Grundlegende Funktionen des Rechnungswesens sind nicht nur wichtige Lebenskompetenzen. Sie sind entscheidend für die ordnungsgemäße Führung eines Unternehmens. Sorgfältige Aufzeichnungen sind unerlässlich, um Compliance sicherzustellen, Wachstum und Fortschritt im Zeitverlauf darzustellen und gegenüber den Investoren oder Kreditinstituten der Gesellschaft Rechenschaft abzulegen. Es ist immer wichtig zu wissen, wie viel Geld wann und zu welchem Zeitpunkt ausgegeben wurde. Wenn diese Informationen in einer organisierten Form vorliegen und gespeichert werden, ist es für Unternehmen und Gruppen einfach zu wissen, was finanziell funktioniert und was möglicherweise geändert werden muss, um eine Verbesserung in der Zukunft sicherzustellen.
Überblick über die Funktionen des Rechnungswesens
Die drei Hauptfunktionen der Buchhaltung sind:
- Die Erhebung und Speicherung von Daten über die finanziellen Aktivitäten eines Unternehmens. Die Informationen werden aus Quelldokumenten zusammengestellt, zuerst in Journalen erfasst und dann entweder manuell oder mit Buchhaltungssoftware in die Hauptbücher gebucht.
- Bereitstellung von Informationen, die für Managementberichte, Finanzberichte, strategische Planung und Entscheidungsfindung verwendet werden können.
- Um Steuerelemente bereitzustellen, die Daten effektiv, effizient und genau erfassen und verarbeiten.
Rolle der Buchhaltung im Business
Das Rechnungswesen spielt im Geschäftsleben eine entscheidende Rolle. Durch die umfassende Aufbewahrung der Unterlagen wird sichergestellt, dass für die vierteljährlichen Berichte an Anleger oder Kreditinstitute genaue Finanzberichte bereitgestellt werden können, die während einer Prüfung erforderlich sein können. Alles von den jährlichen oder vierteljährlichen Steuererklärungen bis hin zu Prüfungen und Kreditanträgen erfordert wahrscheinlich detaillierte Abschlüsse. Nur durch die Führung sorgfältiger Buchführungsunterlagen können diese Informationen bei Bedarf jederzeit verfügbar sein.
In der Lage zu sein, Aspekte des finanziellen Zustands eines Unternehmens wie Cashflow, Rentabilität und ausstehende Darlehen zu analysieren, ist ein entscheidender Bestandteil der Führung eines Unternehmens. Anhand dieser Informationen können Manager oder Eigentümer bestimmen, was für ihr Unternehmen funktioniert und was nicht, und in welchen Bereichen sie möglicherweise arbeiten, um die finanzielle Gesamtsituation des Unternehmens zukünftig zu verbessern.
Eine spezielle Art der Buchhaltung, die als Management Accounting bezeichnet wird, ist besonders für Unternehmensleiter hilfreich. Im Management Accounting werden Buchhalter speziell mit der Erstellung von Finanzberichten beauftragt, die Manager dabei unterstützen, wichtige Entscheidungen zu treffen, um die Zukunft des Unternehmens zu bestimmen. Dies unterscheidet sich von der Finanzbuchhaltung darin, dass die Steuerberater des Managements Leitlinien für die Führung eines Unternehmens bieten. Andererseits stellen Finanzbuchhalter Berichte zur Verfügung, aus denen hervorgeht, wie gut das Geschäft geführt wird. Insgesamt befolgen sowohl das Management als auch die Finanzbuchhalter die gleichen goldenen Rechnungslegungsregeln und müssen denselben Branchenstandards und allgemeinen Rechnungslegungsgrundsätzen folgen.
Was sind die Hauptfunktionen eines Buchhalters?
