese drei Elemente werden in der Bilanzierungsgleichung kombiniert, die besagt, dass Vermögenswerte Schulden plus Eigenkapital entsprechen. Wie bei jeder Gleichung müssen die beiden Seiten gleich bleiben. Diesem Konzept liegt die Notwendigkeit zugrunde, bei jeder Transaktion eine Last- und eine Kreditseite zu erreichen. Eine Erhöhung der Vermögenswerte führt immer entweder zu einer Erhöhung der Verbindlichkeiten oder des Eigenkapitals oder zu einer Verminderung eines anderen umgetauschten Vermögens. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise Inventar mit Bargeld kauft, reduziert die Transaktion das Barvermögen, um das Inventar zu erhöhen. Wenn Ihr Unternehmen den Bestand stattdessen auf Kredit kauft, hat Ihr Unternehmen die Verbindlichkeiten und Verbindlichkeiten erhöht, um das Konto des Vorratsvermögens zu erhöhen.
Warum ist das Rechnungswesen wichtig für das Geschäft?
Buchhaltungsinformationen helfen den Menschen, geschäftliche und finanzielle Entscheidungen zu treffen. Ihr Vertrauen in die Genauigkeit und Zuverlässigkeit dieser Informationen ist fast so wichtig wie die tatsächlichen finanziellen Ergebnisse des Unternehmens. Daher ist es wichtig, über ein System zu verfügen, das die Realitäten der Geschäftstätigkeit und der finanziellen Lage eines Unternehmens genau erfasst und die Informationen in gutem Glauben übermittelt. Es gibt viele Benutzer von Buchhaltungsinformationen, von denen jeder unterschiedliche Bedenken hinsichtlich des Geschäfts hat.
Manager müssen in der Lage sein, die möglichen Ergebnisse verschiedener Geschäftsentscheidungen vorherzusagen. Die Mitarbeiter möchten wissen, dass das Unternehmen weiterhin finanziell stabil bleibt. Investoren möchten wissen, wie ein Unternehmen sein Geld zur Erzielung eines Gewinns einsetzt, und sie müssen das Geschäft mit anderen Unternehmen vergleichen können, um die Anlagestrategien zu bewerten. Lieferanten und andere Gläubiger müssen über die finanzielle Leistung eines Unternehmens Bescheid wissen und wissen, ob das Unternehmen über ausreichende Vermögenswerte verfügt oder zu hohe Kredite verwendet. Im weitesten Sinne können diese Benutzer in zwei grundlegende Gruppen unterteilt werden: interne und externe. Infolgedessen hat das Rechnungswesen zwei Hauptzweige: das Management und das Finanzwesen.
Finanzbuchhaltung
Die Finanzbuchhaltung ist der Bereich der Rechnungslegung, der sich auf standardisierte Berichte konzentriert, um Informationen für externe Benutzer bereitzustellen. Börsennotierte Unternehmen, die ihre Aktien an verschiedenen Börsen zum Verkauf anbieten, müssen Finanzberichtsberichte erstellen und diese bei der Securities and Exchange Commission zur öffentlichen Betrachtung einreichen. Das Financial Accounting Standards Board legt die Standards fest, nach denen die Finanzbuchhaltung durchgeführt wird. Diese allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP) dienen den Buchhaltern als Rahmen für die Entscheidung, wie Finanzinformationen gemessen und aufgezeichnet werden sollen.
Nach GAAP müssen Rechnungslegungsinformationen bestimmte Eigenschaften haben: Relevanz, Wesentlichkeit, Zuverlässigkeit, Verständlichkeit und Vergleichbarkeit. Relevante Informationen sind Informationen, die die vorliegende Entscheidung beeinflussen. Wesentlichkeit bedeutet, dass etwas wichtig genug ist, um bemerkt zu werden. Beispielsweise muss sich ein Unternehmen mit mehreren Millionen US-Dollar möglicherweise nicht um die genaue Berichterstattung über eine Transaktion in Höhe von 200 US-Dollar kümmern, würde aber eine Transaktion in Höhe von 20.000 US-Dollar für wesentlich halten. Zuverlässige Informationen sind fehler- und manipulationsfrei. Verständlichkeit bedeutet, dass Informationen klar und effizient dargestellt werden, um Fehlinterpretationen zu vermeiden. Schließlich bedeutet Vergleichbarkeit, dass die Abrechnungen erstellt und dargestellt werden, indem die jeweils gültigen Bilanzierungsmethoden befolgt werden. Dadurch können Benutzer ein Unternehmen mit einem anderen vergleichen, da sie wissen, dass ihnen die Informationen von Geschäft zu Geschäft auf die gleiche Weise mitgeteilt werden.
