Das IRS-Formular 941 enthält die vierteljährliche Steuererklärung des Arbeitgebers. Alle Arbeitgeber müssen die Bundessteuer von den Arbeitnehmerentschädigungen einbehalten. Diese Steuern umfassen die Bundeseinkommenssteuer, die Sozialversicherungssteuer und die Medicare-Steuer. Diese Zahlungen des Arbeitgebers werden den Steuerverbindlichkeiten der Arbeitnehmer gutgeschrieben und ihnen (sowie dem IRS) auf der jährlichen W-2 gemeldet. Die Arbeitgeber müssen auch ihren Teil der Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern zahlen, die den Arbeitnehmern nicht vorenthalten werden. Das IRS-Formular 941 ist das Vehikel für die Meldung und Zahlung dieser Steuern an die Regierung.
Wer muss einreichen?
Arbeitgeber, die die gesetzlich vorgeschriebenen Steuern einbehalten, müssen das IRS-Formular 941 ausfüllen. Zu den vom Arbeitgeber in diesem Formular angegebenen Beträgen gehören: Alle Löhne, die Sie bezahlt haben; Bundeseinkommensteuer, die Sie im Namen der Arbeitnehmer einbehalten haben; sowohl Ihrer Mitarbeiter als auch Ihres Anteils der Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern; Anpassungen der Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern des laufenden Quartals für Bruchteile von Cent, Krankengeld, Trinkgeld und Gruppenlaufzeitversicherung; EIC-Zahlungen (Vorausbezogene Einkommenssteuergutschrift); und Gutschrift für COBRA-Prämienzahlungen.
Das IRS-Formular 941 sollte nicht verwendet werden, um die Quellensteuer oder die Quellensteuer für nichtbezahlte Zahlungen zu melden. Solche Zahlungen umfassen unter anderem Renten, Renten und Glücksspielgewinne. Diese Beträge werden stattdessen auf dem IRS-Formular 945 ausgewiesen, bei dem es sich um einen jährlichen und nicht vierteljährlichen Bericht an die Bundesregierung handelt.
Ausnahmen
Es gibt einige Ausnahmen. Arbeitgeber müssen für Saisonarbeiter kein IRS-Formular 941 einreichen. Beispielsweise haben Sie in Quartalen, in denen Sie keinen Lohn zahlen, keine Steuerschuld, so dass Sie keinen Antrag stellen müssen. Sie müssen sich jedoch bei der Regierung melden, wenn Sie ein oder mehrere Quartale jedes Mal, wenn Sie das Formular 941 einreichen, von der Steuer befreit sind. Dies wird in Zeile 19 gemeldet.
Arbeitgeber von Hausangestellten sind generell von der Einreichung von IRS-Formular 941 befreit. Informationen zu diesen Beschäftigten müssen jedoch auf Formular 1040, Anhang H, „Beschäftigungssteuern im Haushalt“ angegeben werden.
Schließlich berichten Arbeitgeber von landwirtschaftlichen Mitarbeitern nicht über IRS 941. Stattdessen müssen sie das Formblatt 943 "Jahresrendite für Arbeitgeber in der Landwirtschaft" einreichen.
Verkaufen, Übertragen oder Schließen Ihres Unternehmens
Wenn Sie Ihr Geschäft verkaufen oder übertragen, müssen sowohl Sie als auch der neue Eigentümer das IRS-Formular 941 für das Quartal einreichen, in dem der Verkauf oder die Übertragung stattgefunden hat. Sie sollten jedoch nur die Löhne und Steuern angeben, die Sie vor der Transaktion bezahlt haben. Ebenso sollte der neue Eigentümer nur seinen Anteil melden. Wenn Sie von einem Geschäftstyp zu einem anderen wechseln (z. B. von einer Einzelfirma zu einer Personengesellschaft oder Gesellschaft), wird dies als Übertragung betrachtet und sollte auf dieselbe Weise behandelt werden. Wenn Sie Ihr Geschäft zusammenführen, muss die Firma, die das Geschäft weiterführen wird, die Rendite für das Quartal, in dem die Fusion stattgefunden hat, einreichen, und das andere Unternehmen sollte stattdessen eine endgültige Rendite einreichen. Sie müssen eine endgültige Rendite einreichen, wenn Sie Ihr Unternehmen schließen oder aufhören, Lohn zu zahlen. Sie müssen dem IRS mitteilen, dass es sich um eine endgültige Rückgabe handelt, und Sie können dies in Zeile 18 des Formulars 941 tun. Darüber hinaus müssen Sie der Regierung den Namen der Person melden, die die Abrechnungsaufzeichnungen verwaltet, und den Ort, an dem sie sich befinden gelagert.
