Ein Geschäftsbrief kann Anhänge enthalten, die Informationen innerhalb des Schreibens wieder aufnehmen oder zusätzliche Details zum besseren Verständnis enthalten. Der Begriff Anhang wird oft mit dem Begriff Gehäuse ausgetauscht. Trotz ihrer Ähnlichkeiten sind sie nicht dasselbe. Wenn Sie die Unterschiede zwischen den beiden verstehen und wissen, wie sie in Ihren Geschäftsbriefen zitiert werden, wirkt das professioneller und bietet Ihnen sogar einen Wettbewerbsvorteil.
Tipps
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Wenn Sie einen Anhang oder ein Gehäuse in einem Geschäftsbrief zitieren, notieren Sie den Namen der angehängten Datei oder des Dokuments in Klammern.
Anhang vs. Gehäuse
Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie den Unterschied zwischen Anhängen und Gehäusen verstehen. Beide ermöglichen es Ihnen, mehr Informationen und zusätzliche Ressourcen bereitzustellen, sie repräsentieren jedoch unterschiedliche Dinge.
Wie der Name vermuten lässt, handelt es sich bei einem Anhang um ein Dokument oder eine Datei, die an einen Brief angehängt ist. Es wird als Teil des Briefes betrachtet, da es wichtige Punkte hervorhebt, mehr Informationen bietet oder Ihre Aussage unterstützt. Wenn Sie den Brief schreiben, beziehen Sie sich auf die beigefügten Dokumente. Sie können beispielsweise einen Vertrag beifügen und diesen zusammen mit den relevanten Informationen dazu in dem Brief erwähnen.
Bei den Gehäusen dagegen handelt es sich um separate Dokumente. Wenn Sie beispielsweise einen Geschäftsbrief an einen potenziellen neuen Partner senden, können Sie eine Broschüre, eine Marktstudie oder eine Vergleichstabelle beifügen. Es ist nicht notwendig, in diesem Brief auf dieses Dokument zu verweisen. Die Wahl liegt bei Ihnen.
Anhänge im Text
Verwenden Sie beim Zitieren von Informationen aus einem anderen Dokument im Text entweder in der Post oder in der E-Mail-Korrespondenz Klammern. Beachten Sie den angehängten Datei- oder Dokumentnamen in Klammern. Unter der Annahme, dass sich ein Brief auf eine telefonische Beschwerde bezieht, würde das Zitat den Namen des Beschwerdedokuments enthalten, beispielsweise: (Beigefügt: Customer Service Journal, 1/5/2017).
Zitate im Text fügen dem Inhalt des Briefes zusätzliche Informationen hinzu. Das Zitat kann sich auf Tabellenkalkulationsdaten, Transkripte oder andere Buchstaben beziehen. Verwenden Sie einfach zu lesende Dateinamen, die das Dokument beschreiben. Wenn das Dokument gedruckt wird, benennen Sie es auf dieselbe Weise. Es ist auch zulässig, Anhänge mit alphabetischen Buchstaben zuzuordnen, z. B. "Anhang A".
So verweisen Sie auf mehrere Anhänge
Erinnern Sie Ihren Leser nicht nur an die Anhänge im Text, sondern auch an die Anhänge am Ende des Briefes. Geben Sie unter dem Namen des Unterzeichners in der unteren linken Ecke "Attachments" ein. Es ist optional, den Namen aller Anhänge am Ende des Briefes aufzulisten, aber es ist eine gute Praxis, insbesondere wenn es viele davon gibt. Dadurch erhält der Empfänger eine bessere Vorstellung davon, was er erwartet und welche Dateien er am meisten benötigt.
Verwendung von Gehäusen
Im eigentlichen Text wird nicht oft auf Enclosures verwiesen, aber dies ist keine schwierige Regel. Wenn Anlagen in einem Geschäftsbrief oder Memo zitiert werden, verwenden Sie dieselbe Methode wie für Anhänge. Beispiele für ein Gehäuse umfassen einen Lebenslauf oder eine Anwendung. Diese Dateien werden am Ende des Buchstabens unter dem aufgedruckten Namen des Unterzeichners am linken unteren Rand referenziert.
Verwenden Sie "Enclosure" für ein Gehäuse und "Enclosures" für mehrere. Es ist auch zulässig, die Gesamtzahl der enthaltenen Elemente hinzuzufügen, wie z. B. Anlagen: 4. Wenn ein Dokument in dem Brief zitiert wird, aber nicht tatsächlich darin eingeschlossen ist, notieren Sie dies als "ohne Anlagen".
Empfohlenes Regierungsformat
Bei der Regierungskorrespondenz wird manchmal zwischen einem Geschäftsbrief und einem Memo unterschieden. Bei Briefen wird das Zitat als "Anlage" bezeichnet, während Memos normalerweise als "Anhänge" bezeichnet werden. Diese Dokumente werden im Text häufig anhand eines zugewiesenen alphabetischen Buchstabens wie "Anlage A" referenziert.
Listen Sie alle Anhänge oder Anlagen auf, auch wenn eine zweite Seite erforderlich ist, und geben Sie "Anhänge: Seite 2" an. Wenn ein Dokument, auf das verwiesen wird, nicht verfügbar ist, wird dies durch das Hinzufügen von "ohne Umrandung" angegeben. um die empfangende Partei darüber zu informieren, dass das Dokument nicht verfügbar und daher nicht beigefügt ist. Erkundigen Sie sich bei bestimmten staatlichen Stellen nach Vorlagenspezifikationen oder eindeutigen Formatrichtlinien.
