Ihre Abschlüsse sind eine Momentaufnahme Ihres Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt. Sie sind nützlich, aber die Realität ist, dass Sie Ihr Geschäft normalerweise nicht aufhalten können, während Sie Ihre Aussagen vorbereiten. Ihr Inventar ändert sich ständig, während Sie an den Büchern arbeiten, Sie machen immer noch Verkäufe und erteilen Aufträge und Ihre Mitarbeiter müssen trotzdem bezahlt werden. Die Beträge, die Ihre Mitarbeiter nach dem letzten abgeschlossenen Gehaltszyklus des Jahres verdienen, werden als angesammelte Gehälter oder Löhne bezeichnet. Sie müssen diese addieren und Ihre Abschlüsse entsprechend anpassen.
Was sind aufgelaufene Gehälter?
Ihre Abschlüsse unterteilen das Geld, das Sie in Ihr Unternehmen ein- und aussteigen, in zwei Kategorien, Aktiva und Passiva. Wenn ein Konto Geld darstellt, das Ihrem Unternehmen geschuldet wird, ist dies ein Vermögenswert. Sie haben es vielleicht noch nicht in Ihrem Besitz, aber im Normalfall landet es schließlich auf Ihrem Bankkonto. Das Geld, das Ihr Unternehmen anderen schuldet, ist aus genau dem gleichen Grund eine Verbindlichkeit, selbst wenn es derzeit in Ihren Konten geführt wird. Dies geschieht am Ende eines Berichtszeitraums, wenn Sie Ihren Mitarbeitern Geld für die Schichten schulden, für die sie gearbeitet haben, aber noch nicht bezahlt wurden. Es ist eine Verbindlichkeit, die Sie angehäuft haben oder kumuliert haben, genau wie die Leasingzahlungen für Ihre Ausrüstung oder Ihr Gebäude.
Warum Unternehmen die aufgelaufenen Gehälter verwenden
Wenn Sie $ 20 von einem Freund geliehen haben, ist es absolut in Ordnung, einige Wochen später eine Notiz in Ihr Scheckheft zu schreiben, wenn Sie einen Scheck schreiben, um ihn zurückzuzahlen. Die Dinge würden in einer Eile hässlich werden, wenn Sie versuchen würden, ein Geschäft auf diese Weise zu führen. Deshalb ist es ein Buchhaltungsprinzip, dass Sie alle Ausgaben - einschließlich Löhne - in der Periode erfassen müssen, in der sie anfallen. Die von Ihnen geschuldeten Löhne werden an zwei Stellen angezeigt, da die meisten Unternehmen die doppelte Buchführung verwenden. Sie müssen sie in Ihrer Bilanz als Verbindlichkeit und in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung als Aufwand verbuchen. Andernfalls sind Ihre Abschlüsse zum Ende des Berichtszeitraums nicht genau.
Abrechnung der Gehaltsabrechnung, Abrechnung der Abrechnung nicht
Am Ende Ihres Berichtszeitraums, egal ob monatlich, vierteljährlich oder am Ende Ihres Geschäftsjahres, werden Sie wahrscheinlich einen ausstehenden Lohn in den Büchern anzeigen. Das liegt daran, dass es selten vorkommt, dass sich ein Unternehmen am Ende eines Gehaltszyklus mit Mitarbeitern abfindet. Normalerweise wird es eine Woche oder länger zwischen Ihrem Stichtag für die Abrechnung und dem Zahltag geben. Wenn Ihr Jahresende in dieser Woche fällt, haben Sie einen bereits bearbeiteten Abrechnungsbetrag, der auf die Ausgabe wartet, und dies wird in Ihren Büchern angezeigt. Ihre abgegrenzten Gehaltskosten sind unterschiedlich. Die meisten Ihrer Mitarbeiter haben auch in den Tagen zwischen dem Ende des Gehaltszyklus und dem Ende Ihres Berichtszeitraums gearbeitet, und dies sind die Dollarbeträge, für die Sie Anpassungen vornehmen müssen.
