Jährliche Finanzprüfungen sind für alle öffentlichen Unternehmen erforderlich. Viele Privatunternehmen, insbesondere solche, die Mittel von Investoren erhalten, müssen ebenfalls einer jährlichen Prüfung unterzogen werden. Abhängig von der Größe und Komplexität eines Unternehmens können Finanzprüfungen mehrere Monate dauern und einen erheblichen Geldbetrag verursachen. Ein Audit-Ausschreibungsprozess beginnt mit der Einholung von Angeboten. Prüfungsgesellschaften bieten Angebote zur Prüfung von Ausschreibungen an, die gemäß den Anweisungen im Ausschreibungsschreiben oder in der Aufforderung des Prüfdienstes eingereicht werden.
Das Ausschreibungsdokument
Die anfragende Firma schickt ein Ausschreibungsschreiben an einen Prüfungsdienstleister an die Unternehmen, in denen sie Angebote einreicht. Die im Dokument festgelegten Bedingungen umfassen die Beschränkung auf nur ein Angebot pro Bieter, den Zeitplan für den Überprüfungs- und Genehmigungsprozess, die Förderfähigkeit und die Auswahlkriterien. In dem Schreiben werden auch Besuche vor Ort und damit zusammenhängende Ausschreibungskosten besprochen.
Ausschreibung vorbereiten
Eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft erstellt eine Ausschreibungsunterlage, die bestimmte Bedingungen erfüllen und bestimmte Komponenten enthalten muss, die von der potenziellen Mietfirma gefordert werden. Jeder Prozess kann seine eigenen Anforderungen haben, aber im Allgemeinen sollten die Bieter einen Vertragsentwurf enthalten. Dieser Vertrag sollte allgemeine Bedingungen enthalten und besondere Bedingungen berücksichtigen. Es sollte eine Erläuterung der vorgeschlagenen Bedingungen enthalten und ein Modell des finanziellen Angebots für die Arbeit des Prüfprojekts enthalten.
Qualifikationen
Das Angebot der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft sollte die Beschäftigungsbedingungen, die Erfahrung der Teammitglieder und eine Beschreibung des Schlüsselpersonals enthalten - in der Regel Experten, die Teil des Prüfungsteams sein werden. Die Prüfungsgesellschaft muss eine Beschreibung der Organisation und der Prüfmethodik vorlegen. Dies beinhaltet die Gründe, die Strategie, den Prüfungszeitplan und den Nachweis einschlägiger Erfahrungen. Die werbende Firma kann eine Mindestanzahl von zuvor durchgeführten Prüfungen verlangen, deren Umfang oder Art ihren eigenen Bedürfnissen entspricht.
Einreichung der Angebote
Prüfungsgesellschaften müssen sich an ein förmliches Ausschreibungsverfahren halten. Das Angebot muss versiegelt und gemäß den Angaben des potenziellen Kunden geliefert werden. Ein Einreichungszeitpunkt und ein Datum werden im Einladungsschreiben angegeben. Die Bieter können Varianten ihrer Angebote einreichen, müssen sie jedoch getrennt verpacken und versiegeln, um sie eindeutig als Varianten zu kennzeichnen. Angebote, die nach dem angegebenen Termin eingehen, werden in der Regel nicht berücksichtigt. Wenn ein Bieter sein Angebot ändern oder zurückziehen möchte, muss er eine schriftliche Erklärung vorlegen, die auf dieselbe Weise wie das ursprüngliche Angebot abgegeben wird.
Angebote bewerten
Wenn die ausschreibende Firma Angebote erhält, bleibt der Bewertungsprozess in der Regel vertraulich, bis die Prüfung abgeschlossen ist. Wenn es sich bei der anwerbenden Firma um eine öffentliche Einrichtung handelt, werden die Angebotsangebote möglicherweise während eines öffentlichen Treffens geöffnet, was zu einer veröffentlichten Zusammenfassung der Angebotsdetails führt. Dies kann die Namen der Bieter, Preise, Angebotsvarianten und andere als relevant erachtete Informationen umfassen. Während die anwerbende Firma die Angebote bewertet, kann sie die Bieter auffordern, zu bestimmten Punkten oder Fragen eine Klarstellung zu geben. Die Angebote werden auf Kriterien wie Einhaltung der administrativen, Förderfähigkeits- und technischen Anforderungen überprüft. Bieter, die die technischen Anforderungen erfüllen, können aufgefordert werden, zusätzliche technische Unterlagen oder Muster einzureichen. Schließlich werden die Angebote einer finanziellen Bewertung unterzogen, bei der das Unternehmen das beste finanzielle Angebot bewertet.
Vergabe des Auftrags
Bei Auswahl eines qualifizierten Angebots wird der Preis schriftlich bekannt gegeben und an die Gewinnerfirma übermittelt. Nicht erfolgreiche Bietunternehmen werden ebenfalls benachrichtigt, in der Regel mit Angaben zum Bieter, wie dem vorgeschlagenen Preis und dem Namen der Firma. In der Bekanntmachung wird auch dargelegt, warum der erfolglose Bieter abgelehnt wurde, und die Frist für die Einlegung einer Beschwerde festgehalten.
