Wenn ein Arbeitgeber nur einen Arbeitnehmer hat, ist er dennoch dafür verantwortlich, den Arbeitnehmer korrekt und pünktlich zu zahlen. Er muss auch die entsprechende Einkommensteuer einbehalten und sie rechtzeitig an die Regierung abführen. Der Arbeitgeber kann die Personalabrechnung für einen Mitarbeiter auf verschiedene Arten einrichten. Je nach seinem Komfortniveau bei der Abrechnung kann er die geeignete Methode wählen.
Richten Sie ein manuelles Abrechnungssystem ein. Ein manuelles Abrechnungssystem wird vollständig von Hand ausgeführt, einschließlich Lohn- und Steuerberechnungen, Protokollierung sowie Steuerberichterstattung und -einreichung. Der Fehlerraum ist bei einem manuellen System hoch, da es vollständig von Hand ausgeführt wird. Wenn es jedoch nur einen Mitarbeiter gibt, ist eine genaue Abrechnung möglich, sofern diese gründlich geprüft wird.
Erstellen Sie zur Einrichtung eines manuellen Abrechnungssystems eine jährliche Excel-Tabelle, in der die Arbeitszeit des Mitarbeiters protokolliert wird. Trennen Sie die Tabelle nach Wochen. Geben Sie die Arbeitsstunden pro Tag ein und erfassen Sie für jede Woche eine Gesamtzahl. Bezahlen Sie den Mitarbeiter während der Lohnabrechnung für die geleisteten Stunden gemäß seiner Abrechnungshäufigkeit (z. B. wöchentlich oder zweiwöchentlich) zu seinem vereinbarten Entgelt. Zur Berechnung seiner Bundessteuern verwenden Sie das Formular W-4 und die IRS-Quellensteuertabellen des laufenden Jahres (Rundschreiben E).
Sie können den Scheck auf einer Schreibmaschine ausdrucken. Verwenden Sie eine Funktion mit Löschfunktion, und fügen Sie unterhalb des eigentlichen Schecks einen Pay-Stub ein, der die Pay-Details angibt. Erfassen Sie die Gehaltszahlungen des Mitarbeiters für jede Zahlungsperiode in einem Abrechnungsjournal. Machen Sie Ihre Steuerzahlungen gemäß den Anforderungen des Bundes und der Länder. Geben Sie dem Mitarbeiter und der Regierung jährlich ein W-2 aus.
Verwenden Sie einen Abrechnungsservice. Wenn Sie lieber keine Abrechnungspflichten erledigen möchten, können Sie Ihre Abrechnung an einen Abrechnungsdienst auslagern. Viele Lohnabrechnungsdienste beschränken die Anzahl der von ihnen verarbeiteten Mitarbeiter nicht. Gegen eine geringe Gebühr übernehmen sie die gesamte Lohnabwicklung, einschließlich der Gehaltsabrechnung, W-2 und der entsprechenden Steuern.
Verwenden Sie Lohnabrechnungssoftware. Sie können die Abrechnung für einen Mitarbeiter mit einer Abrechnungssoftware einrichten, z. B. Quickbooks oder einer Abrechnungssoftware mit angehängter Abrechnungsfunktion. Mit der Abrechnungssoftware können Sie einfach die relevanten Informationen für den Mitarbeiter eingeben, z. B. Name, Sozialversicherungsnummer, Adresse, Gehaltssatz, Zahlungshäufigkeit und Steuerdaten. Das System berechnet die zu zahlenden Löhne und Steuern. Es wird auch den Gehaltsscheck generieren. Darüber hinaus speichert das System Abrechnungsregister und alle Informationen, die Sie zur Abgabe Ihrer Steuern benötigen. Dies ist eine bequeme Methode, wenn Sie die Personalabrechnung für den Mitarbeiter selbst einrichten und bearbeiten möchten.