Eingaben für aufgelaufene Gehälter vornehmen
Der erste Ort, an dem Sie einen Eintrag vornehmen müssen, befindet sich in Ihrer Bilanz, auf der Kreditseite des Ledgers. Sie haben hier ein Konto namens "Wages Payable" oder etwas in dieser Richtung. Meistens wird hier bereits ein Dollarbetrag zur Verfügung stehen, der die bereits abgewickelte Abrechnung aus der vorangegangenen Gehaltsperiode darstellt. Hier addieren Sie die abgegrenzten Gehälter, sobald Sie eine Summe berechnet haben. In Ihrer Erfolgsrechnung, auf der Sollseite Ihres Kontos, haben Sie ein ähnliches Konto mit dem Namen "Lohnkosten" oder etwas Ähnliches. Sie fügen hier den entsprechenden Betrag hinzu. In den meisten Fällen enthalten Ihre Bücher außerdem ein Journal, in dem jede Transaktion aufgezeichnet wird. Nachdem Sie die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung angepasst haben, müssen Sie diese ebenfalls im Journal protokollieren. Sie geben den Lohnaufwand als Abbuchung in Ihr Journal ein und den zu zahlenden Lohn als Gutschrift.
Berechnen von Beträgen für stündliche Mitarbeiter
Ihr Unternehmen hat möglicherweise stundenweise Angestellte, bezahlte Angestellte oder häufiger beides. Die Berechnung der ausstehenden Beträge, die Sie Ihren stündlichen Mitarbeitern schulden, ist relativ einfach. Wenn Sie formelle Stundenzettel in Papierform oder in elektronischer Form aufbewahren, können Sie diese herausfinden, um herauszufinden, welche Mitarbeiter welche Stunden gearbeitet haben. Berechnen Sie dann die Anzahl der von jedem Mitarbeiter geleisteten Stunden und multiplizieren Sie diese mit dem Stundensatz. Überprüfen Sie den Zeitplan für die letzten Tage, wenn Ihr Unternehmen so klein ist, dass Sie keine formellen Arbeitszeittabellen verwenden müssen. Zählen Sie alle geplanten Stunden zusammen, nehmen Sie die erforderlichen Kürzungen für Mitarbeiter vor, die früher abreisen, zu spät angekommen sind oder sich krank gemeldet haben, und multiplizieren Sie die tatsächlich geleisteten Stunden mit dem Stundensatz des Arbeitnehmers. Addieren Sie schließlich die Summen, um eine Summe der angesammelten Stundenlöhne zu erhalten.
Berechnen von Beträgen für Angestellte
Die Höhe des abgegrenzten Gehalts für Ihre angestellten Angestellten zu berechnen, ist etwas komplizierter, obwohl dies immer noch keine besondere Herausforderung darstellt. Die Gehälter werden üblicherweise als Jahres- oder Monatsbeträge ausgedrückt, daher müssen Sie diese auf einen Dollarbetrag pro Tag aufteilen. Für ein Jahresgehalt können Sie die Gesamtzahl der Arbeitstage eines Jahres aufschlüsseln und das Gehalt durch diese Anzahl teilen. Das Ergebnis ist der tägliche Gehaltsbetrag Ihres Mitarbeiters. Wenn das Gehalt monatlich ist, können Sie dieselbe Methode verwenden und die tatsächlichen Arbeitstage für den Monat zählen. Einige Unternehmen arbeiten jedoch zu einem 30-tägigen Monat zu Abrechnungszwecken. Wenn Sie also in diese Kategorie fallen, müssen Sie Tage bis zum Ende des Abrechnungsmonats und nicht bis zum Ende des Kalendermonats zählen. Wenn Sie dies erledigt haben und für jeden Mitarbeiter, der in den letzten Tagen des Berichtszeitraums gearbeitet hat, eine tägliche Zahl gefunden wurde, können Sie diese Summe zusammenfassen und eine Zahl für Ihr gesamtes angesammeltes Gehalt erhalten.
