Hotelbuchhaltungsverfahren helfen einer Firma in der Hotelbranche, genaue Abschlüsse zu erstellen, die den Vorschriften und Rechnungslegungsgrundsätzen entsprechen. Diese Regelungen umfassen internationale Rechnungslegungsstandards (IFRS) und die allgemein anerkannten US-amerikanischen Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP). Sie beziehen sich auch auf die Regeln der Securities and Exchange Commission (SEC) und der Public Company Accounting Oversight Board (PCAOB).
Erlös- und Kostenerfassung
Die SEC- und PCAOB-Vorschriften schreiben vor, dass ein Hospitality-Unternehmen angemessene und funktionale Kontrollen der Erfassungs- und Erfassungs- (Aufzeichnungs-) Systeme einführt. Einnahmen sind Einnahmen, die ein Hotel durch die Bereitstellung von Dienstleistungen oder die Vermietung von Räumen erzielt. Ein Beispiel für Umsatzposten sind die Reservierungsgebühren für Gäste und die Zimmergebühren. Eine Buchhalterin schreibt einem Einnahmenkonto ein Guthaben zu, um dessen Betrag zu erhöhen, und belastet es, um den Kontostand zu reduzieren. Ein Aufwand ist ein Preis oder Verlust, den ein Hotel durch die Bereitstellung von Dienstleistungen oder die Vermietung von Zimmern verursacht. Die Aufwendungen können sich auf Gehälter, Kosten für Speisen und Getränke sowie Versorgungsunternehmen beziehen. Ein Hotelbuchhalter belastet ein Spesenkonto, um seinen Betrag zu erhöhen, und er schreibt es zur Reduzierung des Kontostands gut. Ein Hospitality-Unternehmen weist die Einnahmen und Ausgaben in der Gewinn- und Verlustrechnung aus.
Vermögens- und Haftungserfassung
Ein Hotelmanager muss angemessene Richtlinien für die Erfassung von Aktiva und Passiva aufstellen, da Aktiva und Passiva die finanzielle Solidität des Unternehmens anzeigen. Diese Positionen spiegeln das Working Capital eines Unternehmens oder die kurzfristige Verfügbarkeit von Bargeld wider (das Working Capital entspricht den kurzfristigen Vermögenswerten abzüglich der kurzfristigen Verbindlichkeiten). Ein Vermögenswert ist eine Ressource, die ein Hotel besitzt, wie z. B. Barmittel und Vorräte (kurzfristige Vermögenswerte) oder Immobilien und Maschinen (langfristiges Vermögen). Eine Verbindlichkeit ist eine Schuld, die das Hotel bei Fälligkeit zurückzahlen muss, oder ein finanzielles Versprechen, das es rechtzeitig einlösen muss. Eine kurzfristige Verbindlichkeit ist eine Schuld, die ein Hospitality-Unternehmen innerhalb eines Jahres oder weniger zurückzahlen muss, während eine langfristige Schuld nach einem Jahr fällig ist. Ein Hotelbuchhalter belastet ein Guthabenkonto, um seinen Betrag zu erhöhen, und schreibt es zur Verringerung des Kontostands gut. Das Gegenteil trifft für ein Haftungskonto zu. Ein Hotel weist Aktiva und Passiva in seiner Bilanz aus.
Finanzberichterstattung
Rechnungslegungsvorschriften und -verfahren, wie beispielsweise US-GAAP und IFRS sowie die Vorschriften der SEC und PCAOB, schreiben vor, dass ein Hospitality-Unternehmen am Ende eines jeden Quartals oder Jahres "fair" und vollständige Abschlüsse vorlegt. In der Terminologie der Hotelbuchhaltung bedeutet "fair" genau oder objektiv. Ein vollständiger Satz von Finanzberichten umfasst eine Bilanz (auch als Bilanz bezeichnet), eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV oder Gewinn- und Verlustrechnung), eine Kapitalflussrechnung und eine Eigenkapitalrechnung (auch als Gewinn- und Verlustrechnung bezeichnet)).
