Das Protokoll der Sitzungen protokolliert die während eines Meetings durchgeführten Aktionen. Das Format folgt Roberts Ordnungsregeln und wird für alles von Club- und Geschäftstreffen bis zu Regierungstreffen verwendet. Für die jährlichen HOA-Treffen (Homeowners 'Association) enthalten die Protokolle eine Aufzeichnung der Entscheidungen und Maßnahmen des HOA-Vorstands. Durch das Aufzeichnen von Notizen und Aufzeichnen der Sitzung kann der Sekretär des Verwaltungsrats das Protokoll nach der Sitzung genau aufzeichnen. Die Stellungnahme muss aus dem Protokoll genommen werden, um das Dokument kurz und sachlich zu halten.
Verwenden Sie die Meeting-Agenda, um eine Übersicht über die Meeting-Themen zu erstellen. Listen Sie die Themen auf und lassen Sie Platz für Ihre Notizen.
Machen Sie sich in der Besprechung Notizen zu Anwesenheit, Anträgen, Entscheidungen und Themen, die während der Besprechung diskutiert werden. Notieren Sie, wer was gesagt hat, damit Sie es richtig zuordnen können. Sie können einen Sprachrecorder verwenden, um zu vermeiden, dass etwas fehlt. Ihre Notizen sollten die Diskussion zusammenfassen. Notieren Sie sich die Uhrzeit und das Datum der Besprechung sowie die Endzeit der Besprechung.
Geben Sie die Minuten ein, indem Sie mit dem Namen des HOA und dem Namen der Besprechung beginnen. Liste wer besucht hat und wer abwesend war. Geben Sie die Vorstandsmitglieder nach Titel und Namen an. Notieren Sie die Uhrzeit und das Datum des Meetings.
Listen Sie die Themen in der Reihenfolge auf, in der sie besprochen wurden, und geben Sie die für jedes Thema getroffenen Anträge, Stimmen und Entscheidungen an. Listen Sie alle dargestellten Fakten auf und lassen Sie Meinungen und Vermutungen aus.
Fügen Sie alle in der Besprechung vorgelegten Berichte bei. Liste, dass sie im Protokoll präsentiert wurden.
Artikel, die Sie benötigen
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Notizbuch
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Bleistift
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Sprachaufzeichnung (optional)
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Computer
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Tagesordnung