Berechnung von Überstunden, Provisionen und Boni
Ihre Arbeit ist nicht ganz erledigt, wenn Sie die Stundenlöhne und -gehälter berechnet haben. Oft haben Ihre Mitarbeiter zusätzliches Geld in Form von Überstunden, Provisionen oder Boni verdient, und diese müssen ebenfalls verbucht werden. Um Überstunden für Ihre stundenlangen Mitarbeiter zu berechnen, müssen Sie sich auf die Überstundengesetzgebung Ihres Staates oder, falls es auf Sie zutrifft, auf einen Tarifvertrag beziehen, der eine höhere Prämie für Überstunden vorsieht. Einige Mitarbeiter erhalten möglicherweise auch Bereitschaftsdienst, eine Lohnunterschiede für unpopuläre Schichten oder eine Gefahrentarife für gefährliche Aufgaben. Sie müssen diese Beträge für jeden betroffenen Mitarbeiter einzeln berechnen. Auf die gleiche Weise müssen Sie die Provisionen oder Boni berechnen, die Ihr stunden- und bezahltes Personal in den letzten Tagen Ihres Abrechnungszeitraums verdient hat. Sie addieren sich zu Ihrem gesamten angesammelten Gehalt.
Kranke Tage und Urlaubsgeld
Eine weitere Komplikation, mit der Sie fertig werden müssen, ist Krankheitstage, bezahlte persönliche Tage und Urlaubsgeld. Dies gilt insbesondere, wenn Sie das Kalenderjahr als Geschäftsjahr verwenden, sodass das Geschäftsjahr mit den Feiertagen übereinstimmt. Wenn Sie bezahlte persönliche Tage anbieten, entspricht dies normalerweise einem Tagesgehalt für angestellte Arbeitnehmer oder einer normalen Schicht - normalerweise acht Stunden - für einen stundenweisen Mitarbeiter. Kranke Tage arbeiten auf die gleiche Weise und werden in den Ferien oftmals an einem persönlichen Tag oder weil Ihr Mitarbeiter krank ist. Die Gesetzgebung für Urlaubsgelder variiert je nach Standort Ihres Unternehmens. In den meisten Fällen läuft es jedoch für Mitarbeiter, die nicht im Urlaub arbeiten, auf einen Tageslohn und für diejenigen, die nicht im Urlaub arbeiten, einen Tageslohn aus.
Berücksichtigung von Steuern und Leistungen
Nachdem Sie all diese Summen ermittelt haben, erhalten Sie eine Summe für Ihre tatsächlich angefallenen Gehaltsabrechnungen. Ihre Arbeit wird jedoch immer noch nicht ganz erledigt, da jeder Dollar dieses Betrags einen geringeren Prozentsatz darstellt, den Sie in Form von Lohnsteuern auf Bundes- und Bundesebene zahlen. Wenn Ihr Unternehmen seinen Mitarbeitern oder einigen Mitarbeiterklassen Leistungen anbietet, gelten diese Leistungen auch als steuerpflichtiges Einkommen. Sie müssen den pro-Dollar-Wert dieser Leistungen pro Tag ermitteln und bei allen berechtigten Angestellten anwenden, um die endgültige Summe Ihrer aufgelaufenen Löhne einschließlich dieser Leistungen zu berechnen. Sobald diese vorhanden sind, können Sie die Höhe der Lohnsteuer berechnen, die Sie schulden. Streng genommen ist dies nicht Teil der Anpassung für aufgelaufene Löhne, aber Sie müssen Ihre Steuerkonten auf dieselbe Weise anpassen, da dies alles zur gleichen Aufgabe gehört.
