In vielen Branchen wird ein Transferprotokoll als offizielles Dokument verwendet, um die Bewegungen von Personen und Dingen zu verfolgen. Dieses Memorandum enthält einige erforderliche Komponenten, die jede Branche teilt. Das Dokument wird jedoch an das Unternehmen angepasst, das es verwendet.
Komponenten
Eine Übertragungsurkunde enthält immer einen Briefkopf des Unternehmens, das die Übertragungsanforderung einleitet. Das Memo listet auch die andere Partei auf, die an der Übertragung beteiligt ist. Der Rest des Dokuments wird mit Beschreibungen der übertragenen Elemente oder Informationen zu der Person, die die Übertragung anfordert, gefüllt. Zu Versicherungszwecken haben die Positionsübertragungsnotizen auch einen Platz für die Bewertung der übertragenen Positionen.
Verwendet
Bibliotheken nutzen das Übertragungsprotokoll, um Bücher über ihre Leihprogramme zwischen Bibliotheken zu versenden und zu erhalten. Krankenhäuser protokollieren damit den Transfer von Patienten von einer Einrichtung zur anderen. Sogar Regierungen nutzen dieses Memo, um Dokumente und Materialien zu übertragen. Das Memo erstellt einen Nachweis der Übergabe auf Papier und kann später nützlich sein, wenn Gegenstände verloren gehen oder Personen verletzt werden.
Unterscheidungen
Die größten Unterschiede zwischen Übermittlungsprotokollen für Personen und Gegenstände sind die jeweils erforderlichen Informationen. Krankenhäuser und Universitäten benötigen Informationsseiten, die die medizinische oder akademische Geschichte der Person beinhalten. Artikelnotizen enthalten Beschreibungen, Bewertungen und sehr wenig zusätzliche Informationen. Die Personentransfernotizen enthalten auch ausführliche Erklärungen, warum die Übertragung erforderlich ist. Transferpatienten haben hier mehr Informationen als Studenten.
Überlegungen
Wenn sie verwendet werden, ist das Übertragungsprotokoll ein erforderliches Dokument, das auf einem speziell formatierten Blatt Papier erstellt werden muss. Ihnen liegen häufig andere erforderliche Dokumente bei, die vor der Übertragung ausgefüllt werden müssen. Dazu gehören Echtheitszertifikate, Zolldokumente, Transkripte und Krankenakten. Wenn das Memo nicht rechtzeitig fertiggestellt wird, kann die Übertragung fehlschlagen.