Wenn Sie IRS 941 einreichen müssen
Das IRS-Formular 941 ist ein vierteljährlicher Bericht, der besagt, dass es alle drei Monate eingereicht wird. Für alle Arbeitgeber gilt der vierteljährliche Zahlungsplan. Sie müssen Ihren ersten IRS 941 am Ende des ersten Quartals, in dem Sie Löhne gezahlt haben, einreichen. Wenn Sie beispielsweise im Februar Ihren ersten Lohn bezahlt haben, müssen Sie den IRS 941 für dieses Quartal einreichen.
Das Formular ist am letzten Tag des auf das Quartalsende folgenden Monats fällig. Das erste Quartal endet am 31. März, daher müssen Sie bis zum 30. April einreichen. Die verbleibenden Fälligkeiten sind der 31. Juli (zweites Quartal bis 30. Juni), 31. Oktober (drittes Quartal bis 30. September) und 31. Januar (viertes Quartal bis 31. Dezember)..
Wenn Sie die während des Quartals geschuldeten Steuern rechtzeitig zahlen, gewährt der IRS eine Fristverlängerung um 10 Tage bis zum Fälligkeitsdatum des Formblatts 941. Wie Ihr normales 1040-Formular für persönliche Steuern bestimmt das Postmarking-Datum die Rechtzeitigkeit der Einreichung.
Einzahlung Ihrer Steuern
Obwohl Formular 941 nur vierteljährlich auf den IRS zurückzuführen ist, müssen Sie die Steuern viel häufiger zahlen, und der Zahlungsplan hängt nicht von Ihrem Abrechnungsplan ab. Es gibt zwei Arten von Zahlungsplänen, und Ihr Zeitplan hängt von Ihrer gesamten Steuerschuld ab. Denken Sie daran, dass dies die Sozialversicherung, Medicare und die einbehaltene Bundessteuer beinhaltet. Ihre Haftung wird durch Ihre Berichterstattung auf dem Formular 941 für einen "Rückblick" von vier Quartalen bestimmt. Dieser Zeitraum erstreckt sich vom 1. Juli (von zwei Jahren davor) bis zum 30. Juni des Vorjahres.
Vor Beginn jedes Kalenderjahres müssen Sie Ihren Zahlungsplan festlegen. Wenn Sie während des Rückschätzungszeitraums Steuern in Höhe von 50.000 USD oder weniger bezahlt haben, sind Sie ein monatlicher Einzahler. Wenn Ihre Steuerschuld für diesen Zeitraum mehr als 50.000 USD betrug, sind Sie ein halbwöchentlicher Einzahler.
Wenn Ihre Gesamtsteuerschuld für das Quartal (nach entsprechenden Anpassungen) weniger als 2500 USD beträgt, müssen Sie den Betrag nicht vorab einzahlen. Sie müssen stattdessen eine rechtzeitige Zahlung leisten, wenn Sie Ihr IRS-Formular 941 einreichen. Wenn Ihre vierteljährliche Steuerschuld $ 2.500 übersteigt, müssen Sie gemäß Ihrem Zeitplan (monatlich oder halbwöchentlich) einzahlen. Einlagen können bei Finanzinstituten vorgenommen werden, die zur Annahme qualifiziert sind, oder über das EFTPS (Electronic Federal Tax Payment System).
Strafen und Zinsen
Strafen und Zinsen werden auf verspätete Steuerzahlungen sowie auf verspätet eingereichte Steuererklärungen erhoben. Um Strafen und Zinsen zu vermeiden, führen Sie folgende Schritte aus: Steuern Sie die Steuern am oder vor dem Fälligkeitsdatum ein und verwenden Sie bei Bedarf EFTPS. reichen Sie Ihr vollständig ausgefülltes und korrektes Formular 941 rechtzeitig ein; Melden Sie Ihre Steuerschuld genau. Vorlage eines gültigen Schecks für Steuerzahlungen; den Mitarbeitern genaue W-2-Formulare zur Verfügung stellen; Dateien Formulare W-3 und Kopien A des W-2 an die Sozialversicherungsverwaltung zeitnah und genau. Es ist eine kluge Idee, die IRS-Website regelmäßig auf aktualisierte Informationen zu überprüfen, da sich das Steuergesetz ständig ändert und das IRS-Formular 941 vierteljährlich eingereicht wird.