Wenn Sie an einer Karriere in der Buchhaltung interessiert sind, fragen Sie sich vielleicht, welche Hauptfunktionen ein Buchhalter hat. Wirtschaftsprüfer sind für Unternehmen aller Größen und Arten von entscheidender Bedeutung, da sie für die Erfassung, Genauigkeit, Aufzeichnung, Analyse und Berichterstattung der Finanzinformationen eines Unternehmens verantwortlich sind. Manchmal übernehmen Buchhalter eine weitgehende administrative Rolle, indem sie Informationen aus Finanzdokumenten entnehmen und in die Zeitschriften oder Buchhaltungssoftware eingeben. In anderen Fällen dienen Buchhalter als Berater für das Unternehmen, analysieren die Finanzunterlagen und schlagen Ansätze vor, die das Unternehmen ergreifen kann, um Geld zu sparen oder das Wachstum zu fördern. Größere Unternehmen verfügen möglicherweise über vollständige Buchhaltungsabteilungen mit Mitarbeitern, die jede dieser Rollen ausfüllen. In einigen Fällen können kleine Unternehmen ihre Buchhalter auslagern. Dies ist möglich, da sich die Grundregeln der Rechnungslegung nicht von Branche zu Industrie oder von Unternehmen unterscheiden.
Unabhängig vom Geschäft sind Buchhalter normalerweise mit der Sammlung, Organisation und Pflege der Finanzunterlagen des Unternehmens beauftragt. Ein wichtiger Teil dieser Aufgabe ist es sicherzustellen, dass die Aufzeichnungen im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen und etwaiger Branchenvorschriften erstellt werden. Für Unternehmen mit vielen Niederlassungen und Wirtschaftsprüfern in jedem Unternehmen ist es auch Aufgabe des Buchhalters, sicherzustellen, dass die Organisationssysteme und -standards des Rechnungswesens ebenfalls eingehalten werden. Aus Gründen der Konsistenz ist es wichtig, dass das gesamte Unternehmen seine Aufzeichnungen auf dieselbe Weise verwaltet.
Abhängig von den Bedürfnissen des Unternehmens kann es sein, dass die Steuerberater vierteljährlich oder jährlich Steuerformulare erstellen müssen. Je nach Größe des Unternehmens kann jemand in dieser Funktion auch Personalfunktionen übernehmen und sich mit der Verteilung von Steuerbelegen zum Jahresende an die Mitarbeiter befassen. Viele Buchhaltungsabteilungen sind auch für die Vorbereitung der Gehaltsschecks der Mitarbeiter verantwortlich.
Wenn ein Unternehmen externe Wirtschaftsprüfer, Steuerberater oder Finanzberater einsetzt, kann es die Aufgabe des Buchhalters des Unternehmens sein, mit diesen Auftragnehmern Kontakt aufzunehmen. Der Buchhalter kann zusätzliche Aufzeichnungen führen, vor den Sitzungen die erforderlichen Finanzberichte erstellen oder als Vertreter des Unternehmens bei den Treffen mit den Auftragnehmern fungieren. Buchhalter helfen auch bei wichtigen finanziellen Entscheidungen.
Goldene Rechnungslegungsregeln
Jeder Studiengang im Rechnungswesen fordert die Studierenden auf, die grundlegende Frage zu beantworten. Welche Regeln gelten für die Rechnungslegung? Es werden drei Hauptprinzipien gelehrt und als goldene Regeln betrachtet. Dies bedeutet, dass sie über Unternehmen und Branchen hinweg konsistent sind. Sie ändern sich nicht, unabhängig von den Besonderheiten eines Unternehmens.
Um die goldenen Regeln der Buchhaltung zu verstehen, müssen Sie zunächst das System der doppelten Buchführung verstehen. Jede Finanztransaktion wird in diesem System notwendigerweise mindestens zwei Konten aus dem Kontenplan betreffen. Wenn zum Beispiel ein Kunde für eine große Anzahl von T-Shirts bezahlt hat, die 1.000 US-Dollar kosten, würden Sie die Einkommenskategorie um 1.000 US-Dollar belasten. Der bisher ausstehende Betrag für die Hemden wäre jedoch auch unter den Forderungen ausgewiesen worden. Ein Buchhalter müsste dieser Kategorie daher 1.000 Dollar gutschreiben.
