Bei Fehlzeiten handelt es sich in der Regel um die Zeitspanne, in der Mitarbeiter für die Arbeit nicht zur Verfügung standen, verglichen mit der Anzahl der Stunden, die während des Untersuchungszeitraums für die Arbeit verfügbar waren. Die Definition von "nicht verfügbar" ist jedoch sehr unterschiedlich, und einige Unternehmen schließen Urlaubs- und Langzeiturlaube ein, während andere nur ungeplante Kurzzeiturlaube zählen. Unabhängig von der Berechnungsmethode ist es unbestritten, dass Fehlzeiten einen direkten Einfluss auf die Produktivität haben, einfach weil Mitarbeiter nicht zur Erfüllung ihrer Aufgaben anwesend sind. Unternehmen haben auch theoretisiert, dass Fehlzeiten ein grundlegendes Problem innerhalb der Arbeitsgruppe darstellen.
Listen Sie die spezifischen Abwesenheiten auf, die Sie in die Berechnung einbeziehen. Entscheiden Sie, ob geplante Abwesenheiten (z. B. Urlaub) oder nur kurzfristige ungeplante Abwesenheiten überwacht werden sollen. Bestimmen Sie, ob Sie Langzeit- oder geschützte Blätter - wie solche, die unter das Familienurlaubsgesetz fallen - Langzeit-Invaliditätsurlaub, Schwangerschaftsurlaub oder Arbeitnehmerentschädigung in die Berechnung einbeziehen.
Erfassen Sie Daten zu Abwesenheiten aus einem vorgegebenen Zeitraum, beispielsweise einem Kalendermonat oder dem vorherigen Geschäftsjahr. In einigen Unternehmen sollten automatisch generierte Berichte über das Zeiterfassungssystem verfügbar sein. In kleineren Unternehmen - die nicht auf ein computerisiertes Abrechnungssystem zur Verarbeitung von Abwesenheiten angewiesen sind - müssen Sie die einzelnen Anwesenheitsdaten mit dem Vorgesetzten jedes Mitarbeiters überprüfen.
Berechnen Sie die durchschnittliche Anzahl der Mitarbeiter, die sich in dem betreffenden Zeitraum in den Büchern befinden. Wenn Sie beispielsweise die Abwesenheit für das vorangegangene Geschäftsjahr überprüfen, berechnen Sie, wie viele Mitarbeiter am Monatsersten jeden Monats in den Büchern standen. Addieren Sie diese Zahlen und teilen Sie sie durch zwölf - die Anzahl der Monate -, um die durchschnittliche Mitarbeiterzahl während des Jahres zu erhalten.
Multiplizieren Sie die durchschnittliche Anzahl der Beschäftigten (E) mit der Anzahl der verfügbaren Arbeitstage (W) oder Stunden, wenn Sie es vorziehen, die Fehlzeiten in stündlichen Schritten zu überwachen. Addieren Sie die Gesamtzahl der Tage - oder Stunden -, die während des vorgegebenen Zeitraums (A) aufgrund von Abwesenheiten verloren gegangen sind. Teilen Sie diese Summe durch die Anzahl der Angestellten multipliziert mit den verfügbaren Arbeitsstunden, um die Gesamtzahl der Abwesenheiten zu erhalten: A / (E x W).
Führen Sie die Fehlzeitenberechnung beispielsweise für verschiedene Abteilungen, Klassifizierungen von Mitarbeitern oder Regionalbüros durch. Follow-up, wenn die Abwesenheitsrate ein ungewöhnlich hohes Maß an Abwesenheit in einem bestimmten Gebiet anzeigt.
Führen Sie regelmäßig die Fehlzeitenberechnung durch und vergleichen Sie den Trend mit den Ergebnissen der Vergangenheit, um festzustellen, ob eine wesentliche Änderung eingetreten ist.
Tipps
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Stellen Sie den Managern und HR-Analysten die vollständige Definition jeder Art von Urlaub zur Verfügung. Dies kann Ihnen helfen, genaue Daten zu erhalten, da jeder weiß, was gezählt wird.
Warnung
Versuchen Sie nicht, Ihre Ergebnisse mit denen einer anderen Organisation oder eines Branchendurchschnitts zu vergleichen, es sei denn, Sie sind sich sicher, dass die Berechnungsmethode und die Art des Urlaubs identisch sind. Andernfalls vergleichen Sie zwei vollständig getrennte Metriken, und die Ergebnisse sind ohne Bedeutung.
Beachten Sie, dass ein einzelner Mitarbeiter die Ergebnisse deutlich verzerren kann, insbesondere in einer kleinen Arbeitsgruppe. Erkennen und prüfen Sie extreme Anomalien.