Grundlegende Rechnungslegungsgrundsätze der Finanzbuchhaltung
Die Finanzbuchhaltung ist periodengerecht und basiert auf den GAAP. Nach GAAP werden die Umsatzerlöse mit den Aufwendungen für ihre Erstellung abgeglichen. Einnahmen gelten als verdient, wenn das Unternehmen Waren geliefert oder Dienstleistungen erbracht hat, unabhängig davon, ob Bargeld getauscht wird oder nicht. Aufwendungen werden ebenfalls erfasst, wenn Waren oder Dienstleistungen eingehen. Diese Transaktionen werden mit ihren historischen Anschaffungskosten in die Bücher aufgenommen und später nicht neu bewertet. Die historischen Kosten sind objektiv, während eine Neubewertung subjektiv wäre und vermieden werden sollte. Diese Grundsätze leiten die Erstellung des Jahresabschlusses.
Die wichtigsten Abschlüsse
In der Finanzbuchhaltung führt jeder Rechnungszyklus zu drei wesentlichen Abschlüssen: der Gewinn- und Verlustrechnung, der Bilanz und der Kapitalflussrechnung. Mit diesen drei Aussagen können Benutzer eine Vielzahl von Leistungskennzahlen analysieren, um problemlos ein Unternehmen mit einem anderen zu vergleichen, auch wenn die Unternehmen unterschiedlich groß sind.
Die Gewinn- und Verlustrechnung zeigt die verschiedenen Ertrags- und Aufwandskonten. Das Einkommen wird zuerst präsentiert. Wenn es sich um Inventar handelt, werden die Kosten der verkauften Waren in der Regel zuerst vom Einkommen abgezogen, bevor sie in die Aufwandskategorien einfließen. Die Kosten der verkauften Waren und die Kosten werden vom Einkommen abgezogen, um den Nettogewinn oder den „Gewinn“ der Gewinn- und Verlustrechnung zu erzielen.
Eine Bilanz folgt der Bilanzierungsgleichung. Es zeigt alle Vermögenskonten auf der einen Seite und die Passiv- und Eigenkapitalkonten auf der anderen Seite. Wenn die Bücher am Ende einer Rechnungsperiode geschlossen sind, wird der Nettoertrag in der Eigenkapitalrechnung ausgewiesen. Ein Probesaldo wird erstellt, Journalbuchungen werden korrigiert, und am Ende wird eine Bilanz erstellt, bei der die Vermögenswerte der Summe der Verbindlichkeiten und des Eigenkapitals entsprechen.
Die Kapitalflussrechnung zeigt, wohin das Geld des Unternehmens floss. Zwar bedeutet die periodengerechte Abrechnung, dass Transaktionen erfasst werden, wenn die Verpflichtungen erfüllt oder bargeldlos angenommen werden, es ist jedoch immer noch wichtig zu wissen, was mit den liquiden Mitteln des Unternehmens geschehen ist.In der Kapitalflussrechnung wird erläutert, wie Bargeld in das Unternehmen ein- und ausgeht. Diese Ströme werden in verschiedene Arten von Aktivitäten unterteilt. Zur klareren Analyse werden die Zahlungsströme aus der Geschäftstätigkeit getrennt von den Zahlungsströmen aus der Investitions- oder Finanzierungstätigkeit dargestellt.
Management Accounting
Im Gegensatz dazu ist die buchhalterische Buchhaltung viel flexibler. Das Management muss möglicherweise Informationen auf verschiedene Arten sehen, um eine Entscheidung bewerten zu können. Sie können das Berichtformat verwenden, das für sie am nützlichsten ist. Rechnungslegungsberichte für Manager werden nicht externen Benutzern angezeigt und sind daher durch die Verwendung von GAAP nicht eingeschränkt.
