Ausschusssitzungen spielen eine wichtige Rolle bei der Führung von gemeinnützigen und gewinnorientierten Unternehmen. Während einige Ausschüsse auf informeller Basis tätig sind und die Mitglieder sich zur Erfüllung bestimmter Aufgaben treffen, sind andere Ausschüsse formeller. Einige haben rechtliche Verantwortlichkeiten für Finanzprüfungen, Auswahl von Führungskräften, Aktienangebote, Mitgliedschaftszulassungen und Sicherheitsaufsicht. Diese Ausschüsse übernehmen eher eine formelle Sitzungsstruktur mit Protokollen wie Roberts Order of Order oder ähnlichen Regeln.
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Agenda
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Protokoll
Mindestens eine Woche vor der Ausschusssitzung eine schriftliche Tagesordnung vorbereiten und senden. Jeder im Ausschuss braucht Zeit, um die Tagesordnung zu überprüfen und sich auf die Themen vorzubereiten, die in der Sitzung besprochen werden.
Rufen Sie das Meeting rechtzeitig an. Dies geschieht normalerweise vom Ausschussvorsitzenden. Die Sekretärin nimmt alle während des Protokolls anwesenden Personen zur Kenntnis. Die rechtzeitige Einberufung der Sitzung ermutigt die Menschen, pünktlich zu erscheinen, und zeigt Respekt für alle Ausschussmitglieder und ihre Zeit.
Verteilen Sie Kopien der Tagesordnung und aller Berichte, die während des Treffens vorgelegt werden. Wenn der Ausschuss ständig zusammentritt, verteilen Sie Kopien des Protokolls der vorherigen Sitzung. Lassen Sie den Ausschussmitgliedern Zeit, das Protokoll, die Tagesordnung und andere Berichte zu prüfen. Fragen Sie nach, ob Kommentare zu den Protokollen der vorherigen Besprechung vorliegen, und fragen Sie dann, ob ein Antrag vorliegt und ein zweiter, um das Protokoll zu akzeptieren.
Befolgen Sie die Reihenfolge der Tagesordnung, um jeden Punkt während des Treffens abzudecken. Erlauben Sie Anträge, die für den behandelten Tagesordnungspunkt relevant sind. Erkennen Sie jedes Mitglied, das zu einem Antrag sprechen möchte. Erlauben Sie einer Person, zu einer Zeit zu sprechen, und geben Sie jeder Person die Chance, gehört zu werden, wenn dies machbar ist. Aufruf zur Abstimmung über den Antrag, wenn die Diskussion abgeschlossen ist. In einigen Fällen werden die Mitglieder Änderungsanträge einreichen, und der Ausschussvorsitzende wird vor dem Antrag zur Abstimmung über die Änderungsanträge auffordern.
Beenden Sie die Besprechung, wenn die Tagesordnung abgeschlossen ist oder das geplante Ende der Besprechungszeit erreicht ist. Der Ausschussvorsitzende kann eine Sitzung ohne Antrag, Zweitsitzung oder Abstimmung vertagen. Die Sekretärin zeichnet alle unvollständigen Geschäfte auf, damit sie auf die Tagesordnung der nächsten Sitzung gesetzt werden können.
Tipps
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Die meisten formellen Ausschusssitzungen setzen voraus, dass ein Quorum der Mitglieder anwesend ist, damit die Sitzung gültig ist. Die Satzung der Organisation bestimmt, wie ein Quorum erreicht wird. Es ist in der Regel mindestens die Hälfte der Mitglieder.
