Ein Verwaltungsrat verlangt, dass das Management ihm alle relevanten Informationen einer Organisation in einem übersichtlichen und leicht verständlichen Format übermittelt. Sie müssen über den finanziellen Zustand der Organisation berichten und Ihre Pläne mit dem Vorstand teilen.
Bereiten Sie alle erforderlichen Dokumente vor und senden Sie jedem Vorstandsmitglied eine Kopie. Zumindest sollten Sie dem Verwaltungsrat einen Jahresabschluss und einen Lagebericht vorlegen, in denen Sie alle ungewöhnlichen Ereignisse feststellen. Der Finanzbericht sollte nicht länger als eine Seite sein.
Überprüfen Sie das Protokoll der letzten Vorstandssitzung. Wenn sich Elemente der letzten Vorstandssitzung befinden, deren Lösung noch aussteht, wenden Sie sich an diese Stelle. Andernfalls sollten Sie sehr wenig Zeit für die Überprüfung des Protokolls der letzten Besprechung aufwenden.
Geben Sie einen Überblick darüber, was in der Organisation seit dem letzten Treffen des Vorstands oder dem letzten Mal, wenn Sie sich beim Vorstand gemeldet haben, passiert ist. Nehmen Sie sich nicht unnötig viel Zeit für normal funktionierende Aspekte der Organisation. Sie sollten nur ein oder zwei Sätze für Operationen der Organisation ausgeben, die in keiner Weise außergewöhnlich sind.
Vergleichen Sie, was geplant war, mit dem, was tatsächlich passiert ist. Erwähnen Sie den Erwerb von Immobilien oder neuen Vermögenswerten, Mitarbeiteranliegen, einschließlich neuer Einstellungen oder Kündigungen sowie neue Programme, Dienstleistungen oder Produkte. Lassen Sie negative Ergebnisse nicht aus.
Verteilen und überprüfen Sie die Abschlüsse. Zeigen Sie den Vorstandsmitgliedern den gesamten Gewinn oder Verlust Ihrer Organisation. Bei erheblichen Abweichungen von den Projektionen geben Sie bitte eine kurze Erklärung an.
Skizzieren Sie Ihre Pläne für die Zukunft der Organisation, einschließlich eines breiten Überblicks über das geplante Wachstum, den Umsatz, neue Projekte und die Mitarbeiterentwicklung.
Fordern Sie die Kommentare des Vorstands in einer Frage- und Antwortsitzung an. Fragen Sie die Vorstandsmitglieder, ob sie das projizierte Wachstum der Organisation und deren Empfehlungen verstehen. Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie, wenn möglich, auch einen Termin für die nächste Vorstandssitzung festlegen.