Die erste goldene Regel der Buchhaltung folgt diesem Prinzip und besagt, dass Sie den Empfänger immer belasten und den Geber bei jeder Transaktion gutschreiben.Dies gilt für persönliche Konten, die als Konten definiert werden können, die sich auf eine Einzelperson, ein Unternehmen oder eine Institution beziehen. Wenn Sie diesem Prinzip konsequent folgen, sollten Sie für jede Finanztransaktion immer zwei Einträge vornehmen.
Die zweite goldene Regel der Buchhaltung besagt, dass Sie das, was kommt, belasten und das, was ausgeht, gutschreiben. Dies entspricht im Wesentlichen der Regel Nr. 1, wird jedoch nicht für persönliche Konten verwendet. Diese Regel gilt vielmehr für echte Konten, die mit einem Sollsaldo beginnen. Bei den tatsächlichen Konten handelt es sich um Bilanzkonten, darunter Aktiva wie Barmittel, Forderungen und Gebäude, Verbindlichkeiten und Verbindlichkeiten, wie Verbindlichkeiten und Gehaltszahlungen, und Kapitalbeteiligungen der Anteilseigner wie Stammaktien und einbehaltene Gewinne. In dem vorherigen Beispiel würde der Buchhalter also die eingegangenen Geldmittel belasten. Wenn das Unternehmen dagegen Geld für den Einkauf von Vorräten ausgibt, würde diese Transaktion als Kredit für das Unternehmen dargestellt.
Die dritte goldene Rechnungslegungsregel gilt für Nominalkonten, beispielsweise für solche mit Kapital. Sie können alles umfassen, was mit Einnahmen und Ausgaben zusammenhängt, wie gezahlte Mietzahlungen, Skonti, Forderungsausfälle und Provisionen. Die dritte Regel besagt, dass Sie alle Ausgaben und Verluste belasten und alle Einnahmen und Gewinne gutschreiben müssen.
Grundlagen der Rechnungslegung
Wenn Sie mehr über Buchhaltung erfahren möchten oder wenn Sie ein grundlegendes Buchhaltungssystem für Ihr kleines Unternehmen einrichten möchten, müssen Sie sich mit einigen Grundkenntnissen vertraut machen. Traditionell wurde die Finanzaufzeichnung manuell durchgeführt. Das Buch, das zur Nachverfolgung von Finanztransaktionen verwendet wird, wird als Journal bezeichnet. Heutzutage empfiehlt es sich, Buchhaltungssoftware zu verwenden, aber auch in der elektronischen Buchhaltung kommt der Begriff "Journal" häufig vor. Darüber hinaus sind die Grundprinzipien gleich.
Eine Transaktion ist ein finanzielles Ereignis, das dokumentiert werden muss. Sie erfassen den Betrag der Transaktion zusammen mit dem Datum, an dem sie aufgetreten ist, einer Beschreibung und dem Konto, das sie belastet oder gutschreibt.
Manchmal verwendet ein Unternehmen mehrere Journale, um Transaktionen zu verfolgen, die sich auf verschiedene Konten beziehen. Zum Beispiel kann ein Einzahlungsjournal verwendet werden, um Ihre Liste der eingegangenen Gelder zu organisieren, während ein Bargeldauszahlungsjournal verwendet werden kann, um das auslaufende Geld zu erfassen. Ein Bargeldauszahlungsjournal ist das gleiche wie ein Scheckbuchregister.
Um sich auf eine potenzielle Prüfung vorzubereiten und saubere Bücher zu führen, sollten Sie für Geschäftsvorgänge immer ein separates Girokonto oder eine Kreditkarte verwenden. Durch das Mischen von Privat- und Firmenkonten wird die Archivierung nicht nur komplizierter, sondern kann auch während einer Prüfung rote Markierungen auslösen.
