Geldkassen werden in Organisationen verwendet, um geringfügige Ausgaben wie kleine Büromaterialien, Porto, Parkgebühren für Besucher oder Taxikosten zu decken. Geldkasse wird am Arbeitsplatz oft als Bargeld gehalten. Aufgrund der Liquidität eines Portokontos gibt es für Portokasse andere Risiken als für andere Fonds innerhalb einer Organisation.
Persönliche Darlehen
Ein Mitarbeiter, der Zugang zum Kassenmittelfonds hat, kann es für akzeptabel halten, den Fonds als kurzfristige Ressource für persönliche Darlehen zu verwenden. Er nimmt Geld aus dem Fonds, um Rechnungen zu bezahlen oder andere persönliche Ausgaben zu decken, bis er bezahlt wird. Solche Transaktionen werden nicht erfasst und können zum vollständigen Diebstahl der kleinen Kassenmittel führen. Zumindest stehen die Mittel während der "Darlehen" -Periode des Mitarbeiters nicht für legitime Zwecke zur Verfügung.
Scheckeinlösung
Wenn ein Geldkasse auf einem Bankkonto untergebracht ist, kann ein Mitarbeiter, der Zugriff auf das Konto hat, versuchen, persönliche Schecks gegen das Konto einzulösen. Banken haben zwar Richtlinien, die die Einlösung von persönlichen Schecks verhindern, es besteht jedoch das Risiko, dass ein Mitarbeiter einen Scheck einlöst, der nicht über ausreichende Mittel verfügt. Wenn der schlechte Scheck zurückkommt, wird das Geld aus dem Kassenfonds gezogen, was zu Komplikationen führt, bis die Situation behoben ist.
Ausgabenprotokoll
Da ein Kassenfonds die üblichen Verfahren für die Berichterstattung von Ausgaben innerhalb einer Organisation umgeht, erhöht sich das Risiko der Veruntreuung von Kassenmitteln. Wenn Sie das Hauptbuch oder die Buchführung von Barauszahlungen mit dem Fonds führen, steigt das Risiko der Veruntreuung weiter. Die Aufzeichnung von Bargeldauszahlungen sollte nicht zusammen mit dem Bargeldgeld geführt werden und sollte nicht von Personen geführt werden, die Zugang zum Geldmittelfonds haben. Die Rekordausgaben eines anderen Unternehmens tragen dazu bei, den Missbrauch des Fonds zu verhindern.
Unautorisierter Zugriff
Bargeldkassen sind liquide Mittel, daher sollte der Zugang zu diesem Geld auf eine Person beschränkt sein, um zu vermeiden, dass mehrere Verwahrer sich gegenseitig für fehlende Mittel verantwortlich machen. Der einzelne Halter der Portokasse muss dafür verantwortlich gemacht werden, dass das Geld an einem sicheren Ort aufbewahrt wird. Die Schachtel, in der sich das Geld befindet, muss gesperrt sein - eine Kassierer-Schublade ist eine vernünftige Option -, um einen unbefugten Zugriff zu verhindern. Um den Geldkassenbestand weiter zu sichern, sollte die Box an einem sicheren Ort aufbewahrt werden, z. B. in einem verschlossenen Kleiderschrank, einer Schreibtischschublade oder einem Safe, zu dem nur die Verwahrstelle des Geldkassenfonds Zugang hat.
