Unternehmen sind darauf angewiesen, dass ihre Lohnbuchhalter den Abrechnungsprozess verwalten und koordinieren. Lohnbuchhalter erfassen die Ausgaben für die Gehaltsabrechnung der Unternehmen, die entstandenen Verbindlichkeiten und die Zahlung dieser Verbindlichkeiten. Lohnbuchhalter koordinieren auch die Berichterstattung über Gehaltsabrechnungen in den Abschlüssen mit dem Hauptbuchhalter.
Standard-Abrechnungseinträge
Unternehmen zahlen ihre Mitarbeiter nach einem vorgegebenen Zahlungsplan. Einige Unternehmen zahlen wöchentlich, einige zweiwöchentlich und einige monatlich. Wenn der Lohnbuchhalter die reguläre Lohnabrechnung erfasst, rechnet sie den Lohn, die Lohnabzüge und die Lohnsteuern des Arbeitgebers ab. Lohnabzüge beinhalten die FICA-Steuer für Sozialversicherung und Medicare, die Bundeseinkommensteuer und die Krankenversicherung. Der an Mitarbeiter zu zahlende Nettobetrag wird als Netto-Gehaltsabrechnung erfasst. Die Lohnsteuern des Arbeitgebers umfassen die FICA-Steuer, die FUTA-Steuer für die Bundesarbeitslosigkeit und die SUTA-Steuer für die Staatsarbeitslosigkeit. Wenn die Buchhalterin die Buchung vornimmt, erfasst sie eine Belastungsbuchung für den vollen Lohnbetrag. Sie verbucht dann eine Gutschrift für die FICA-Steuer, die föderale Einkommensteuer, die Krankenversicherung und alle anderen Abzüge vom Gehaltsscheck des Arbeitnehmers. Sie macht eine endgültige Gutschrift für die Netto-Gehaltsabrechnung. Der Buchhalter erfasst dann die Lohnsteuer des Arbeitgebers. Sie belastet den Lohnsteueraufwand und schreibt die FICA-Steuer, die FUTA-Steuer und die SUTA-Steuer an. FICA-Steuer, föderale Einkommenssteuer, Krankenversicherung, Nettolohn, FUTA-Steuer und SUTA-Steuer sind alle Verbindlichkeiten aus der Lohn- und Gehaltspflicht.
Zahlung von Gehaltsabrechnungen
Wenn der Buchhalter den Restbetrag in jedem Abrechnungskonto bezahlt, erfasst er die Zahlung in den Buchungssätzen. Er belastet jedes Abrechnungskonto für den Saldo und schreibt den Gesamtbetrag in bar gut.
Rückstellungen für die Gehaltsabrechnung
Die Zahlungsperiode wechselt manchmal zwischen zwei Abrechnungsperioden, z. B. dem Monatsende. Am Ende der ersten Periode erfasst der Buchhalter den Personalaufwand und die Gehaltspflicht für den Teil der Personalabrechnung, der der ersten Periode zuzurechnen ist. Sie nimmt den Prozentsatz der für die erste Periode geltenden Zahlungsperiode und multipliziert diesen Betrag mit dem Gesamtbetrag der Abrechnung. Die Lohnabzüge und die Lohnsteuer des Arbeitgebers werden auf der Grundlage des Gesamtbetrags der Lohnsumme berechnet, der für die erste Periode gilt. Die Buchhalterin erstellt dieselben Journalbuchungen wie sie, um die Standardabrechnungsverbindlichkeiten mit diesen Beträgen zu erfassen. Wenn die nächste Periode beginnt, storniert der Buchhalter die Abgrenzungsbuchung für die Gehaltsabrechnung. Dies ermöglicht es ihr, die Gehaltsabrechnungsbuchungen normal fortzusetzen.
Finanzberichterstattung über Gehaltsabrechnungen
Die Verbindlichkeiten aus der Gehaltsabrechnung geben die Beträge an, die das Unternehmen gegenüber verschiedenen staatlichen Stellen, Mitarbeitern und Krankenkassen schuldet. Unternehmen zahlen Gehaltsabrechnungen innerhalb kurzer Zeit, wodurch diese Konten als kurzfristige Verbindlichkeiten qualifiziert werden. Der Buchhalter weist die kurzfristigen Verbindlichkeiten zu Beginn des Abschnittes Verbindlichkeiten aus.