Die Rechnungslegung basiert auf einem Kontenplan für den Rahmen. Diese Liste der Einnahmen- und Ausgabenkategorien umfasst zum Beispiel Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, Eigenkapital, Einnahmen, Verkaufskosten (gilt nicht für ein Dienstleistungsunternehmen) und Betriebskosten. Andere Aufwands- und Ertragskonten werden bei Bedarf hinzugefügt.
Bei der Nachverfolgung von Finanztransaktionen sollte jede Transaktion nach ihrem Typ kategorisiert werden. Jahresabschlüsse enthalten in der Regel nur die Summe der einzelnen Kontotypen und nicht einzelne Transaktionen. Ein monatlicher, vierteljährlicher oder jährlicher Finanzbericht wie die Bilanz umfasst beispielsweise die Bilanzsumme, die Gesamtverbindlichkeiten und das daraus resultierende Eigenkapital.
Bei der Erstellung des Abschlusses wird der Zustand der Gesellschaft in der Bilanz dargestellt. Es ist wie eine Momentaufnahme des finanziellen Zustands eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt. Bei den Vermögenswerten handelt es sich entweder um materielle oder immaterielle Vermögenswerte des Unternehmens, wie z. B. Barmittel, Forderungen (vom Kunden gegenüber dem Kunden geschuldetes Geld), Investitionen, Gebäude, Grundstücke, Ausrüstungen oder andere Gegenstände. Auf der anderen Seite schuldet das Unternehmen anderen Verbindlichkeiten wie Darlehen, Kreditkartenrechnungen oder Hypotheken. Eigenkapital oder Kapital, die dritte Kategorie in der Bilanz spiegelt die Investitionen des Unternehmens in das Geschäft und etwaige Gewinne oder Verluste des Unternehmens seit dessen Beginn wider. Die drei Kategorien müssen ausbalanciert sein, sodass die Vermögenswerte dem Eigenkapital des Eigentümers zuzüglich der Verbindlichkeiten entsprechen müssen.
Andere Buchhaltungskategorien werden normalerweise nicht in die umfangreiche Berichterstattung einbezogen. Erträge, Herstellungskosten und Betriebsaufwendungen werden jedoch im Hauptbuch des Unternehmens erfasst, das sich aus dem Saldo jedes Kontos zusammensetzt, das von der Firma nachverfolgt wird. Einnahmen oder Einnahmen sind die Gelder, die der Betrieb aus dem Verkauf von Waren oder Dienstleistungen erzielt. Wenn das Unternehmen Waren produziert und keine Dienstleistungen verkauft, werden die Kosten des Produkts erfasst und als Kosten der verkauften Waren bezeichnet. Die betrieblichen Aufwendungen, die laufenden Kosten des Geschäftsbetriebs, werden ebenfalls erfasst und umfassen unter anderem Versorgungsunternehmen wie Wärme und Wasserkraft für das Büro, Internetdienste oder Miete.
Neben der Bilanz ist die Gewinn- und Verlustrechnung oder Gewinn- und Verlustrechnung (P & L) ein wesentlicher Abschluss, der die Einnahmen abzüglich der Aufwendungen und den daraus resultierenden Gewinn oder Verlust darstellt.
Es ist wichtig, einen ausgebildeten Buchhalter zu haben, unabhängig davon, in welcher Branche Sie tätig sind oder in welcher Branche. Von Compliance- und Regulierungsfragen bis hin zu täglichen und langfristigen Leitlinien analysiert der Buchhalter die kompliziertesten finanziellen Aspekte eines Unternehmens und gibt wichtige Ratschläge. Buchhalter können Ihnen sagen, was in Ihrem Unternehmen gut läuft, und Sie auf Änderungen aufmerksam machen, um ein maximales Wachstum sicherzustellen. Alle Unternehmen müssen der Buchhaltung Priorität einräumen, unabhängig davon, ob sie nur einen Mitarbeiter, einen Auftragnehmer oder ein gesamtes Team von Management- und Finanzbuchhaltern haben.