Berücksichtigung von Personalabrechnungskosten
Wenn Sie eine Fremdfirma verwenden, um Ihre Lohnabrechnung für Sie abzuwickeln, müssen Sie einen abschließenden Betrag abrechnen. Dies ist der Betrag, den Sie für Ihre Abrechnungsabwicklung bezahlen. Dieser hängt von dem von Ihnen verwendeten Anbieter und dem von Ihnen gewählten Serviceplan ab. Normalerweise werden Ihre Honorare pro Mitarbeiter und Monat berechnet. Die Berechnung des Betrags pro Tag entspricht in etwa der Berechnung des Betrags pro Tag für ein monatliches Gehalt. Multiplizieren Sie den Betrag pro Mitarbeiter mit der Anzahl der Angestellten, dividieren Sie diesen Betrag durch die Anzahl der Tage im Monat und multiplizieren Sie dann den Dollarbetrag pro Tag mit der Anzahl der am Monatsende verbleibenden Tage. Wenn Ihr Unternehmen klein ist, können Sie diesen Betrag direkt in den Gesamtbetrag der aufgelaufenen Löhne einbeziehen. In größeren Unternehmen haben Sie wahrscheinlich ein separates Konto für die Gehaltsabrechnung, aber wie bei Ihren Lohnsteuern ist es sinnvoll, diesen Betrag zu berechnen und abzurechnen, während Sie bereits aufgelaufene Löhne erledigen.
So passen Sie Einträge für aufgelaufene Gehälter an
Nachdem Sie alle Dollarbeträge ausgearbeitet haben, können Sie endlich wieder in die Bücher eintauchen und die erforderlichen Anpassungen vornehmen. Gehen Sie zunächst auf das Konto "Wages Payable" auf der Guthaben-Seite Ihrer Bilanz oder auf das, was in Ihren Büchern genannt wird. Dort haben Sie bereits einen Eintrag für die vorherige Zahlungsperiode, die bereits verarbeitet und abgerechnet wird. Jetzt platzieren Sie dort einen neuen Eintrag mit der Beschreibung "Eintrag anpassen" und fügen den von Ihnen berechneten Lohn für die letzten Tage des Zeitraums hinzu. Wenn Sie die Bücher selbst aufbewahren, können Sie informativer sein und es als "Anpassung des Einstiegs für aufgelaufene Löhne" oder ähnliches bezeichnen, damit Sie sich besser an das erinnern, was Sie getan haben. Wechseln Sie nun zu Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung und geben Sie auf der Sollseite Ihres Ledgers eine Korrekturbuchung ein. Zum Schluss protokollieren Sie beide Anpassungen in Ihrem Journal. Wenn Sie ein computergestütztes Buchhaltungsprogramm oder ein "One-Write" -Handelsystem verwenden, werden die korrekten Beträge möglicherweise in das Journal übertragen, ohne dass Sie dies tun müssen.
Stürze des Vergessens, die Einträge für aufgelaufene Gehälter anzupassen
Wenn Sie Ihre eigenen Bücher führen oder einen Buchhalter verwenden, der nicht formell ausgebildet ist, können Sie diese Anpassungen übersehen, wenn Sie Stress und Hektik bei der Erstellung Ihrer Jahres-, Quartals- oder Monatsberichte haben. Dies gilt insbesondere, wenn Ihr Geschäftsjahr mit dem Kalenderjahr zusammenfällt. Sie kümmern sich darum, während Sie versuchen, Ihre persönlichen Verpflichtungen über die Feiertage einzuhalten. Es ist völlig verständlich, wenn Sie die Einstellungen verpasst haben, aber das bedeutet nicht, dass Sie nicht dafür verantwortlich sind, Ihre Bücher ordnungsgemäß zu führen.
Das Behalten von Slipod oder ungenauen Büchern kann eine Reihe von Auswirkungen haben. Kreditgeber oder potenzielle Anleger können zu Recht vorsichtig sein, wenn sie Ungenauigkeiten in Ihren Finanzen feststellen. Es bedeutet auch, dass Sie nicht mit genauen Informationen arbeiten, was die Managementplanung schwieriger macht. Wenn Sie sich in einem Markt befinden, in dem die Rekrutierung von Mitarbeitern bereits eine Herausforderung darstellt, wird der Ruf der verdorbenen Gehaltsliste Ihrer Sache nicht helfen. Wenn Sie Ihre Lohnsteuern nicht richtig berechnen, kann dies zu Bußgeldern und unerwünschter Aufmerksamkeit seitens der staatlichen Steuerbehörden oder der IRS führen. Um die Anpassungen vorzunehmen, müssen Sie etwas arbeiten - oder die Ihres Buchhalters -, aber es lohnt sich, es richtig zu machen.
