Obwohl die Wörter "Anhang" und "Gehäuse" in Geschäftsbriefen häufig austauschbar verwendet werden, repräsentieren sie unterschiedliche Methoden zum Einschließen von Elementen. Im strengsten Sinne wird eine Anlage als Teil des Briefes betrachtet, während eine Anlage als separates Dokument behandelt wird. Für einige Organisationen, wie beispielsweise die Regierung, wird die Verwendung für jede Organisation durch die gesendete Korrespondenz festgelegt, während für andere eine Verwendung zulässig ist.
Anlage hinzufügen
Ein Anhang ist ein Dokument, das Teil des Geschäftsbriefs ist. Es fügt die Informationen in dem Brief hinzu oder beschreibt sie weiter. Einige Beispiele umfassen eine Kalkulationstabelle, die eine visuelle Erläuterung der Finanzabrechnung oder Prognose bereitstellt, ein Diagramm, das eine grafische Ansicht der Geschäftsentwicklung oder ein Budget bietet. Fügen Sie beim Senden eines Anhangs das Wort „Anhang“ mit einem Semikolon und der Nummer des Anhangs links unten im Brief ein. Sie sollten auch im Hauptteil des Briefs erwähnen, dass ein Artikel angehängt ist (oder mehrere Artikel angehängt sind), die die Informationen im Brief verbessern oder weiter erläutern.
Einschließlich einer Anlage
Ein Beilage ist ein Dokument, das sich zusätzlich zum Geschäftsbrief befindet. Es kann als eigenständiges Dokument verwendet werden und erfordert nicht, dass der Geschäftsbrief erläutert, was das Dokument ist oder wie es zu interpretieren ist. Wenn Sie ein Beilage in einem Geschäftsbrief senden, setzen Sie die Buchstaben "Enc" mit einem Semikolon oder schreiben Sie das Wort "Enclosure" in den Brief unten auf der linken Seite. Dann geben Sie den Namen des Dokuments ein. Dies weist den Leser darauf hin, dass ein zweites Dokument in der Korrespondenz enthalten ist. Ein Beispiel für ein Dokument, das für ein Gehäuse geeignet ist, ist ein Lebenslauf, der einem Begleitschreiben beiliegt. Der Lebenslauf ist vom Brief getrennt und steht leicht alleine.
Anhänge in E-Mail
In einigen Situationen gibt es keine Methode, um zwischen einem Anschluss und einem Gehäuse zu unterscheiden. Eine dieser Situationen tritt auf, wenn Sie einen Geschäftsbrief per E-Mail senden. Da es keine Gehäuseoption gibt und E-Mail eine Form der elektronischen Übertragung ist, werden alle per E-Mail gesendeten Dokumente zu einem Anhang. Der Anhang wird der E-Mail als herunterladbares Element hinzugefügt, das mit dem Hauptteil der E-Mail gesendet wird.
Bundesregierung
In bestimmten Bundesbehörden gibt es möglicherweise Vorschriften für die Verwendung von Anhängen und Gehäusen. In ihrem Korrespondenzhandbuch beschreibt die US Geological Survey beispielsweise, wie mit einem Anhang und einem Gehäuse umgegangen wird, wenn Korrespondenz an sie gesendet wird. Gemäß ihrem Handbuch senden Sie einen Artikel als Anhang, wenn es sich bei der Korrespondenz um ein Memo handelt. Wenn es sich um einen Brief handelt, sollten Sie den Wortrahmen für zusätzliche Dokumente verwenden. Geben Sie in beiden Fällen zwei Zeilen unter dem Signaturblock "Enclosure" oder "Attachment" ein. Dadurch wird der Leser angewiesen, nach den Gehäusen oder Anhängen zu suchen. Wenn sie fehlen, bitten Sie um eine Zusendung, da sie mit dem Brief oder der Notiz verschickt werden sollen.
Wenn es mehr als einen Anhang oder ein Gehäuse gibt, geben Sie an, wie viele wie "2 Gehäuse" oder "3 Anlagen". Wenn eine der beiden Zeichen im Text nicht angegeben ist, verwenden Sie nach dem Wort einen Doppelpunkt, gefolgt vom Titel des Dokuments oder der Erklärung in der nächsten Zeile. Zum Beispiel: "Enclosure:" (nächste Zeile) rücken zwei Leerzeichen ein und fügen Sie "Resume of John Q. Adams" hinzu, ohne die Interpunktion zu beenden. Wenn mehrere Anlagen oder Anlagen vorhanden sind, die nicht im Text, Titel oder in einer separaten Zeile aufgeführt sind. Zum Beispiel: 2 Anhänge: (nächste Zeile) zwei Leerzeichen einrücken und Typ: "Resume of John Q. Adams" (nächste Zeile) zwei Leerzeichen einrücken und Typ: Liste der Auszeichnungen und Erfolge "ohne abschließende Interpunktion.