Die buchhalterische Buchhaltung ist oft zukunftsorientiert und subjektiv. Manager müssen möglicherweise eine Kosten-Nutzen-Analyse durchführen, Breakeven-Punkte finden, die Lebenszykluskosten untersuchen oder Berichte in andere Geschäftsbereiche aufteilen, als dies in den Finanzberichten erforderlich ist. Der Hauptvorteil des Management Accounting ist also die Flexibilität, Berichte so zu manipulieren, dass sie für die vorliegende Entscheidung am nützlichsten sind. Der subjektive Charakter dieser Berichte widerspricht jedoch den GAAP, weshalb sie nicht externen Nutzern angezeigt werden sollten.
Andere Arten von Abrechnungsinformationen
Steuerbuchhaltung und Non-Profit-Buchhaltung enthalten speziellere Regeln als die hier diskutierten. Wenn Sie über die Steuerbilanz sprechen, hören Sie möglicherweise den Begriff "Abstimmung des Buchs mit der Steuer". Dies bedeutet, dass der Buchhalter die Unterschiede zwischen den Berichten in der Finanzbuchhaltung und den Ergebnissen in der Steuererklärung erläutert. Dies liegt daran, dass die GAAP- und IRS-Vorschriften des Financial Accounting Standards Board in der Behandlung bestimmter Transaktionen unterschiedlich sind. Ein Beispiel ist die Behandlung von Mahlzeiten. Während Sie wahrscheinlich die gesamten Kosten einer Mahlzeit in den Büchern Ihres Unternehmens widerspiegeln, wird der IRS in den meisten Fällen nur 50 Prozent der Kosten zulassen. Ihre Abstimmung würde eine Werbebuchung enthalten, die die andere Hälfte der Ausgaben als Erklärung enthält.
Die Non-Profit-Buchhaltung erfolgt auf sehr spezifische Weise, da gemeinnützige Unternehmen häufig über Mittel verfügen, die auf ganz bestimmte Weise zugewiesen werden. Emittenten von Finanzhilfen können sehr spezifische Beschränkungen hinsichtlich der Verwendung von Geld haben. Beispielsweise könnte ein Zuschuss zur Verfügung gestellt werden, um geringqualifizierten weiblichen Arbeitnehmern eine Ausbildung zu ermöglichen. Die Non-Profit-Organisation muss zeigen, dass die Zuschussmittel zur Erreichung dieses Ziels verwendet wurden. Sie können diese Zuschussmittel nicht für andere Projekte verwenden oder müssen das Geld an den Emittenten zurückzahlen. Ebenso können Spender eher für ein bestimmtes Projekt als für einen gemeinnützigen Fonds von gemeinnützigen Organisationen spenden. Sie wollen sehen, dass die Projektziele erreicht wurden. Die Non-Profit-Buchhaltung unterteilt die Gelder in verschiedene "Fonds", um diese Berichterstattung durchzuführen.
Obwohl die Definition von Buchhaltungsinformationen einfach erscheint, können Sie schnell erkennen, wie das Feld der Buchhaltung so viele Besonderheiten umfasst. Es gibt Menschen, die in breit gefächerten Bereichen arbeiten, aber viele andere werden in sehr spezialisierten Rollen geführt. Eine natürliche Person kann ausschließlich mit Verbindlichkeiten handeln, z. B. um sicherzustellen, dass das Unternehmen seine Rechnungen pünktlich zahlt, so dass die Lampen eingeschaltet bleiben und der Bestand reibungslos fließt. Eine andere Person kann sich dafür entscheiden, ausschließlich mit den Steuerinformationen eines Unternehmens zu arbeiten, um sicherzustellen, dass die Vorschriften aller Steuereinheiten, ob Bundes- oder Landes-, Einkommens-, Umsatz- oder Lohnsteuer, korrekt erfasst und eingehalten werden. Eines ist sicher: Sie werden alle Informationen über die Transaktionen des Unternehmens aufzeichnen und diese verwenden, um sie an verschiedene interessierte Parteien zu melden.
